淺談電子檔案管理
以下是小編整理的淺談電子檔案管理的論文，對(duì)正在寫(xiě)這一論文的寫(xiě)作者有一定的借鑒作用!
【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)逐漸顯現(xiàn)，能夠更加適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。
【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;優(yōu)越性;利用方法;管理制度
1.電子檔案的優(yōu)越性
在檔案存儲(chǔ)和歸檔工作上，電子檔案極大地提高了統(tǒng)計(jì)、分析、歸檔等的速度�，F(xiàn)今社會(huì)是信息的、網(wǎng)絡(luò)的快捷式生活節(jié)奏。信息獲取和處理的速度體現(xiàn)出了其自身在當(dāng)今社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)水平和生存能力。電子檔案是將文檔使用掃描形式錄入電腦，避免了人工抄錄錯(cuò)誤的幾率，即使是人工輸入，電子檔案的信息材料修改起來(lái)也非常方便，如果采用專(zhuān)業(yè)的高技術(shù)系統(tǒng)，還能自得識(shí)別相關(guān)錯(cuò)誤信息，可使其得到及時(shí)修正。檔案管理工作實(shí)行微機(jī)化工作方式后，就可以按“件”進(jìn)行方便快捷的整理歸檔。由于進(jìn)行隨機(jī)管檔，就可進(jìn)行隨時(shí)整理立卷。通過(guò)計(jì)算機(jī)編碼排序后，只要按照電腦呈現(xiàn)的秩序編排，就能清晰地現(xiàn)實(shí)文檔歸置位置，省去了人工費(fèi)時(shí)費(fèi)力的編排工作。同時(shí)，電子檔案的存儲(chǔ)更為穩(wěn)定，可采用光盤(pán)、U盤(pán)、硬盤(pán)、存儲(chǔ)卡等載體進(jìn)行存儲(chǔ)，其受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)和信息存儲(chǔ)量大大超過(guò)了其他介質(zhì)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
在檔案信息應(yīng)用上，使用電子檔案，利用信息化手段，可以很好地實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，實(shí)現(xiàn)充分的資源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同時(shí)，由于采用了信息、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)，使得電子檔案能根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類(lèi)、搜索、排序、過(guò)濾等操作，更加有利于檔案的管理和調(diào)度，極大發(fā)揮了占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)。電子檔案使檔案在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化的自動(dòng)化操作，加快了信息檢索速度，促進(jìn)了文檔信息的交流和共享。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的形式下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅為歸檔提供了方便有效的工作方式，并且對(duì)信息利用的快速途徑也起到了一定的促進(jìn)作用，廢除了立卷歸檔與檢索查找的繁瑣工作，改變了繁瑣低效率的工作強(qiáng)度，歸檔質(zhì)量和檢索速度也產(chǎn)生了本質(zhì)的變化。在傳統(tǒng)的工作形式下，各單位、各部門(mén)相互間都是靠紙來(lái)傳輸信息，以計(jì)算機(jī)為載體的電子檔案管理系統(tǒng)，可以將各種檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送出去，不論身在何地都能及時(shí)閱覽到相關(guān)信息。
在檔案管理模式上，電子檔案在以電子信息技術(shù)為支撐的數(shù)字化管理模式下，文檔的規(guī)范性和科學(xué)性進(jìn)一步提高。
傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔，可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。微機(jī)管理更有利于文檔的保密，將整卷檔案內(nèi)容改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸整卷檔案中其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
2.加強(qiáng)電子檔案管理制度
電子檔案的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理的流程，在內(nèi)容、時(shí)間及順序等諸多方面發(fā)生了巨大的變化。由于電子檔案對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴(lài)性更強(qiáng)，且更易更改、流失等特點(diǎn)，常常會(huì)使人們對(duì)電子檔案的信息真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑，因?yàn)殡娮訖n案信息的載體與存放地點(diǎn)均可以不固定，復(fù)制后真?zhèn)坞y辨，存在難以認(rèn)定是否為“原件”的問(wèn)題。因此，只有通過(guò)規(guī)范的管理制度使電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)得到有效約束，并在每個(gè)環(huán)節(jié)上采用制度與技術(shù)相結(jié)合的方式，切實(shí)避免信息失真的隱患，這樣既可以保證電子檔案的規(guī)范管理，又能維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性與原始性，使人們對(duì)電子檔案產(chǎn)生信心。然而，傳統(tǒng)管理制度已無(wú)法適應(yīng)電子檔案文件的管理，必須結(jié)合電子檔案發(fā)展的具體情況，建立一套完善、健全和科學(xué)的電子檔案管理制度。
2.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善
在形成電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。
2.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度
要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性;檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性;電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔;電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要對(duì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過(guò)程中，應(yīng)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國(guó)已通過(guò)先后頒布實(shí)施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺(tái)，確保了電子檔案在歸檔過(guò)程中的科學(xué)性和規(guī)范性。
2.3建立嚴(yán)格的保管制度
電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān);其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境;再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。
2.4規(guī)范電子檔案的利用制度
在電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對(duì)提供利用過(guò)程的管理和對(duì)人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對(duì)上述兩個(gè)要素加以明確。在利用制度中對(duì)利用過(guò)程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理;二是對(duì)人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級(jí)別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對(duì)其授權(quán)的范圍。
3.結(jié)語(yǔ)
檔案工作要緊跟時(shí)代步伐，電子檔案是新生事物，也是社會(huì)潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時(shí)代的信息豐富、傳遞迅速的社會(huì)特點(diǎn)，我們要全力以赴采取多種措施管理好電子檔案，利用好電子檔案，使其更好的為我們工作、學(xué)習(xí)、生活服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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