城市規(guī)劃?rùn)n案管理策略探討論文

　　一、城市規(guī)劃管理審批檔案管理中存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┤狈�對(duì)檔案進(jìn)行管理的重視

　　在對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理時(shí)，管理者只是注重項(xiàng)目施工之前與施工期間的工作，想要縮短時(shí)間并提升進(jìn)度，能盡快完工，所以只是注重項(xiàng)目的建設(shè)而忽略了建設(shè)期間對(duì)項(xiàng)目檔案及資料的管理。部分城市規(guī)劃管理審批檔案在建設(shè)過(guò)程中，未安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理者及儲(chǔ)存檔案的場(chǎng)所；部分城市規(guī)劃管理審批檔案的檔案管理者流動(dòng)性強(qiáng)，且未經(jīng)培訓(xùn)，缺乏有關(guān)的檔案技能及知識(shí)，使得檔案的記錄、整理工作無(wú)法很好地進(jìn)行，致使在建項(xiàng)目沒(méi)有相關(guān)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案記錄。此外，查閱及應(yīng)用檔案期間，由于時(shí)常被人翻看和使用，就會(huì)給紙質(zhì)檔案帶來(lái)一定的破壞，更有部分初始資料沒(méi)有儲(chǔ)存在檔案部門(mén)中，給檔案的管理增加了困難，導(dǎo)致記錄不全面、跟蹤不到位[1]。

　　（二）缺乏管理檔案的有關(guān)制度

　　大多城市規(guī)劃管理審批檔案的管理制度都有環(huán)節(jié)繁雜、時(shí)間較長(zhǎng)、涵蓋范圍太廣等問(wèn)題，關(guān)系到建設(shè)、財(cái)務(wù)、招標(biāo)、會(huì)計(jì)等許多部門(mén)，而這些部門(mén)間又缺乏健全的記錄及管理在建項(xiàng)目檔案的相關(guān)制度，檔案管理的職責(zé)及范圍分配不確切，無(wú)法使用合理的管理手段及操作方法，也沒(méi)有執(zhí)行監(jiān)管、檢查等職責(zé)。不管是文字資料還是圖片、音頻等多種形式的檔案在記錄、整理期間都沒(méi)有一個(gè)既定的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有全面的管理制度。由于每個(gè)部門(mén)的檔案產(chǎn)生的時(shí)間不一致，檔案涉及的內(nèi)容也有差別，這給材料的全方位整理和記錄帶來(lái)了困難，很多檔案都分散到了不同工作者的手中，沒(méi)有合理制度進(jìn)行制約，致使對(duì)檔案管理與在建項(xiàng)目的進(jìn)度間產(chǎn)生了差距。

　�。ㄈ�）檔案的記錄不全面，建立不合理，提交不準(zhǔn)時(shí)

　　所有項(xiàng)目檔案都產(chǎn)生于建設(shè)與管理項(xiàng)目的過(guò)程中，是對(duì)各種有儲(chǔ)存價(jià)值的資料進(jìn)行的記錄。近些年，各大城市進(jìn)行的改擴(kuò)建越來(lái)越多，參與到建設(shè)中的有關(guān)部門(mén)很多都不注重對(duì)在建項(xiàng)目的檔案進(jìn)行管理。由于檔案存放的期限較久，部分資料在施工期間會(huì)有改變，如合約文件、監(jiān)測(cè)文件等。而且有些時(shí)候檔案管理者在進(jìn)行管理時(shí)沒(méi)有很好地歸類(lèi)并整理，亂丟亂放，致使相同性質(zhì)的檔案間沒(méi)有相應(yīng)的連接性，無(wú)法維持整體性、正確性、系統(tǒng)性，從而降低了檔案的作用及質(zhì)量。

　�。ㄋ模┕芾砣藛T意識(shí)落后

　　部分城市規(guī)劃管理審批檔案管理人員的思想觀念落后，對(duì)于城市規(guī)劃管理審批檔案管理的動(dòng)態(tài)認(rèn)識(shí)不足。此外，對(duì)城市規(guī)劃管理審批檔案的宣傳不足，導(dǎo)致很多城市的居民都不了解城市規(guī)劃管理審批檔案的意義。

