法務檔案部門的優(yōu)秀述職報告

　　法務檔案部門述職報告

　　在一如既往的忙碌中又匆匆過去，總結過去，展望未來，法務檔案部的工作跟2013年相比有新的變化和提高�；仡欉@即將過去的一年，法務檔案部在公司領導的帶領下根據(jù)公司的發(fā)展規(guī)劃和工作要求展開了全年工作，公司重大事務在法務顧問協(xié)助配合下，以簽訂合同、補充協(xié)議、與各參建單位的往來函件的起草審核把關等幾大方向為工作重點；對內協(xié)助支持公司合約部、財務部、設計部、人事行政部門的工作；以及各項目來往函件的處理、合同的歸檔、圖紙的管理、印章的管理、各類資料的歸檔等，全年通過以上幾方面的工作全面發(fā)揮了法務檔案部的重要作用。

　　一、往來函件的處理

　　項目：收文：620個函件，發(fā)文：335個函件；

　　項目：收文：180個函件，發(fā)文：192個函件；

　　展廳：收文：17個函件，發(fā)文：8個函件；

　　項目：收文：3個函件，發(fā)文：20個函件；

　　律師：收文：60個函件，發(fā)文：59個函件。

　　各項目所有收發(fā)函件均有臺賬，以方便查詢。

　　過去一年與顧問律師保持緊密聯(lián)系，針對南湖項目遺留問題得到了顧問律師的意見；人事、財務、合約部門的文件等也得到了法律的意見，對于公司的重大決定讓顧問律師提前規(guī)避了風險，增大公司的利益。

　　我司更換了律師事務所，選擇了一家在工程法律法規(guī)方面更為專業(yè)、權威的律師事務所，對我司推行的RD+EPC模式更為認可熟悉的律所。除了繼續(xù)幫助解決南湖酒店項目遺留問題外，公司新項目的前期便由此律所的參與，從根本上規(guī)避我司的風險，做到雙贏的局面。公司各項協(xié)議的簽訂，也從法律的角度把關，從而規(guī)避掉后續(xù)預見以及隱蔽的法律風險。當然除了得到律所的幫助外，我司內部也應該多組織學習、培訓，提高各部門的法律意識，從而提高公司的整體水平。

　　二、合同歸檔

　　49份合同歸檔（南湖工程協(xié)議及采購協(xié)議；銅仁機場概念性方案協(xié)議以及其他協(xié)議），建立臺帳，做好借閱登記工作。各部門歸檔合同的時候，應將合約審批流程表（及過程文件）、合約原件或復印件及word電子版一并歸檔，以便將來有跡可查。 完善合同臺賬信息，給更多部門予以支持。（金額、付款時間節(jié)點、提交成果等）

　　三、圖紙管理

　　各項目階段性成果硫酸圖、藍圖及電子版的歸檔；打印文本的明細（提交財務），以及重要的圖紙刻盤存檔工作，做好臺賬。由于之前歸檔無規(guī)律性，現(xiàn)要求各項目負責人應做到以下幾點：

　　1、各政府部門批復的圖紙（電子版及藍圖）收集歸檔；

　　2、歸檔時應先自行逐張清點，核查其數(shù)量、圖名、圖號及各項簽署是否完備，并按順序排列；

　　3、電子版圖紙按專業(yè)建立文件夾，文件名應與圖紙目錄一一對應，表述清楚。文件名結構為：圖名（圖號）.DWG）；

　　4、每個階段性成果應按時歸檔；

　　5、以上均由項目負責人對歸檔圖紙進行一一審核，合格后方可存入檔案部門。

　　四、資料的歸檔及管理

　　1、項目前期市場開始的文件歸檔從項目前期開始的甲方資料，市場資料、品牌等這方面的資料歸檔不齊全，從今年開始從前期的市場部開始所有有關項目的資料相關部門應及時歸檔。

　　2、設計文件的歸檔從公司之前歸檔的情況來看，因前期未收集，或收集不及時，人員流動過大等諸多的原因導致這方面的資料歸檔極少。按法務檔案部新的規(guī)定和要求，施工圖圖紙審圖完畢后各工程項目負責人應按期向檔案室移交工程的檔案資料，并要確保所移交資料的真實性、準確性和完整性，所需移交的資料內容如下：

　　立項文件

　　項目建議書

　　項目建議書審批意見及前期工作通知書

　　可行性研究報告及附件

　　可行性研究報告審批意見

　　建設用地、征地、拆遷文件

　　建設用地規(guī)劃許可證及其附件

　　規(guī)劃審批文件

　　建設工程規(guī)劃許可證及其附件

　　規(guī)劃意見書

　　勘察、測繪、設計文件

　　工程地質勘察報告

　　水文地質勘察報告、自然條件、地震調查

　　建筑用地釘樁通知單／釘樁坐標成果通知單

　　地形測量和撥地測量成果報告

　　申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書

　　設計任務書

　　審定設計方案通知書及審查意見

　　有關行政主管部門批準文件或取得有關協(xié)議

　　工程結構設計計算書、日照計算、熱工計算表、節(jié)能計算表（文本、電子文件）

　　概預算書

　　政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見

　　招投標文件

　　各審圖單位對施工圖的審批及回復意見。

　　3、工程資料的歸檔

　　1）造價部門今年將南湖酒店項目參建方：剩余土建工程結算資料及圖紙進行了歸檔。

　　2）顧問-毛衛(wèi)平；顧問-潘文清；顧問-李亞飛工作成果的歸檔（紙質、軟件版及電子版）。

　　3）其他工程資料及現(xiàn)場發(fā)來資料的整理及歸檔，均已放入盒中做好清單。一年工程資料歸檔不齊全，由于多種原因造成，不應追究過往的種種，及時糾正。 新的一年開始了，應按照國家規(guī)范標準工程資料管理，在各階段收集各參建方有效資料，統(tǒng) 一報送項目部，由項目部資料員整理齊全后將清單及資料統(tǒng)一歸檔在北京公司。若參建方有特殊情況資料不齊全項目部可將現(xiàn)有資料清單定期整理發(fā)至北京公司，以便總部可以清楚了解。

　　五、印章的管理

　　1、協(xié)助各部門申請蓋章事宜，所有的蓋章文件需有部門負責人簽字，汪總最后審批通過方可蓋章。所有蓋章文件均留復印件存檔，做好編號。

　　2、蔡總及尚馳蓋章申請，均由他們各自的領導審批即可，他們對各自的文件負全責。

　　六、其他事宜

　　出差文件歸檔、處理領導臨時安排的工作以及配合其他部門的工作

　　舊的一年已過去，總結經驗教訓。新的一年有一個新的開始，理順法務檔案部門的工作流程，加強自身工作處理能力，提高工作協(xié)作能力，增強各部門之間的溝通能力。學習更多的法律法規(guī)、檔案知識，才能更加快速融入惟邦的團隊。希望在領導的指導下法務檔案部門有一個質的飛躍。

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