會(huì)議記錄寫作的一般要求

　　凡是比較重要的或正規(guī)的會(huì)議，秘書一般都會(huì)做會(huì)議記錄(MINUTES OF MEETINGS).這里的會(huì)議記錄不是指會(huì)議期間的筆錄，而是根據(jù)筆錄或錄音整理形成的會(huì)議情況材料， 以便為今后分析、研究、檢查決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況提供依據(jù)。下面小編跟大家說說會(huì)議記錄寫作的一般要求！

　　會(huì)議記錄可以采用信件或備忘錄形式。 會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括：

　　1. 會(huì)議主題(SUBJECT)

　　2. 會(huì)議時(shí)間(DATE OF MEETING)

　　3. 會(huì)議地點(diǎn)(PLACE OF MEETING)

　　4. 出席會(huì)議的人員(MEMBERS PRESENT)

　　5. 會(huì)議主持人(CHAIRPERSON)

　　6. 會(huì)議記錄人(RECORDER)

　　7. 會(huì)議發(fā)言、討論紀(jì)要(SUMMARY OF SPEECHES AND DISCUSSIONS)

　　8. 結(jié)束時(shí)間(TIME OF ADJOURNMENT)

　　撰寫這類會(huì)議記錄時(shí)應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn):

　　1. 記錄應(yīng)客觀、清楚、簡明、完整。

　　2. 一般采用過去時(shí)、簡接引語。

　　3. 盡量避免使用權(quán)用抽象、概念性詞語，如：“人事辦公室”應(yīng)寫成“THE PERSONNERL DEPARTMENT”， 而不應(yīng)簡單地寫為“THE OFFICE”。

　　4. 盡量避免使用感情色彩較濃的詞語， 如：GOOD， POOR，AS USUAL， ……

　　5. 當(dāng)提及某人時(shí)，其姓名、頭銜應(yīng)一并使用。

　　6. 總結(jié)會(huì)議情況時(shí)，不要漏掉重要事項(xiàng)，如：某提議由誰提出?有誰附議?有多少人贊成?有多少人反對(duì)?

　　7. 要有記錄整理人的簽名. 如果記錄是由一人整理，另一人打印，則應(yīng)標(biāo)注其姓名的首字母縮寫.

　　會(huì)議記錄整理好后，應(yīng)當(dāng)發(fā)送給參加會(huì)議的每一個(gè)人及沒有參加會(huì)議但與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的人。

　　會(huì)議記錄整理與寫作要求

　　一、會(huì)議記錄的格式

　　1.標(biāo)題。一般由單位名稱、會(huì)議名稱與文種“會(huì)議記錄”構(gòu)成，如“中共××市委常委擴(kuò)大會(huì)議記錄”。如果某一類會(huì)議印有專用的會(huì)議記錄本，則可省略單位名稱，由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成，反映會(huì)議主題（或會(huì)議時(shí)間、會(huì)議屆次）即可，如“三月份教學(xué)會(huì)議記錄”，也可直接用“會(huì)議記錄”作為標(biāo)題。

　　2.會(huì)議基本情況。也稱為“記錄頭”， 主要包括會(huì)議時(shí)間（要注明具體年、月、日及會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間），會(huì)議地點(diǎn)，出席人（人數(shù)較少的會(huì)議要將出席者姓名都寫上， 人數(shù)過多的會(huì)議或召開頻次較高的例行會(huì)議可只寫明出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。這部分內(nèi)容一般在會(huì)議正式開始前記錄好， 每一項(xiàng)要分段依次排列，清晰記錄。

　　3.會(huì)議進(jìn)行情況。這是會(huì)議記錄的核心部分， 包括主持人講話、會(huì)議議題、會(huì)議討論發(fā)言、會(huì)議結(jié)論或議決事項(xiàng)等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)，記錄時(shí)必須聚精會(huì)神，邊聽邊記，不要出現(xiàn)疏漏。

　　4.尾部。一般于正文后另起一行空兩格寫上“散會(huì)”“會(huì)議結(jié)束”等字樣，以示記錄完畢。如遇中途休會(huì)，應(yīng)注明“休會(huì)”等字樣。由于會(huì)議記錄是不容更改的原始憑證， 因此要由會(huì)議記錄員、主持人等相關(guān)人員在會(huì)議記錄末頁下端簽名， 重大決策性會(huì)議還需全體與會(huì)人員簽字，以示對(duì)該會(huì)議記錄負(fù)責(zé)。

　　二、做好會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)

　　1.客觀真實(shí)。會(huì)議記錄應(yīng)該嚴(yán)格遵守客觀真實(shí)、完整準(zhǔn)確、清楚規(guī)范的原則。記錄個(gè)人發(fā)言注意內(nèi)容準(zhǔn)確， 保持原意。原話意思不完整的，可以作一些技術(shù)上的加工處理，但不能隨意對(duì)內(nèi)容和意思作增減刪改。

　　2.全面詳實(shí)。會(huì)議記錄的內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的基本情況、經(jīng)過情形和結(jié)論等。要將記錄的重點(diǎn)放在討論的議題、提出的建議、形成的決議方面，尤其要詳實(shí)記錄主持人（主要領(lǐng)導(dǎo)）的結(jié)論性發(fā)言。有時(shí)會(huì)場上的笑聲、掌聲和有關(guān)動(dòng)態(tài)，與會(huì)者的遲到、早退等情況也應(yīng)記錄在案。會(huì)議中如有爭議問題， 還應(yīng)該把爭議焦點(diǎn)及有關(guān)人員的爭論觀點(diǎn)記錄下來。

　　3.條理清晰。記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容應(yīng)講究條理，分條列項(xiàng)，以一個(gè)發(fā)言者為一個(gè)記錄單元單獨(dú)成段，查閱時(shí)便能一目了然。

　　4.有所取舍。詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容并不是說要一字不落， 與會(huì)議主題無關(guān)的發(fā)言內(nèi)容可以舍去不記， 發(fā)言中出現(xiàn)的重復(fù)啰嗦內(nèi)容以及口頭語等也不必記錄。記錄的詳略要視具體情況而定，一般而言，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)；一般的情況說明則抓住要點(diǎn)，略記大意即可。

　　5.及時(shí)校核。記錄時(shí)要做到層次分明、語句通順，字跡應(yīng)清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不使用自造的簡稱或文字。會(huì)后要及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄的內(nèi)容進(jìn)行全面檢查，查漏補(bǔ)缺，改正錯(cuò)別字。對(duì)會(huì)上沒有弄清的或發(fā)言人未表述清楚的地方，可于會(huì)間當(dāng)面確認(rèn)， 也可會(huì)后對(duì)照錄音或找相關(guān)與會(huì)人員核實(shí)。會(huì)上如有漏記的內(nèi)容，可先做出標(biāo)記，會(huì)后再進(jìn)行核對(duì)、補(bǔ)寫。

　　6.便于存檔。因?yàn)闀?huì)議記錄是立卷歸檔的重要材料， 因此應(yīng)使用墨水筆記錄。即使有攝影、錄音設(shè)備，也應(yīng)當(dāng)做好書面記錄，這樣做不僅使會(huì)后整理記錄的速度更快， 而且可以防止設(shè)備中途出現(xiàn)故障而漏掉

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