怎樣撰寫會議紀要

　　怎樣撰寫會議紀要?寫會議紀要有什么技巧?試試下面的方法吧!

　　一、會議紀要的概念、作用、種類

　　《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定：“紀要。

　　適用于記載會議主要情況和議定事項”。

　　因此，我們說，會議紀要是各級機關用來記載和傳達會議情況和執(zhí)行議定事項時，使用的一種公文文種。

　　那么，會議紀要有什么作用呢?

　　會議紀要可以作為向上級機關匯報之用,也可以作為文件向有關單位和下級機關分發(fā)。

　　會議紀要可以交流信息、交流經(jīng)驗,對于本單位和下級機關來說,可以作為解決問題、指導工作的依據(jù),并有一定的約束力。

　　會議紀要一般根據(jù)會議類型分類,在機關工作中,工作性會議、專題研究會、座談會和日常工作會議都應形成各自的會議紀要。

　　各種會議紀要的寫法也稍有區(qū)別。

　　二、會議紀要與會議記錄的區(qū)別與聯(lián)系

　　1.會議紀要與會議記錄的區(qū)別：

　　第一，性質(zhì)不同。

　　會議記錄屬于事務文書 (事務文書是指除法定公文以外、處理日常事務的其他文體。

　　包括;邀請信、感謝信、賀信、請柬、傳真、備忘錄、計劃、總結(jié)、會議記錄、述職報告、簡報、意向書、產(chǎn)品說明書、市場調(diào)查報告、合同、招標書、投標書、可行性研究報告等)。

　　會議紀要則是公文條例規(guī)定的黨政公文。

　　第二，功能不同。

　　會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔;會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

　　第三，寫法不同。

　　會議記錄的寫法是“記實。”會議記錄的“記”是“言”字旁，叫“有言必錄”，要求準確、完整，以體現(xiàn)會議全貌;會議紀要的寫法是“紀要”。

　　會議紀要的“系”是“絞絲”旁(一條條絲線有規(guī)律地纏在一起)，是對會議記錄等原始材料的分析歸納，以體現(xiàn)會議主要精神和議定事項。

　　2.會議紀要與會議記錄的聯(lián)系

　　會議記錄是形成會議紀要的原始素材，離開了會議記錄，會議紀要就難以完成;會議紀要則是對會議記錄的再加工，體現(xiàn)了會議主要精神和議定事項。

　　三、會議紀要的特點

　　1.在內(nèi)容上，具有“紀實”性。

　　會議紀要是根據(jù)會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。

　　會議紀要的撰寫者，不能更改會議議定的事項，更不能隨意改動會議的決定或達成的共識。

　　也就是說必須如實地反映會議內(nèi)容，絕不能隨意發(fā)揮。

　　否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀實的要求。

　　2.在表述上，具有“紀要”性。

　　會議紀要是依據(jù)會議情況綜合而成的。

　　撰寫會議紀要關鍵是在“要”字上下功夫。

　　應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。

　　重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

　　3.在稱謂上，具有特殊性。

　　會議紀要一般采用第三人稱寫法。

　　由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等，就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。

　　4.對工作具有指導性。

　　會議紀要對工作的開展具有一定的指示或指導作用，它傳達的會議精神、會議共識、會議決定，是與會部門、單位開展相應工作的依據(jù)。

　　四、會議紀要的常用格式

　　會議紀要通常由標題(版頭)、正文、主送、抄送單位構成。

　　下面主要介紹一下標題和正文。

　　1、會議紀要標題

　　會議紀要標題的構成一般有以下三種形式：

　　一是會議名稱+紀要，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》、《全縣計劃生育工作會議紀要》;

　　二是召開會議的機關名稱+會議內(nèi)容+紀要，如《中共老秘縣委關于企業(yè)扭虧會議紀要》、《老秘縣政府討論民生工程會議紀要》;

