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研究計算機在檔案管理中的應用
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摘要：隨著科學技術(shù)快速發(fā)展，計算機在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、社會服務業(yè)特別是就業(yè)再就業(yè)領(lǐng)域得到了廣泛應用。目前計算機正向微型化、網(wǎng)絡化、智能化方向發(fā)展。檔案管理工作也由最初的手工作業(yè)進入了一個由電子計算機管理的全新的模式。
關(guān)鍵詞：計算機科 技檔案檔案管理 微機網(wǎng)絡系統(tǒng)
一、概述
現(xiàn)代檔案管理的重點就是要提高檔案整理速度和檢索速度。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機大量應用于檔案管理中，提高了檔案管理的速度。另外，計算機可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計和分析等。這些業(yè)務一旦代替了人工操作，就能大大提高檔案信息處理能力，從而加快工作進度，提高工作質(zhì)量和效率。它的突出優(yōu)點除速度快、準確性高、信息量大外，再就是實現(xiàn)一次輸入，多次輸出，充分重復利用以及聯(lián)網(wǎng)檢索和資源共享。
二、計算機在檔案管理中的作用
1、自動整理編目。作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，編目的整理是檔案從凌亂到系統(tǒng)的必經(jīng)步驟。計算機以其功能強大的軟件，整理相關(guān)的檔案信息，并在此基礎(chǔ)上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。運用計算機管理檔案之前，先要做好標引和著錄工作。標引著錄的時候一定要準確、全面，方能保證計算機檔案管理工作受到良好的效果。
2、自動統(tǒng)計。作為檔案管理工作中重要的一環(huán)，檔案統(tǒng)計是指在對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上，用數(shù)字將檔案管理的規(guī)律表達出來的活動。計算機以其處理數(shù)據(jù)的強大功能，表現(xiàn)在兩個方面：一是統(tǒng)計檔案的數(shù)量，比如對某一類別、某一作者進行統(tǒng)計;二是統(tǒng)計檔案的利用情況，比如對某一年、某一個月份甚至某一日檔案的查詢利用次數(shù)的統(tǒng)計，并據(jù)此得出具體的年報、月報與日報，讓檔案管理工作者對檔案利用的構(gòu)成與頻率有量化的了解，從而得出規(guī)律，對檔案日后需要的預計算機在檔案管理中的應用由優(yōu)秀論文網(wǎng)站http://www.zbjy.cn提供,助您寫好論文.測提供了有力的數(shù)據(jù)支持。
3、自動檢索。和手工檢索檔案相比，計算機自動檢索質(zhì)量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結(jié)果的顯示方式更多。用計算機進行檢索，目標能具體到文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑的隨意組合，準確檢索出用戶所需文件。要計算機準確查找到用戶所需文件，用戶必須要注意提問方式。提問用詞應準確具體，不宜含混不清，另外，提問方式應合理簡潔，以利于計算機的高速檢索。
三、計算機在檔案管理中存在的理由
1、網(wǎng)絡安全理由。隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，網(wǎng)絡的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般認為，構(gòu)成對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全威脅主要有：黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡及信息安全理由，我國檔案部門已在科研、標準化方面進行了重點支持。今后，將出臺更為系統(tǒng)的技術(shù)措施和標準。這些標準和技術(shù)措施將對檔案管理網(wǎng)絡安全等級劃分及測評檔案信息上 網(wǎng)前的密級制約、網(wǎng)絡中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決策略。
2、電子文件的原始性易被破壞理由。第一是電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞，保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術(shù)難度較大，一旦被刪改、復制或篡改內(nèi)容都很難被識別。第二是電子文件檔案信息安全理由日益突出。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化時代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息 的安全受到嚴重威脅。
四、解決電子文件檔案管理理由的策略
1、提高計算機應用技術(shù)普及程度。由于種種理由，我國在計算機檔案管理應用的初期，使用計算機的單位不多，平均每個單位檔案部門中的計算機專業(yè)人員所占的比例發(fā)展緩慢，到2011年比例才打到3.1%。所以必需采取措施吸引和尋求社會各方面的科技人員參加和關(guān)心檔案管理工作的現(xiàn)代化，同時注意普及檔案工作者的計算機技術(shù)知識和對計算機的操作使用技能。
2、提高檔案工作的標準化程度。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標準化。計算機在檔案管理應用中涉及的每個理由，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標準才能解決。
3、推進年應用服務。在標準化的基礎(chǔ)上大力推進計算機應用的社會服務，這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。
4、加快計算機知識普及。加快在檔案工作者中的計算機知識普及。盡快使計算機文化成為每個檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能。
五、未來檔案管理自動化的發(fā)展趨勢
從目前狀況不難看出，計算機在檔案管理的編目與自動檢索等環(huán)節(jié)存在一些理由。為了這些理由的解決，未來計算機技術(shù)在檔案的管理中會出現(xiàn)一些新趨勢：
1、更加重視計算機檔案管理軟件的開發(fā)，以使檔案自動化管理系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)，更為完善。
2、計算機儲存容量將進一步加大，機讀檔案的管理與開發(fā)力度將進一步加大，使計算機充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)的功能。
3、檔案標引著錄人員的專業(yè)化。由專業(yè)對口，即具有檔案學背景的人員專門負責檔案的標引著錄工作，以保證檔案輸入的準確性，保證接下來的檔案管理自動化工作的有序進行。
4、檔案館管理人員的整體素質(zhì)的提高�，F(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進一步發(fā)展。
六、結(jié)論
計算機和網(wǎng)絡的產(chǎn)生使我們進入網(wǎng)絡時代，信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的趨 勢，檔案信息化管理的主要任務歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化。
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