信息化背景的高校人事檔案管理分析論文

　　【摘要】高校人事檔案管理是高校對(duì)人才基本信息的管理，它涉及人員的隱私，是具有機(jī)密性的。隨著全球信息化，高校傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)面臨新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。由于人事檔案記錄著人員的基本信息，成了學(xué)校選拔人才首先需要的資料。目前在人事檔案管理工作上還存在著許多問(wèn)題，需要進(jìn)一步的完善與創(chuàng)新。

　　【關(guān)鍵詞】信息化；高校人事檔案管理；創(chuàng)新

　　在這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，高校的建設(shè)越來(lái)越重要，對(duì)人才的需求量也與日俱增，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中就顯得尤為重要。近年來(lái)，高校人事管理工作在進(jìn)行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，高校應(yīng)該采取新的相關(guān)措施來(lái)增強(qiáng)人事檔案管理者的素質(zhì)與能力，提高人事管理工作的質(zhì)量。

　　一、信息化背景下做好高校人事檔案管理工作的必要性

　　隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化已逐漸成為衡量一個(gè)國(guó)家綜合國(guó)力的標(biāo)志，也是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在這種信息化背景下，高校人事檔案管理工作有著極其重要的作用。它主要的內(nèi)容包括：將使用頻率較高的、重要的人事檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化保存，以方便日后的查閱和使用。增加人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模和容量。使高校人事檔案信息的存儲(chǔ)更為方便。此外，它能為高校的人才聘用提供有效的信息和依據(jù)。

　�。ㄒ唬�為高校人才的選拔提供參考。

　　隨著高校的建設(shè)發(fā)展，人才的流動(dòng)量加大，檔案信息也更為復(fù)雜。高校人事信息檔案的信息化，能夠使領(lǐng)導(dǎo)更為直接快捷地了解到相關(guān)人員各方面的信息。如對(duì)員工最基本的業(yè)務(wù)能力、興趣愛(ài)好、目標(biāo)追求、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)等做一個(gè)全方位的了解。

　　（二）高校人事檔案管理工作能有效促進(jìn)檔案信息的完整與準(zhǔn)確。

　　在信息化背景下，做好人事檔案管理工作可以及時(shí)更新各種數(shù)據(jù)、檔案信息，以確保信息更為準(zhǔn)確、完整。能夠快速地統(tǒng)計(jì)分析出各類(lèi)人事檔案信息，提高工作效率。

　　二、高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

　　（一）對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠、重視程度不夠。

　　在人事檔案管理工作中，很多工作人員認(rèn)為這只是一項(xiàng)輔助性的工作，并不能為高校的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。而高校也沒(méi)有對(duì)人事管理工作引起重視，忽視了其對(duì)人才選拔任用的重要性。或者有的管理員認(rèn)為，人事檔案只要沒(méi)有損壞、丟失、泄密，對(duì)工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對(duì)它的重視度。并且由于認(rèn)識(shí)上的不足，管理者并不重視對(duì)人事檔案管理工作，淡化了其地位和作用。

　�。ǘ�）管理模式還很落后，效率較低。

　　許多高校人事檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲(chǔ)存以紙質(zhì)為主。它也具有一定的優(yōu)勢(shì)，如利用范圍廣、適應(yīng)性較強(qiáng)、還可作為原始憑證。但紙質(zhì)文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲(chǔ)存起來(lái)不方便等。很多高校并沒(méi)有對(duì)此引起重視，沒(méi)有制定相關(guān)的崗位，明確管理人員的職責(zé)，缺乏完善的制度。而在材料的真實(shí)性等方面，工作人員也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格審查，造成了檔案的不完整以及失實(shí)等，對(duì)日后的各項(xiàng)工作的開(kāi)展帶來(lái)很大的麻煩。

　�。ㄈ�）缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)及管理人員。

　　在部分高校的人事管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視、資金的缺乏等種種原因，對(duì)專(zhuān)門(mén)的人事管理部門(mén)的設(shè)置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。高校沒(méi)有形成科學(xué)專(zhuān)業(yè)的人事管理隊(duì)伍，也不設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理員，而是隨便任用其他部門(mén)的人員兼職此項(xiàng)工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題。

　　三、信息化背景下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新

　�。ㄒ唬┨岣邔�(duì)人事檔案管理的重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作

　　的重要性。要了解到人事檔案管理的工作關(guān)系著高校對(duì)人才選拔的重要性，它對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著重要作用。人事部門(mén)可通過(guò)各種方式進(jìn)行傳播，加大宣傳的力度，提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教職工對(duì)它的重視。

　�。ǘ�）提高管理人員的素質(zhì)，改進(jìn)管理模式。

　　人事檔案管理人員自己要先重視這項(xiàng)工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，跟上時(shí)代的發(fā)展。

　�。ㄈ�）加大對(duì)人事檔案管理工作的人力物力投資。

　　對(duì)檔案管理工作給予物質(zhì)上的支撐，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的管理人員，保證人事管理工作順利進(jìn)行，解決檔案管理工作中財(cái)力方面的問(wèn)題。

　　四、結(jié)束語(yǔ)

　　總而言之，在信息化背景下，高校人事檔案管理工作對(duì)于高校的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學(xué)校選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，整合資源、提高認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進(jìn)行更加科學(xué)合理。這樣才能更好地促進(jìn)高校和社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。

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