紙質(zhì)文件如何分類管理

　　各行各業(yè)都在順應“信息資料電子化“的潮流，公文作為行政機關(guān)和企事業(yè)單位行使管理職能不可缺少的重要工具，仍大量依存于紙介質(zhì)，紙質(zhì)文件如何分類管理?來看下面：

　　首先要把紙質(zhì)文件按照文件的類別分類，每類越細越好

　　用便簽子寫清楚這類分類的意義和用途

　　然后用訂書機定好，如果你的分類越細，那么理論上應該是每一類都紙比較少的

　　如果訂書機定不了很多的話，可以考慮用不同顏色的回形針，按事情的輕重緩急來分類標明

　　最后要記得的事情就是一定要經(jīng)常清理文件，已經(jīng)可以塵封鎖在抽屜的文件就不要放在常用的文件夾里面了。

　　紙質(zhì)文件如何分類管理【2】

　　拍攝錄入

　　將紙質(zhì)文檔用拍攝的方式錄入電腦，節(jié)省大量打字錄入的時間;通過OCR技術(shù)瞬間提取圖片中的文字并保存為可編輯的電子文件。

　　云端同步

　　用手機、電腦、iPad等各種終端設備拍攝獲取圖片，識別后同步到紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)的服務器。

　　核對校正文檔內(nèi)容

　　文檔圖片的識別結(jié)果和文檔圖片可同時調(diào)出，方便核對和校正。

　　分類管理文檔

　　文檔拍攝后將批量文檔圖片及識別結(jié)果分多維度分類存儲。

　　主要應用于個人及行業(yè)客戶的各類紙質(zhì)文檔管理，包括各類個人證明、證件、票據(jù)等以及企事業(yè)單位檔案、合同、資質(zhì)證明等。

　　文檔如何管理【3】

　　確定文檔管理角色確保您的計劃中包含組織的重要項目負責人的反饋意見，您具有適當?shù)膱F隊來實現(xiàn)解決方案，并且您知道誰將參與文檔管理過程。

　　致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)有關(guān)創(chuàng)建文檔管理規(guī)劃團隊的詳細信息，請參閱確定文檔管理參與者和項目負責人。

　　分析文檔用途在確定使用文檔的人員后，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱分析文檔用途。

　　規(guī)劃文檔的組織結(jié)構(gòu)您可以將文檔放在庫、團隊網(wǎng)站和門戶網(wǎng)站中。

　　Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲功能，從專門的網(wǎng)站(如記錄庫)到自由格式文檔庫(用于特殊文檔創(chuàng)建和協(xié)作)。

　　在一個庫中，您可以進一步將內(nèi)容劃分到文件夾和子文件夾中。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱規(guī)劃文檔庫。

　　規(guī)劃如何在各位置之間移動內(nèi)容 在文檔生命周期的不同階段中，可能需要將文檔從一個網(wǎng)站或庫移動到另一個網(wǎng)站或庫。

　　例如，發(fā)布過程可能包括將文檔從暫存網(wǎng)站移動到公共 Internet 網(wǎng)站。

　　如果在網(wǎng)站之間移動內(nèi)容時需要將內(nèi)容從一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式，則您還需要規(guī)劃內(nèi)容轉(zhuǎn)換。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱主題規(guī)劃文檔庫中的"規(guī)劃內(nèi)容的流動"。

　　規(guī)劃內(nèi)容類型使用內(nèi)容類型來組織有關(guān)文檔類型的信息，如元數(shù)據(jù)

　　文檔模板、策略和工作流程。

　　這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱規(guī)劃內(nèi)容類型 (Office SharePoint Server)。

　　規(guī)劃內(nèi)容控制您可以為每種內(nèi)容類型和存儲位置規(guī)劃適當?shù)目刂萍墑e。

　　例如，對于文檔庫，您可以計劃要求簽入和簽出以及使用信息權(quán)限管理來防止未授權(quán)分發(fā)文檔。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱規(guī)劃版本控制、內(nèi)容審批和簽出。

　　規(guī)劃工作流通過為組織規(guī)劃工作流，當每個參與者在文檔的生命周期中進行協(xié)作時，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式。

　　Office SharePoint Server 2007 包括適用于一般團隊任務的工作流，如審核和批準文檔。

　　Office SharePoint Server 2007 還支持創(chuàng)建和安裝自定義工作流。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱為文檔管理規(guī)劃工作流。

　　規(guī)劃策略對于每種內(nèi)容類型，應規(guī)劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當?shù)膶徲�、保留，或者根�?jù)組織的機構(gòu)要求和法律要求處理文檔。

　　Office SharePoint Server 2007 包含實現(xiàn)審計、文檔保留、標簽和條形碼等的策略(以確保所打印的內(nèi)容可以與文檔庫中的相應版本相關(guān))。

　　有關(guān)詳細信息，請參閱規(guī)劃信息管理策略。

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