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節(jié)能減排檔案正規(guī)化管理創(chuàng)新的論文
摘要：結(jié)合實際分析了節(jié)能減排檔案管理存在的問題；針對節(jié)能工作特點，從管理體系、創(chuàng)新機制、人才隊伍建設(shè)方面提出了如何正規(guī)化、系統(tǒng)化開展節(jié)能檔案管理工作，重點從分類歸檔、完善服務(wù)、開展編研、提升價值方面對節(jié)能減排檔案工作突破格局、創(chuàng)新實踐進行了論證。
關(guān)鍵詞：節(jié)能減排；檔案管理；創(chuàng)新管理
近年來，節(jié)能減排作為一項長期的、常態(tài)化工作受到國家和有關(guān)部門的高度重視，是生態(tài)文明建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案管理是節(jié)能減排工作的基礎(chǔ)組成部分，對于及時記錄推廣節(jié)能減排工作中的先進技術(shù)、經(jīng)驗及重要成果，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為企事業(yè)和廣大人民群眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息指導(dǎo)作用，創(chuàng)造最大價值有著重要意義。目前，節(jié)能減排檔案管理較為粗放，流于應(yīng)付，沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的利用價值。文章從實際出發(fā)，以多年節(jié)能工作經(jīng)驗，對如何加強節(jié)能減排檔案工作的正規(guī)化管理，如何在實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新和突破進行了論述。
1節(jié)能減排檔案管理存在的問題
1.1缺乏系統(tǒng)管理，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
節(jié)能減排工作牽涉面廣，較為分散，各主管部門各自為政，各管一攤。目前節(jié)能減排工作主要由各級發(fā)改、建筑、機關(guān)事務(wù)管理3個主管部門的節(jié)能科室負責，節(jié)能檔案由各部門節(jié)能科室分別管理。節(jié)能檔案管理并沒有統(tǒng)一的標準和方法，有些主管部門的領(lǐng)導(dǎo)對此項工作認識不清，重視不夠，疏于管理，導(dǎo)致節(jié)能減排檔案不能及時收集、整理、歸檔、交存，很多寶貴的資料并未保存下來。
1.2缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，日常管理流于應(yīng)付
相比節(jié)能減排工作本身，節(jié)能減排檔案管理利用工作并未進行相應(yīng)部署協(xié)調(diào)，工作開展有很大的隨意性和應(yīng)付性。主要表現(xiàn)為：有些部門雖然設(shè)立了節(jié)能資料文件柜，但并不是放置檔案用，而是為了單純迎接上級業(yè)務(wù)檢查所準備，資料整理與保管方法五花八門，因人而異，不符合檔案要求，有些部門甚至把節(jié)能檔案的收集整理當成負累，或者為了應(yīng)急而虛構(gòu)，無法發(fā)揮檔案的正常作用。
1.3缺乏調(diào)查研究，檔案管理與工作脫節(jié)
目前，多數(shù)部門的節(jié)能檔案管理工作思維陳舊，停留在被動應(yīng)付的層面。檔案管理人員缺乏主動服務(wù)意識和針對節(jié)能工作特點及需要的調(diào)查研究，缺少對檔案利用者的了解，不清楚節(jié)能檔案工作要從哪些方面予以側(cè)重，不了解檔案利用者的具體需求。因此，檔案管理與節(jié)能減排工作相脫節(jié)，沒有充分發(fā)揮應(yīng)有價值。
1.4缺乏專業(yè)人員，檔案管理信息化程度低
多數(shù)部門的節(jié)能檔案管理工作由兼職人員負責，這些人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)知識和管理技能。另一方面，這些兼職人員只做基本的紙質(zhì)資料的收集整理，不注重電子檔案的建立，或者電子檔案不規(guī)范，不便查詢、沒有索引等。總之，節(jié)能減排檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及檔案信息化程度亟待提高。