　　三是例行工作會議，如黨委會、政府辦公會等，也可以直接用會議的次數(shù)與文種的組合，如《中共老秘縣委常委會第十次會議紀要》。

　　會議紀要如作為文件下發(fā),還應有編號。

　　2、會議紀要正文

　　會議紀要正文一般由會議概況、會議基本精神、結(jié)尾三部分組成。

　　首先，會議概況。

　　主要包括主持開會的單位、會議名稱、會議時間、地點、主持人，出席人員、列席人員，基本議程。

　　會議概況力求簡要。

　　有時可以只寫上述部分內(nèi)容。

　　參加會議人員也可以在正文后面獨立成段。

　　一般幾個單位聯(lián)合開會的紀要和黨委會、政府辦公會的紀要，都適宜這種形式。

　　其次，會議基本精神。

　　這是紀要的核心、主體部分。

　　常委會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。

　　工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

　　最后結(jié)尾部分。

　　可以適當寫些對會議精神的貫徹執(zhí)行要求或號召,也可以不寫。

　　作為文件下發(fā)的會議紀要,要簽上有發(fā)文機關和日期的落款。

　　五、會議紀要正文的幾種常用寫法

　　會議紀要是一種記錄性文件,一般地講,要抓住中心、突出重點,善于綜合、歸納,條理要清楚。

　　具體寫作要求根據(jù)會議的性質(zhì)而定。

　　根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，會議紀要正文部分的基本寫作方法，大致有以下5種:

　　1.分專題歸納法。

　　這種寫法一般適用于大中型工作會議、議題較多的辦公會議。

　　即按照會議議定的事項或內(nèi)容，劃分為幾個專題，用小標題加以歸納，而后分項敘述。

　　這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標任務、政策措施的闡述。

　　利于全面領會、深入貫徹。

　　2.分層次歸納法。

　　這種寫法多用于小型會議，或議題單一，意見集中的會議。

　　即把議定事項按照內(nèi)容分成若干層次分別敘述。

　　這種寫法側(cè)重于縱向分析闡述。

　　每個段落的首句，經(jīng)常使用“會議學習了”、“會議認為”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議強調(diào)”、“會議號召”等慣用語。

　　3.分段落歸納法。

　　這種寫法多用于議題雖然單一，但內(nèi)容豐富的會議。

　　如學術專題研討會、經(jīng)驗交流會。

　　即把會議議定事項按照不同內(nèi)容或問題分成若干部分，每部分談一個方面的內(nèi)容。

　　并明確標示出 “一、關于什么什么”、“二、關于什么什么”、“三、關于什么什么”……。

　　4 .集中概述法。

　　這種寫法類似于消息、簡訊。

　　即把會議概況，主要議題，會議共識、議定事項等，用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。

　　5.發(fā)言提要法。

　　這種寫法適用于征求各方面意見的會議或座談會。

　　即把會議上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。

　　一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號標注其單位、職務。

　　有時根據(jù)會議議題內(nèi)容，在發(fā)言人前冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人姓名。

　　這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。

　　大家可能還記得，在我講整理聊天記錄時，列舉了《公文“口吻”漫談》的例子。

　　如果作為會議紀要來看，它采用的寫法就是“發(fā)言提要法”。

　　上面，我介紹的會議紀要的五種寫法，是從便于教學的角度，根據(jù)一些例文總結(jié)出來的。

　　實際上還不止這五種。

　　理論總是灰色的，公文寫作的實踐總是綠色常青。

　　在寫作實踐中，許多會議紀要，往往是以一種寫法為主，參雜其它寫法;或是你中有我，我中有你。

　　因此，學員們既要學習借鑒掌握這些基本寫法，又要根據(jù)會議的實際情況、本單位實際情況，活學活用，適合采用那種寫法，就采用那種寫法。

　　就單位的實際情況來講，一般來說，當我們要寫會議紀要的時候，我們單位往往不是第一次寫會議紀要，我們個人也不是單位第一個寫會議紀要的人。

　　我們在動筆前，要翻閱一下以往的會議紀要，看看以往常用的格式、常用的寫法。

　　因為，以往常用的格式、常用的寫法，是單位的領導所習慣的。

　　我們要予以足夠的尊重和適應。

　　如果以往常用的格式、常用的寫法，符合現(xiàn)在公文的要求，我們就采用。

　　當然了，如果不符合，我們就按現(xiàn)在的要求來寫。

　　在理論上，沒有最好的寫法。

　　在實踐中，適合的就是最好的。

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