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如何策劃商業(yè)會(huì)議活動(dòng)
粗粗算下來，在最近的三年時(shí)間內(nèi)，我主持了一百多場(chǎng)商業(yè)會(huì)議論壇。其中不乏有幾個(gè)規(guī)格非常高的大型年會(huì)論壇。像《現(xiàn)代家電》雜志首屆中國家電終端管理年會(huì)、《銷售與市撤雜志第三屆經(jīng)銷商大會(huì)、《新營(yíng)銷》雜志XX中國營(yíng)銷領(lǐng)袖年會(huì)、紐曼·品牌中國第三屆高峰論壇、《新財(cái)經(jīng)》雜志中國漂亮50之上市公司市值管理論壇、服裝時(shí)報(bào)社XX中國紡織服裝企業(yè)領(lǐng)袖年會(huì)等等。也有許多企業(yè)帶有明顯商業(yè)目的的大型活動(dòng)：像溫州日泰皮鞋“泰山宣言”暨形象代言人任達(dá)華見面會(huì)、深圳學(xué)之友學(xué)習(xí)機(jī)“華山亮劍”暨招商峰會(huì)等等。都是我親手參與議程策劃并全程主持的商業(yè)會(huì)議。久而久之，便積累了不少策劃專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)方面的心得。但我在前些時(shí)間寫如何主持會(huì)議活動(dòng)的文章比較多，而關(guān)于如何策劃會(huì)議活動(dòng)的卻比較少。
當(dāng)我主持和策劃了這么多高規(guī)格的商業(yè)會(huì)議之后，我有一個(gè)最大的感慨，也是最近以來經(jīng)常有企業(yè)的朋友問到我的一個(gè)比較棘手的問題，那就是商業(yè)會(huì)議活動(dòng)究竟該如何策劃？今天我就在這里和大家做一個(gè)詳細(xì)的分享。而這次的分享是基于在XX年7月下旬我給北京神州數(shù)碼集團(tuán)總部新招聘的一批市場(chǎng)人員講授《專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)的策劃技巧》的時(shí)候所列出來的。
XX年的7月下旬，我應(yīng)邀來到北京上地神州數(shù)碼總部給他們新招聘的一批市場(chǎng)人員講授《專業(yè)商業(yè)會(huì)議活動(dòng)的策劃技巧》。剛好借此機(jī)會(huì)，也迫使我不得不認(rèn)真總結(jié)了專業(yè)的商業(yè)會(huì)議究竟該如何策劃。所以便有了今天的這篇文章，我將著重從5個(gè)方面進(jìn)行闡述，在此與大家共饗。
1、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的核心關(guān)鍵詞——就是主辦方的“真正用意”！
常言道：無利不起早。做任何事情都是有“用意”的。籌辦一場(chǎng)商業(yè)性的會(huì)議活動(dòng)自然更是如此。如果不能首先吃透用意，其他再忙活都是扯淡！
那么，商業(yè)會(huì)議的用意究竟有哪些呢？我個(gè)人認(rèn)為不外乎有這么幾點(diǎn)。
第一，是推廣本品牌。
第二，推廣本公司的最新產(chǎn)品。
第三，增進(jìn)客戶關(guān)系。
第四，創(chuàng)造紅火的人氣表現(xiàn)。以此來為本企業(yè)的后續(xù)工作帶來便捷。
在這樣的用意指導(dǎo)下任何一個(gè)主持人都需要事先跟企業(yè)和主辦機(jī)構(gòu)充分溝通，充分明確企業(yè)的真正意圖。千萬不能把一場(chǎng)招商會(huì)搞成了經(jīng)銷商的吃喝旅游會(huì)。把一場(chǎng)高峰論壇搞成了一場(chǎng)贊助商走馬燈一樣的嘉賓亮相會(huì)。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，有多少會(huì)議都是讓人感覺到空有一場(chǎng)熱鬧，卻缺乏真正的主題含義。
2、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的成功保障——就是順應(yīng)參會(huì)者的“認(rèn)知邏輯”！
順應(yīng)了參會(huì)的認(rèn)知邏輯就非常容易順利進(jìn)行，并且還能在關(guān)鍵時(shí)刻推向高潮；而打亂了參會(huì)者的認(rèn)知邏輯就會(huì)搞得莫名其妙，一塌糊涂。大多數(shù)參會(huì)者通常都沒有非常強(qiáng)的耐力去全程認(rèn)真聽完整場(chǎng)會(huì)議，同時(shí)，來參會(huì)的也不乏大量的投機(jī)之輩，甚至被民間戲稱為“會(huì)蟲”。這些人參會(huì)核心目的不外乎以下三點(diǎn)：
第一，就是假借虛心好學(xué)之名，伺機(jī)去和臺(tái)上演講的重量級(jí)嘉賓換名片、合影。
第二，就是渾水摸魚、混吃混喝混紅包，并且還等到會(huì)議結(jié)束之后拿禮品。
第三，帶有明顯的“寄生”意圖，趁參會(huì)茶歇休息之際去發(fā)放自己公司的宣傳資料。
因此，在這樣的會(huì)議舉辦的時(shí)候，對(duì)于演講者來講，就一定要簡(jiǎn)明扼要，而千萬不能拖拖拉拉。主辦機(jī)構(gòu)對(duì)演講者的演講風(fēng)格一定要事先充分篩選而不能眉毛胡子一把抓。對(duì)于會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)工作掌控一定要做到認(rèn)真有序，而千萬不能混亂。
