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“反記賬、反結(jié)賬”功能在會計電算化中的利與弊論文
隨著電子計算機日新月異的發(fā)展,會計由原來的手工記賬逐漸被電算化所取代。會計電算化大大提高了會計信息質(zhì)量、會計計算精度、會計運算速度,改變了會計工作的面貌,在應(yīng)用過程中與以往的手工記賬相比優(yōu)勢明顯。但會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理和錄入畢竟還是由人來完成,在日常工作中不可避免地會產(chǎn)生問題和錯誤,在糾正這些錯誤和問題時,往往會用到會計電算化程序中的“反記賬、反結(jié)賬”功能。
會計電算化中的“反記賬”功能是指將已經(jīng)記賬的憑證通過記賬的反向處理,恢復(fù)到未記賬時的狀態(tài)。“反結(jié)賬”功能則是在已經(jīng)結(jié)賬的期間,通過會計程序的操作,恢復(fù)到未結(jié)賬時的狀態(tài)。筆者做為一名在基層工作多年的會計工作人員,使用過多套會計軟件,大多軟件中具有“反記賬、反結(jié)賬”功能,F(xiàn)根據(jù)我多年的實踐經(jīng)驗,對其利弊進行簡要分析。其有利的方面主要體現(xiàn)在下面三個方面:
第一,“反記賬、反結(jié)賬”功能對更正錯誤的記賬憑證具有簡單無痕的優(yōu)勢。實際工作中,由于工作失誤或計算錯誤等原因,已月結(jié)的記賬憑證發(fā)生了錯誤需要更正。此時可以做相反的記賬憑證對錯誤憑證進行沖銷,但總會在賬簿中留下一條錯誤的記錄,不能消除。而使用“反記賬”功能則是在原來錯誤的憑證上進行更改,改正后的記賬憑證不會留下什么信息,干凈無痕。通過“反記賬、反結(jié)賬”,將數(shù)據(jù)庫中冗余信息清除出去,從而保證了賬簿的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確明了,能給會計使用者提供有效的會計信息。
第二, 當(dāng)計算機出現(xiàn)意外狀況時,“反記賬、反結(jié)賬”功能能將會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近的有效狀態(tài)。在我們?nèi)粘9ぷ髦校赡艹霈F(xiàn)如斷電、病毒侵襲而導(dǎo)致記賬或結(jié)賬過程意外中斷的非常事件, 還可能出現(xiàn)會計軟件數(shù)據(jù)庫被人為非法篡改的情形,也可能出現(xiàn)存放會計賬簿數(shù)據(jù)的硬盤扇區(qū)遭受自然或人為損害的情形,這些意外狀況的出現(xiàn)就完全可能導(dǎo)致會計憑證、會計賬簿數(shù)據(jù)信息混亂不符。一旦出現(xiàn)這種錯誤,都無法采用手工會計更正錯誤的方法如劃線更正法、補充登記法來更正,此時最好的辦法就是實行“反記賬、反結(jié)賬”。通過會計軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能,將會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到一個比較可靠的時間節(jié)點的最初狀態(tài),然后我們對錯誤的憑證進行修改,對丟失的數(shù)據(jù)進行補記,重新進行憑證審核,憑證記賬,憑證結(jié)賬,從而能保證會計憑證的準(zhǔn)確有效,保證會計賬簿的記錄真實可靠。
第三, “反記賬、反結(jié)賬”功能有利于培訓(xùn)和教學(xué)。我們在進行會計軟件的實驗和教學(xué)時,總要進行一定數(shù)量規(guī)模的會計模擬,學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中會不斷地輸入一些數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)是虛擬的、不真實的,同時還會出現(xiàn)一些誤操作、誤刪除的情況。以上這些信息一旦記賬和結(jié)賬,便會記錄到會計數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,從而會影響到老師的教學(xué)和下批次學(xué)生的學(xué)習(xí)。而會計軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能,則會非常輕松的將這些信息恢復(fù)到初始狀態(tài),而不必理會學(xué)生在實驗中錄入的各種數(shù)據(jù)。
