做好畢業(yè)生人事檔案管理工作淺析

　　導讀：畢業(yè)生人事檔案是由學籍檔案轉(zhuǎn)變而來，是指大中專生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該生的報道證，然后由學校將檔案移交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)，這時的學籍檔案就正式成為人事檔案,是畢業(yè)生個人信息的重要載體，它全面、準確地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管理好畢業(yè)生人事檔案，對于人才資源開發(fā)乃至經(jīng)濟發(fā)展都是十分重要的。通過宣傳教育，使各級領(lǐng)導認識到，一個不重視人事檔案管理的部門和單位，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認識的領(lǐng)導，就不可能更多地發(fā)現(xiàn)人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。

　　關(guān)鍵詞：畢業(yè)生，人事檔案，機制創(chuàng)新，信息資源

　　畢業(yè)生人事檔案是由學籍檔案轉(zhuǎn)變而來，是指大中專生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該生的報道證，然后由學校將檔案移交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)，這時的學籍檔案就正式成為人事檔案,是畢業(yè)生個人信息的重要載體，它全面、準確地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管理好畢業(yè)生人事檔案，對于人才資源開發(fā)乃至經(jīng)濟發(fā)展都是十分重要的。

　　一、畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題

　　畢業(yè)生人事檔案雖然重要，但是從目前大多數(shù)地方畢業(yè)生人事檔案管理工作來看，都存在著一定的問題。

　　(一)畢業(yè)生對人事檔案不夠重視

　　隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，“先審閱檔案后決定是否錄用”的用人方式被打破，并且隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，特別是組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認為人事檔案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等沒有人事主管權(quán)的單位就業(yè)的畢業(yè)生，更是忘記了自己的檔案，抱著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度，卻不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的錯誤認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用，也給組織人事部門的管理帶來了混亂。

　　(二)檔案管理手段相對落后

　　目前,許多地方檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔工序繁瑣復雜，加之每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡單的、重復性的勞動，使得檔案管理人員根本沒有時間和精力考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息。即使利用計算機管理，也僅限于名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力不能完全發(fā)揮出來，沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問題。

　　(三)檔案管理工作不規(guī)范

　　管理檔案的部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細則和工作制度，在執(zhí)行過程中也存在執(zhí)行不嚴格的現(xiàn)象，沒有把檔案材料及時歸檔，導致了許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，破壞了人事檔案的完整性;同時檔案管理人員在管理上流于形式，只當檔案“保管員”，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學�；蚪邮諘r間在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性。

　　(四)缺少專業(yè)的檔案管理人員

　　長期以來，由于對畢業(yè)生人事檔案的重要性認識不足，檔案意識不強，沒有充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人事人才工作和檔案事業(yè)中的地位和作用;對待檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”;管理人員不固定、不專業(yè)、不專職，一些檔案管理人員沒有檔案使用意識和參與意識，僅僅是“看門保管”式管理。

　　(五)檔案利用率不高

　　據(jù)國家人事部透露，在全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的330萬份人事檔案中，有60多萬份已與主人失去了聯(lián)系。中國人才交流協(xié)會也作過估測，在實現(xiàn)工作流動的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人、檔分離，要么徹底棄置。

　　二、做好畢業(yè)生人事檔案管理工作的對策

　　目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠遠跟不上市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐。為此，畢業(yè)生人事檔案管理部門應增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。論文發(fā)表。

　　(一)加強領(lǐng)導，完善制度，保證檔案質(zhì)量

　　1.明確領(lǐng)導。人事部門應加強對學生人事檔案工作的領(lǐng)導，成立“畢業(yè)生人事檔案工作領(lǐng)導小組”，并明確一名負責同志為組長，領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室，組長負責對畢業(yè)生人事檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查。

　　2.健全制度。結(jié)合當?shù)貙嶋H情況，建立了材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞;管理人員責任和移交材料歸檔等制度，規(guī)范檔案管理的利用;建立健全畢業(yè)生人事檔案管理的相關(guān)簿冊和工作規(guī)章制度，做到制度上墻，責任到人。

　　3.評比激勵。定期開展畢業(yè)生人事檔案管理工作評比活動，及時表揚先進，并對不足的提出建議，認真整改。

　　(二)強化宣傳，重視管理，明確檔案作用

　　1.端正領(lǐng)導對檔案管理工作重要性的認識。結(jié)合普法教育、人才資源開發(fā)工作與本地區(qū)、本單位人事檔案管理的實際，充分利用傳媒渠道，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發(fā)中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使各級領(lǐng)導認識到，一個不重視人事檔案管理的部門和單位，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認識的領(lǐng)導，就不可能更多地發(fā)現(xiàn)人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。

