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文書(shū)檔案的科學(xué)化管理探討
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摘要：文書(shū)檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，隨著文書(shū)檔案管理模式的更新變化，意味著文書(shū)檔案的科學(xué)化管理已具備了充足的基礎(chǔ)條件，如何利用更新的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理自然而然地成為重點(diǎn)�；诖�，提出文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理等建議，以提高文書(shū)檔案的科學(xué)化管理，并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求，具有較有價(jià)值的參考意義。
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;科學(xué)化管理;文檔一體化
引言
檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息，尤其文書(shū)檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問(wèn)題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書(shū)檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書(shū)檔案管理水平，保證文書(shū)檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這是文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案處理等建議，以提高文書(shū)檔案的科學(xué)化管理，并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價(jià)值的參考意義。
1 科學(xué)化管理的措施
1.1 文檔一體化
長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)處理和檔案管理屬于不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門(mén)執(zhí)行，文書(shū)處理和檔案管理的分離由于被人操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者出現(xiàn)文書(shū)檔案管理程序過(guò)于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個(gè)別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書(shū)檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過(guò)去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書(shū)檔案兩者歸入為文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)生命過(guò)程，從而使文書(shū)檔案得到科學(xué)處理和有效控制。
另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書(shū)處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書(shū)檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實(shí)施將對(duì)文書(shū)檔案的科學(xué)化管理帶來(lái)嶄新的發(fā)展空間，將使得文書(shū)檔案管理進(jìn)行一個(gè)更加科學(xué)，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實(shí)施必須依賴(lài)于規(guī)范化的公文處理，即從文書(shū)處理工作開(kāi)始實(shí)行規(guī)范化。通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案實(shí)行超前控制，這樣一來(lái)使得文書(shū)檔案在經(jīng)過(guò)規(guī)范化的前處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而充分發(fā)揮文書(shū)檔案的真正效果。
1.2 基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理
隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無(wú)紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書(shū)檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式;文書(shū)檔案的歸檔等操作過(guò)程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理�；谟�(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書(shū)檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書(shū)檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問(wèn)題，文件的修改只需通過(guò)鍵盤(pán)操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。再且，基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案處理，使紙質(zhì)的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書(shū)檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無(wú)法能及的。同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行計(jì)算機(jī)化處理也是解決文檔分離，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法。
1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來(lái)源于庫(kù)存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫(kù)存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過(guò)程是一個(gè)交叉操作過(guò)程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開(kāi)它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒(méi)有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無(wú)法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿(mǎn)足普通用戶(hù)查詢(xún)的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄.動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用.同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人.數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。
1.2.2 電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類(lèi)型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能;對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力;電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，用戶(hù)根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案?jìng)浞荨⒒謴?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。
2提出檔案管理工作的要求
2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)
文書(shū)檔案工作由于其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，決定了從事該項(xiàng)工作的人員缺乏活力，一般都是長(zhǎng)時(shí)間枯燥乏味地工作，正因?yàn)檫@樣，往往職員從事該項(xiàng)工作時(shí)間不長(zhǎng)，缺乏一種積極;另外，由于文書(shū)檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時(shí)由于麻痹較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯(cuò)誤性，影響文書(shū)檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書(shū)檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書(shū)檔案的準(zhǔn)確性。
2.2 擁有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平
鑒于文書(shū)檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，決定了文書(shū)檔案工作者必須具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開(kāi)發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。
2.3 做好文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作
文書(shū)檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書(shū)檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。
3 結(jié)語(yǔ)
新穎的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等自然而然地成為文書(shū)檔案科學(xué)化管理的重點(diǎn)。正是基于這點(diǎn)，本文提出了文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案處理等是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案科學(xué)化管理的有效措施，極大地提高了文書(shū)檔案管理的效率性和正確性，使文書(shū)檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，對(duì)文書(shū)檔案的管理工作具有較高的參考價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
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