2加強節(jié)能減排檔案正規(guī)化管理和創(chuàng)新實踐的思考
2.1加強基礎(chǔ)建設(shè)，建立自上而上科學(xué)管理體系
2.1.1整合資源，理順部門聯(lián)通渠道
節(jié)能工作主要主管部門為各級發(fā)改部門負責所轄區(qū)域內(nèi)節(jié)能減排工作全面管理，各級建設(shè)部門負責建筑節(jié)能，各級機關(guān)事務(wù)管理部門負責公共機構(gòu)節(jié)能［1］。各項工作雖然由不同的部門主管，但都圍繞著節(jié)能的中心目標和任務(wù)來開展，是一個有機的整體，缺一不可，相輔相成。節(jié)能檔案資料由各部門分別保管，互不聯(lián)系溝通，不利于工作信息共享，不便于檔案提供利用。因此，要將節(jié)能檔案統(tǒng)一納入檔案管理體系，節(jié)能檔案的技術(shù)指導(dǎo)、檢查監(jiān)督職責由各級檔案部門履行，節(jié)能檔案的形成、收集、立卷、歸檔、利用由各級節(jié)能主管部門完成。各級檔案主管部門要定期到節(jié)能主管部門開展節(jié)能檔案的督導(dǎo)工作，提供業(yè)務(wù)支持。各級節(jié)能主管部門要經(jīng)常溝通交流，加強部門協(xié)作配合，整合節(jié)能檔案資源，實現(xiàn)信息互補，使節(jié)能檔案更好地為節(jié)能工作服務(wù)。
2.1.2強化教育，嚴格落實工作職責
各級檔案部門要通過宣傳教育和文件要求等方式，使各級節(jié)能部門的主管領(lǐng)導(dǎo)和具體檔案管理人員統(tǒng)一思想認識，熟練掌握節(jié)能檔案管理工作的基本方法，提高對節(jié)能檔案管理工作的重視程度。各級節(jié)能主管部門要將節(jié)能檔案管理工作具體落到實處，做到三個明確：明確節(jié)能主管科室為節(jié)能檔案專職管理責任科室、明確分管領(lǐng)導(dǎo)、明確專職檔案員，切實加強內(nèi)部管理，使節(jié)能檔案工作分工明確，責任到人。
2.1.3建章立制，規(guī)范工作程序
建立健全節(jié)能檔案管理制度，進一步規(guī)范檔案工作程序，是節(jié)能檔案工作的基礎(chǔ)。檔案部門應(yīng)結(jié)合節(jié)能工作特點，制訂統(tǒng)一的節(jié)能業(yè)務(wù)檔案管理方法及規(guī)范，明確節(jié)能減排檔案的形成、收集、整理、歸檔、利用等各項標準，由各節(jié)能業(yè)務(wù)主管部門具體執(zhí)行。各節(jié)能主管部門要從節(jié)能工作實際出發(fā)，明確本部門節(jié)能檔案工作的要求，確立節(jié)能檔案歸檔范圍及保管期限，定期向檔案部門移交。對于承擔節(jié)能減排重點產(chǎn)品、重大技術(shù)創(chuàng)新項目、重點建設(shè)工程項目和重大技術(shù)裝備研發(fā)及建設(shè)的各級單位，在進行項目鑒定或驗收之前，應(yīng)通過檔案管理部門的項目檔案專項驗收。
2.1.4獎優(yōu)罰劣，調(diào)動工作積極性
各級節(jié)能主管部門要加強垂直監(jiān)督考核，將節(jié)能檔案工作納入考核評價范圍，對節(jié)能檔案不規(guī)范、不達標的下級節(jié)能主管部門，影響其整體節(jié)能工作考核排名，促進節(jié)能檔案工作的規(guī)范科學(xué)開展。各級檔案管理部門要將節(jié)能檔案人員納入檔案系統(tǒng)人員統(tǒng)一管理，參加年度檔案工作的評先評優(yōu)，以先進帶動整體，以爭先創(chuàng)優(yōu)帶動節(jié)能檔案工作創(chuàng)新提高，充分調(diào)動相關(guān)人員工作積極性。
2.2加強節(jié)能檔案分類，創(chuàng)新節(jié)能檔案工作機制
2.2.1找準規(guī)律，歸檔分類側(cè)重
針對節(jié)能工作特點，對節(jié)能檔案進行科學(xué)分類，并在歸檔工作中分別側(cè)重，以便于更好地為檔案利用服務(wù)。一是節(jié)能技術(shù)檔案，其主要利用價值為網(wǎng)絡(luò)查詢、面向全社會公開。因此在歸檔工作中側(cè)重于配套電子檔案和索引的建立完善。二是節(jié)能宣傳活動資料，主要利用價值為提供給相關(guān)媒體，擴大宣傳活動的影響力。因此歸檔工作首要側(cè)重時效性，同時要進行編輯篩選加工，確保檔案資料按工作需求及時、準確、客觀提供，正面、積極地引導(dǎo)輿論。三是節(jié)能工作檔案。主要利用價值為如實反映工作進展情況。因此在歸檔過程中要側(cè)重于檔案的真實性、全面性和準確性，為上級檢查和領(lǐng)導(dǎo)決策提供精準依據(jù)。