　　2.提高畢業(yè)生對人事檔案重要性的認識。開展對畢業(yè)生的教育，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的依據(jù)之一，是用人單位舉賢選能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要標準，即使不設(shè)人事檔案的單位也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

　　(三)穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)，加大綜合投入

　　1.穩(wěn)定檔案員隊伍。“打鐵還須自身硬”，為此，必須切實加強隊伍的自身建設(shè)。按照《檔案法》規(guī)定：每管理1000份檔案配備一員專職檔案員，嚴格實行執(zhí)業(yè)資格證書制度,把好隊伍的進口關(guān);不輕易調(diào)動他們的工作崗位，保持相對穩(wěn)定。制訂檔案人員的崗位職責，明確工作紀律、工作態(tài)度、業(yè)務能力等考核標準，堅持用活機制，兌現(xiàn)各種獎懲。落實人員津貼，提高他們的工作積極性。

　　2.加強自身學習。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。為此,要定期組織管檔人員學習、交流，探討業(yè)務知識、專業(yè)知識、現(xiàn)代化管理知識，以及新技術(shù)的學習和掌握。

　　3.強化業(yè)務指導。主動要求上級主管部門和專業(yè)檔案部門進行指導，并且多請示匯報。同時做好咨詢服務。論文發(fā)表。

　　4.落實必要經(jīng)費。每年在單位的財務預算中，設(shè)定專項資金用于檔案工作，確保檔案工作按時順利完成，并要解決庫房，添置檔案箱柜、空調(diào)、計算機及文檔一體化管理軟件，檔案整理裝訂用具等設(shè)備。

　　(四)與時俱進，更新手段，創(chuàng)新管理機制

　　1.分類歸檔管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。對畢業(yè)生的“棄檔”、“死檔”進行清理歸并。

　　2.信息化管理。建立畢業(yè)生人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施檔案動態(tài)管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機，通過相應技術(shù)處理，將文字、圖片甚至聲像資料變成數(shù)據(jù)資料，使畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。在此基礎(chǔ)上，要積極創(chuàng)造條件，同全國各地聯(lián)網(wǎng)，形成覆蓋全國追蹤性極強的個人電子檔案網(wǎng)絡(luò)，從根本上克服傳統(tǒng)人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

　　3.內(nèi)容更新管理。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補充進檔案內(nèi)容。重新組卷盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。

　　4.整理手段創(chuàng)新。改變部分材料的歸檔形式，改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。在這方面檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

　　(五)梳通渠道，開發(fā)信息，建立人才儲備庫

　　1.建立信息資源庫。通過對畢業(yè)生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映畢業(yè)生知識水平、實踐能力等方面的信息，統(tǒng)一輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業(yè)等為標題的多種檢索方式，建立專門的畢業(yè)生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。必定會為當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展提供更有力的人才保障。

　　2.梳通信息渠道。將人才儲備庫推向市場，形成地方的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。利用市場運作，使我市人才資源配置更為科學、合理。

　　(六)規(guī)范代理，提供服務，解除后顧之憂

　　1.成立機構(gòu)。將各級黨委組織部門或政府人事部門授予所屬人才流動服務機構(gòu)的人事檔案管理權(quán)收回，成立專門的全額撥款事業(yè)單位專門負責人事檔案管理工作，做到集中、統(tǒng)一和規(guī)范管理，在嚴格人事管理權(quán)限的基礎(chǔ)上對用人單位提供無償服務。

　　2.完善職能。論文發(fā)表。在保管的人事檔案中及時增加職業(yè)資格認證、職稱評定、職務升降、工作單位變動等方面的內(nèi)容，以增加其使用價值。

　　3.加大代理力度。隨著市場就業(yè)機制的實行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長，根據(jù)這種情況，應加大為廣大畢業(yè)生實行人事代理的力度，使人事代理成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。在繼續(xù)做好“個人代理”的基礎(chǔ)上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事代理政策，并制定對畢業(yè)生實行人事代理的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實行以學校為單位的“集體代理”，代理的內(nèi)容進一步完善，對畢業(yè)生的身份、轉(zhuǎn)正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。

　　總之，在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責任。我們將與時俱進、開拓創(chuàng)新，把畢業(yè)生人事檔案管理工作做得更好、更扎實。

　　參考文獻

　　1.劉淑杰《對加強高校干部人事檔案管理工作的思考》《決策探索》2007-03-28

　　2.董毓貴《淺談醫(yī)院人事檔案代理制度存在的問題及其對策》《淮海醫(yī)藥》2000 年 8 月第 23 卷 第 4 期

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