企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化及其開發(fā)和利用論文

　　摘 要：知識經(jīng)濟興起，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行。同時現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)管理中也逐步順應當前產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟與科技迅猛發(fā)展的形勢需求，由傳統(tǒng)檔案實體管理走向了以信息為媒介的網(wǎng)絡信息化管理�？梢哉f企業(yè)檔案網(wǎng)絡信息化建設進程大力開展，一是順應時代經(jīng)濟與科技時勢背景下的建設發(fā)展需求，二是為了使得企業(yè)管理模式趨于完善化方向發(fā)展，即由傳統(tǒng)粗放形式逐步走向于集約化管理模式，是企業(yè)檔案管理走向與國際接軌必不可少的重要實施戰(zhàn)略。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；技術(shù)；網(wǎng)絡信息化；建設

　　檔案是企業(yè)、政府機關(guān)單位、事業(yè)單位等多個組織機構(gòu)的重要歷史記錄，其主要以圖表、數(shù)據(jù)、文獻等多種形式作為載體。而網(wǎng)絡信息化下的檔案主要是一種信息資源，即能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡共享，并以信息和多種載體形式一同呈現(xiàn)出來，即這種檔案信息包括與檔案載體有關(guān)的信息資源，能夠使檔案內(nèi)容更加真實完整及可靠。而隨著我國社會形態(tài)，經(jīng)濟與科技的迅猛發(fā)展，檔案管理模式逐步走向了信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化等的多種檔案管理形態(tài)，使得檔案資源能夠充分開發(fā)，便于企業(yè)等多種組織機構(gòu)辦公作業(yè)。

　　一、檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化的現(xiàn)實意義與重要價值體現(xiàn)

　　檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化必須要以信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)作為主要媒介，通過計算機、網(wǎng)絡硬件平臺等多種設備或渠道體現(xiàn)出來。簡單來說，它最為重要的現(xiàn)實意義與價值就是使得檔案管理由紙質(zhì)管理走向了信息化形態(tài)下的整合管理模式，使其實用性與可靠程度大有提高。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　（一）工作效率大幅度提升

　　檔案管理由紙質(zhì)管理時代過渡為微機網(wǎng)絡化形式后，能夠輕松的將過去以立卷形式為主的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r文件歸檔管理形式。這樣不僅使得以往的工作量大幅度降低，同時還能隨時查缺補漏，將遺漏之處或整合管理不足之處加以彌補，如可以隨時插入辦公所需的其他信息文件，從而能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理辦公所需，提高工作效率與質(zhì)量。同時，網(wǎng)絡信息化形態(tài)下的檢索功能的體現(xiàn)也能夠使得辦公作業(yè)更加方便與實用。

　�。ǘ�）檔案能夠?qū)崿F(xiàn)可靠與完整

　　網(wǎng)絡信息化下的檔案管理能夠利用現(xiàn)代辦公作業(yè)自動化所需的掃描儀與數(shù)碼影像等設備進行掃描，掃描后的圖片還能與原檔案進行對比，從而起到了完善檔案文件內(nèi)容這一目的，而不會向傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時那樣繁縟，即整理不好或工作疏漏時造成檔案文件腐爛與丟失等。

　�。ㄈ�）調(diào)用檔案文件更加實用與方便

　　以往在使用辦公所需的檔案文件時，要先查閱檔案記錄簿以找出檔案文件所在區(qū)間，從而才能調(diào)出檔案。而網(wǎng)絡信息化形態(tài)下的檔案調(diào)用，可以利用模糊搜索、結(jié)果查找、以及高級檢索等功能去篩選檔案信息。這樣不僅使得檔案使用更加實用與方便，還利于異地查閱相關(guān)檔案文件，即實現(xiàn)了檔案遠程管理與調(diào)用，能夠更為充分地體現(xiàn)檔案的使用價值。

　　（四）分級管理與權(quán)限設置能夠保障檔案保密程度

　　網(wǎng)絡信息化形態(tài)下的檔案查閱可以設置登陸查閱權(quán)限。這種權(quán)限設置，一是明確了使用者自身可查閱文獻資料的權(quán)限級別，二是能夠?qū)⑹褂谜叩牡顷懬闆r與調(diào)取文獻資源情況進行在案。也就是說，使用者通過查閱權(quán)限等級的設定，能夠保障文獻資源的保密性及完整性，在其使用文獻資源的基礎上，將使用情況及時反饋給檔案庫相關(guān)工作人員，以便利于掌握檔案工作的執(zhí)行情況。