反過來，對(duì)大多數(shù)真正想認(rèn)真學(xué)習(xí)的參會(huì)者而言，他們?nèi)ズ芟肼牭郊钨e真正有價(jià)值的東西。而在這一方面與會(huì)蟲的需求恰恰相反。因此，主辦機(jī)構(gòu)如何權(quán)衡真正參會(huì)者的認(rèn)知習(xí)慣和會(huì)蟲搗亂帶來的負(fù)面效果，就必須對(duì)演講的流程做好系統(tǒng)的編排。必要的時(shí)候一定要出奇制勝，而不能落于俗套。以免被會(huì)蟲徹底看透，搞得感覺不過如此。
3、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的緊湊程度——就是議程內(nèi)容的板塊設(shè)計(jì)。
通常情況下一場(chǎng)商業(yè)會(huì)議無論是長(zhǎng)是短，都需要有一個(gè)清晰的板塊設(shè)計(jì)編排，并且不同板塊之間要有很明顯的相對(duì)獨(dú)立性。既能夠“單獨(dú)成段”，又能夠“統(tǒng)一成片”。因此，在議程設(shè)計(jì)的時(shí)候一定要注意究竟是“因人定題”還是“因題定人”的問題。如果“因題定人”就容易保留一條清晰的主線，所有嘉賓都為了演講的主題服務(wù)，同時(shí)大多數(shù)嘉賓更多的是這條線索上耀眼的珍珠。無論嘉賓怎么樣講，甚至即便是有個(gè)別嘉賓講得跑了題，也仍然不影響整個(gè)會(huì)議主線的連貫性和系統(tǒng)性。我在XX年4月全程編排和主持《現(xiàn)代家電》雜志首屆中國家電終端管理年會(huì)的時(shí)候，曾經(jīng)創(chuàng)下了兩天17小時(shí)真實(shí)有效議程而不混亂的商業(yè)會(huì)議歷史記錄。這與當(dāng)時(shí)我們?cè)诰幣抛h程的時(shí)候特別注重議程板塊的相對(duì)獨(dú)立性是分不開的。
相反，如果是“因人定題”，刻意地去遷就某個(gè)別重要人物，要么“久等不來”，要么“超時(shí)不�！保瑒t極可能出現(xiàn)的就是明星走秀。我們知道，凡是能來參會(huì)做主題演講的嘉賓，基本上每一個(gè)拿出來都是條漢子，個(gè)頂個(gè)的都很牛，都是著名人物。但是拼湊在一起就會(huì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)人都只有五分鐘或十分鐘，這對(duì)這些“演講大師”們來講實(shí)在是太短了。再加上大多數(shù)嘉賓在演講的時(shí)候都或多或少有跑題的習(xí)慣，并且越是知名的重量級(jí)嘉賓在剛開場(chǎng)演講的時(shí)候還越是有自賣自夸的習(xí)慣。于是，你給他的那一點(diǎn)非常有限的可憐的時(shí)間，往往是等他剛剛開了場(chǎng)就馬上告訴他時(shí)間到了。這樣搞得嘉賓也很不愉快，而下面的觀眾也看著上面的嘉賓成了走馬燈，匆匆而上，又匆匆而下，除了自吹一通之外好像沒講什么真正有意義的東西。
于是就更加步入了一個(gè)惡性循環(huán)——嘉賓出場(chǎng)頻率很高，而觀眾也不再認(rèn)真聽他們究竟在講什么，而是像呆在起跑線上等候發(fā)令槍一樣，一旦等到嘉賓講完，馬上沖上去交換名片或合影。這些都是不可取的追星心態(tài)。這樣的議程下來，雖然嘉賓人員隊(duì)伍非常壯觀，但是卻沒有談出多少真正有意義的東西。尤其是對(duì)那些靠“堆砌”知名嘉賓來售票的商業(yè)論壇，大多數(shù)老實(shí)購票的善良的真觀眾回過頭來就會(huì)大罵主辦機(jī)構(gòu)又在糊弄人。主辦機(jī)構(gòu)也會(huì)非常委屈的感覺到好不容易拉來了這些大牌嘉賓也仍然沒有把會(huì)議做好。由此可見，板塊設(shè)計(jì)中話題主線與嘉賓出場(chǎng)的協(xié)調(diào)性至為關(guān)鍵。
4、商業(yè)會(huì)務(wù)策劃的出彩效果——就是“意料之外，情理之中”！
出奇制勝的策劃設(shè)計(jì)，往往能夠制造出出其不意的傳播效果；而意味深長(zhǎng)的傳播意圖往往又非常含蓄的傳播了主辦機(jī)構(gòu)的用意。
比如，連我自己也沒有想到我能在XX年7月全程策劃主持溫州日泰皮鞋任達(dá)華見面會(huì)的時(shí)候把鞋子脫了和他一起合影。而這一點(diǎn)恰恰把現(xiàn)場(chǎng)的觀眾充分的號(hào)召了起來，集體融入了一種對(duì)日泰品牌的高度忠誠上來。同樣道理，我自己預(yù)先也沒有想到在XX年7月全程主持學(xué)之友學(xué)習(xí)機(jī)招商會(huì)的時(shí)候，居然會(huì)把賓館服務(wù)員與經(jīng)銷商一起來跳舞。并且每個(gè)人手里又拿的是學(xué)之友的產(chǎn)品，這樣無形之中展示出了廠商一條心共同為企業(yè)品牌做推廣的繁榮景象。
所以，雖然說是意料之外、情理之中，其實(shí)反過來想，當(dāng)你在情理之中的時(shí)候，好好琢磨如何去創(chuàng)造意料之外的效果才能真正的策劃藝術(shù)。
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