2.2.2完善服務(wù)，加強信息化建設(shè)
為充分發(fā)揮節(jié)能檔案信息價值，要進一步建立健全檔案資源信息化體系和檔案人性化利用服務(wù)體系。一是加強協(xié)調(diào)溝通，建立節(jié)能主管部門檔案協(xié)作機制。節(jié)能部門定期召開節(jié)能系統(tǒng)檔案協(xié)作會議，整合各部門節(jié)能檔案資源，對各部門節(jié)能檔案管理工作進行自查及互查，為各節(jié)能主管部門互通有無、資源共享創(chuàng)建平臺。二是定向利用，搭建信息化利用平臺。各節(jié)能主管部門要充分利用網(wǎng)絡(luò)、媒體等信息平臺，將節(jié)能技術(shù)檔案主要索引予以發(fā)布，定向為所需單位提供查詢服務(wù)；要利用現(xiàn)有辦公條件，加強節(jié)能檔案的信息化管理，進一步強化節(jié)能檔案數(shù)字化資料收集、整理、索引、編研工作，為檔案利用及資源共享奠定堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；進一步加大節(jié)能檔案網(wǎng)絡(luò)化遠程利用力度，結(jié)合政府信息公開工作，開展節(jié)能信息遠程查閱服務(wù)，實現(xiàn)節(jié)能技術(shù)信息等資源的廣泛共享。
2.2.3開展編研，提升利用價值
檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的重要手段之一，是拓展檔案社會服務(wù)功能的有效途徑，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段［2］。節(jié)能工作涉及面廣、專業(yè)性強、橫向溝通較多，因此，節(jié)能檔案管理人員要針對節(jié)能工作特點，進一步轉(zhuǎn)變思維，搞好調(diào)查預(yù)測，摸清節(jié)能檔案利用者的具體需求，了解檔案利用者需要解決的問題和節(jié)能檔案利用的問題點、時間點等。在此基礎(chǔ)上，積極開展檔案編研工作，按照需求特點做好檔案提供利用工作。例如做好大事記、年鑒、總結(jié)、節(jié)能減排設(shè)備登記、節(jié)能減排工作紀實、節(jié)能減排產(chǎn)品圖文集的編寫、節(jié)能減排趨勢分析等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參考資料，為廣大利用者提供所需內(nèi)容，客觀記錄、展示節(jié)能減排工作的發(fā)展歷程等［3-4］。
2.3加強人才隊伍建設(shè)，增強檔案人員綜合素質(zhì)
節(jié)能檔案管理工作兼具節(jié)能與檔案的雙重業(yè)務(wù)性，現(xiàn)有檔案人員多為節(jié)能科室的兼職人員，對檔案工作的熟悉程度不高。因此，加強對節(jié)能檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和政策宣傳，會對節(jié)能檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化起到重要的促進作用。各級檔案部門應(yīng)明確要求節(jié)能檔案管理人員參加年度的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對節(jié)能檔案管理人員普及檔案管理基本知識，做到節(jié)能檔案管理持證上崗［2］。各級節(jié)能主管部門要加強檔案管理工作的宣傳教育，定期與其他節(jié)能部門交流學(xué)習，找出自身差距并不斷完善，不斷增強節(jié)能檔案工作意識。要針對節(jié)能工作特點，側(cè)重檔案信息化技術(shù)的學(xué)習運用，為節(jié)能檔案搭建信息化利用平臺，提供快捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。要聯(lián)系實際，強化節(jié)能檔案人員的保密教育，使節(jié)能檔案管理人員熟悉保密規(guī)定，正確處理檔案利用與敏感信息保密的關(guān)系，增強檔案信息的安全性，確保敏感信息不外泄。
作者:李偉旭 單位:秦皇島市機關(guān)事務(wù)管理局
參考文獻:
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［3］遲璐.淺談節(jié)能減排環(huán)保檔案工作［J］.黑龍江檔案，2011（4）：88.
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