　　二、檔案管理網(wǎng)絡信息化建設進程中存在的主要問題

　　網(wǎng)絡信息化形態(tài)下，檔案文件的相關(guān)數(shù)據(jù)與信息資源等能夠存儲于光盤、磁盤、優(yōu)盤等多種媒介中；即以數(shù)字化代碼形式載體依賴于存儲媒介、計算機軟件、網(wǎng)絡硬件平臺等，從而真正體現(xiàn)其重要價值。所以，檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化有著它實用方便的特性的同時，還存在著自然因素與人為因素影響著它的操作安全程度。另外，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)下的檔案信息資源或電子數(shù)據(jù)等，對操作設備與操作環(huán)境的依賴程度較高，所以在檔案網(wǎng)絡信息化管理形態(tài)下的檔案安全為之重要。相比檔案紙質(zhì)管理時，檔案管理網(wǎng)絡信息化的實現(xiàn)更加方便實用，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時可能會出現(xiàn)自然耗損與人為管理不當造成的檔案資料、重要文獻的損失與破壞。由此看來，檔案網(wǎng)絡信息化管理更加看重于信息資源的絕對安全。除此之外，檔案管理辦公人員的操作不當或相關(guān)計算機應用體系知識欠佳，也會造成重要文件資源的損壞，即安全性或者說是檔案可靠程度難以保證。

　　三、檔案管理網(wǎng)絡信息化的必要實行舉措

　�。ㄒ唬┨岣邫n案信息安全程度

　　檔案信息安全程度必須得以保證，以此才能實現(xiàn)檔案使用階段的充分價值，且使得網(wǎng)絡信息化建設進程的開發(fā)效率與質(zhì)量更進一步。所以，檔案管理工作必須要做好殺毒軟件的安裝以及防火墻的安全設置與維護。利用殺毒軟件和防火墻定期對電腦進行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對于數(shù)據(jù)載體的物理故障和設備的技術(shù)故障，就必須要管理人員在管理的過程中定期對數(shù)據(jù)載體和設備進行檢查，從而避免發(fā)生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，還應該加強檔案數(shù)據(jù)資源與重要文獻信息等的保密工作；在管理時應該制定管理制度，使檔案管理網(wǎng)絡信息化建設工作進程能夠有章可循；為了防止人為的破壞，可以采用進入系統(tǒng)時輸入密碼的方式對網(wǎng)絡進行管理，讓登陸系統(tǒng)的人都進行身份驗證，預防了一些蓄意破壞資料的人入侵系統(tǒng)。

　�。ǘ�）開發(fā)自身單位所需的檔案管理軟、硬件設施

　　要加快檔案信息化的建設，就要配置與檔案管理信息化相適應的軟、硬件調(diào)教，從而使企業(yè)檔案信息化建設加快發(fā)展。企業(yè)等組織機構(gòu)要開發(fā)適合本部門、本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理的主要軟、硬件設施包括計算機軟硬件基礎環(huán)境和各類輔助設施，如信息高速公路和寬帶網(wǎng)，各種通信子網(wǎng)，內(nèi)部局域網(wǎng)及與之配套的軟硬件設備如交換器、路由器、大容量儲存設備、高性能服務器，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。

　�。ㄈ�）打造一支技術(shù)團隊

　　任何行業(yè)都需要人才作為先進技術(shù)生產(chǎn)力，尤其是當前競爭異常激烈的知識經(jīng)濟時代。同樣，檔案管理由以往紙質(zhì)時代過渡為信息網(wǎng)絡化應用進程時代，檔案管理工作的技術(shù)含量也大幅度提升

　　。另外，當前網(wǎng)絡信息化檔案管理的人才也很金貴，人力資源稀缺程度較高。這是因為檔案信息化管理需要大量的信息處理、技術(shù)研發(fā)、計算機語言編程人員、數(shù)據(jù)維護人員等多種崗位工作人員，并且需求這幫人才的專業(yè)知識儲備程度夠強，能夠滿足現(xiàn)代化檔案工作所需。為此，企業(yè)應當打造一支專業(yè)技術(shù)與自身素質(zhì)水準較高的工作團隊。要求其能夠熟練操作計算機信息管理系統(tǒng)與做好檔案管理工作的基礎上，樹立起責任意識及保持好健康工作心態(tài)，以此才能滿足網(wǎng)絡信息化檔案管理工作所需的各項要求。

　　結(jié) 語：

　　總之，檔案信息管理的工作任務在現(xiàn)代企業(yè)管理角度看來十分艱巨，并且責任重大。這是因為當前信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行，企業(yè)必須在滿足市場需求的前提下，還要兼具滿足自身所處發(fā)展環(huán)境下的各項建設作業(yè)進程的開發(fā)技術(shù)需求，以此才能實現(xiàn)穩(wěn)定經(jīng)營與健康發(fā)展。

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