因此,“反記賬、反結(jié)賬”功能無論是從電算化實務(wù)工作的角度,還是從教學(xué)實驗的角度來說,都有一定的可取性,都是有利的 。有其利也有其弊,這項功能的應(yīng)用同時存在著不盡完善的地方。
首先,“反記賬、反結(jié)賬”功能與《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》相沖突。《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定“賬簿記錄發(fā)生錯誤,不準(zhǔn)涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫”,而“反記賬”、“反結(jié)賬”功能則相當(dāng)于在數(shù)據(jù)庫中完全擦去原來結(jié)賬或記賬的痕跡,這實際上也是對賬簿進行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。由于不留痕跡,不易發(fā)覺,就給某些會計做假的賬、更改數(shù)據(jù)提供了技術(shù)支持,一些素質(zhì)不高的會計人員就會營私舞弊,甚至發(fā)生貪腐現(xiàn)象,嚴(yán)重威脅會計信息的安全性、真實性和準(zhǔn)確性。
其次, 濫用“反記賬、反結(jié)賬”功能,即便不會發(fā)生舞弊現(xiàn)象,也會大大增加會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險。這是因為“反記賬”和“反結(jié)賬”功能在實際操作過程中并不是絕對安全的,我們在“反記賬、反結(jié)賬”時,由于會計人員的能力水平有限,不會像會計軟件的程序員一樣熟練精通,可能有一些模塊的數(shù)據(jù)不會同時進行“反記賬、反結(jié)賬”,例如一些輔助核算數(shù)據(jù)如往來核算數(shù)據(jù)、數(shù)量核算數(shù)據(jù)、外幣核算數(shù)據(jù)等,很難進行全面的恢復(fù),有時還會發(fā)生混亂現(xiàn)象,不同時間、不同類型的數(shù)據(jù)攪和在一起,甚至?xí)䦟?dǎo)致系統(tǒng)崩潰,而造成無法挽回的損失。
因此,“反記賬”及“反結(jié)賬”功能如同一把雙刃劍,具有很強的兩面性。在工作我們既不能完全否定其作用,也不能不正視其弊端,要趨利避害,做到“會用”而不“濫用”。
1.要制作嚴(yán)格的操作規(guī)程,用制度來約束會計操作者的行為。我們要明確規(guī)定“反記賬”、“反結(jié)賬”的使用情形,并且實際操作者必須得到系統(tǒng)管理員的授權(quán)!胺从涃~、反結(jié)賬” 從本質(zhì)上講,是對錯賬的一種更正行為,但是從形式上說存在管理漏洞,因此要明確使用者的責(zé)任,避免舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。
2.謹慎使用“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。由于其具有一定的弊端,并且違反《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的某些規(guī)定,我們在操作時一定要認真仔細,減少錯誤的發(fā)生,能在當(dāng)月修改的一定在當(dāng)月修改完畢,不能跨月份處置。要盡量按規(guī)范中規(guī)定的方式方法進行錯誤的更正,該沖減的沖減,該沖消的沖消,該補記的補記,盡量少用“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。
3.購買軟件時要充分了解“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能,要由專業(yè)軟件人員對此功能進行專項重點培訓(xùn),要對操作員、系統(tǒng)管理員進行不同形式的授權(quán)。操作中盡量進行反復(fù)試驗,以確保操作人員能夠完整、準(zhǔn)確地進行“記賬”,“結(jié)賬”,“反記賬”、“反結(jié)賬”,確保數(shù)據(jù)恢復(fù)和存儲的方便、安全。
“反記賬”及“反結(jié)賬”功能是會計電算化中不可或缺的一部分,正確的使用會對我們的工作產(chǎn)生良好的積極的影響,我們一定要慎用、會用、用好這項功能,為提高我們的會計信息質(zhì)量發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。
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