　　二、城市規(guī)劃管理審批檔案的動(dòng)態(tài)管理策略

　　（一）政府應(yīng)加大動(dòng)態(tài)管理的重視程度，提升檔案管理的完整性

　　城市規(guī)劃管理審批檔案管理工作對(duì)于一個(gè)城市的行階段性的知識(shí)灌輸，在工作之余學(xué)習(xí)如何更好地工作。審批檔案管理對(duì)于信息資源管理方面要求比較嚴(yán)格，要求工作人員要有良好的綜合素質(zhì)以及道德修養(yǎng)。通過(guò)建立一個(gè)高素質(zhì)的城市規(guī)劃管理審批檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能更好地為城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理工作服務(wù)。

　�。ǘ�）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)管理中的控制

　　城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的具體實(shí)現(xiàn)依賴(lài)于基礎(chǔ)硬件設(shè)施的運(yùn)作，檔案動(dòng)態(tài)管理包括檔案資源共享與檔案信息交換兩個(gè)必要程序，利用網(wǎng)絡(luò)作為途徑，建立信息資源數(shù)字化系統(tǒng)，而檔案管理工作人員則對(duì)檔案文件的歸檔和鑒定進(jìn)行監(jiān)督，使得檔案及時(shí)歸檔并且保證檔案信息的規(guī)范和完整。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式對(duì)信息資料進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存以及資料的提取，而這些環(huán)節(jié)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)技術(shù)才能得以實(shí)現(xiàn)的。除此之外，還需要利用數(shù)據(jù)掃描儀、數(shù)據(jù)打印設(shè)備等硬件設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理，為城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理奠定基礎(chǔ)。此外，還需要加強(qiáng)審批的控制，許多工程項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)要進(jìn)入收件窗口，在這個(gè)過(guò)程之中，就會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的條形碼，這樣不僅能夠反映檔案內(nèi)容之間的聯(lián)系，還能進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，有利于管理。

　�。ㄈ�）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

　　城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理最關(guān)鍵的元素還是人的管理，要提高管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，建立專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，從工作能力、工作理念、道德品質(zhì)三個(gè)方面對(duì)管理人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行提升。城市規(guī)劃管理審批檔案管理是一份具有相當(dāng)大延續(xù)性的工作，所以對(duì)于管理人員而言要保證工作人員的穩(wěn)定。由于城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理所涉及到的知識(shí)較為廣泛，因此要對(duì)工作人員進(jìn)管理機(jī)制與管理標(biāo)準(zhǔn)的完善是城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的重要保障，城市規(guī)劃管理審批檔案管理范圍比較廣泛，包括城市建設(shè)中規(guī)劃、設(shè)計(jì)以及施工等各種檔案的管理，在對(duì)城市規(guī)劃管理審批檔案的管理過(guò)程中必須有規(guī)范化的管理程序，而動(dòng)態(tài)的管理工作中更是涉及到更多高端的技術(shù)和管理方法，這對(duì)管理人員在工作中的協(xié)調(diào)配合能力有著更高的要求，城市規(guī)劃管理中審批檔案管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)管理過(guò)程中的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以落實(shí)，讓動(dòng)態(tài)管理中的分工協(xié)作與技術(shù)運(yùn)用有著統(tǒng)一的規(guī)范。使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備同紙質(zhì)型檔案之間相關(guān)聯(lián)，并形成一種對(duì)應(yīng)的文件格式、檔案模塊、文件種類(lèi)，合理科學(xué)地記錄、查找、儲(chǔ)存并管理與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的檔案，確保這些檔案的準(zhǔn)確性、全面性及長(zhǎng)時(shí)間的可讀性。同時(shí)，還應(yīng)增強(qiáng)安全方面的管理，可設(shè)置一定的查閱權(quán)限、密碼等，避免對(duì)檔案與電子檔案中的有關(guān)內(nèi)容及材料進(jìn)行隨便改變。新時(shí)期對(duì)城市規(guī)劃管理審批檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理已經(jīng)勢(shì)在必行，將城市規(guī)劃管理審批檔案的動(dòng)態(tài)管理工作做好，必須要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)加以合理地利用。工作人員在與城市規(guī)劃管理審批檔案的動(dòng)態(tài)建設(shè)需求相適應(yīng)的同時(shí)，還需要增強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的學(xué)習(xí)，以促進(jìn)城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理工作更加平穩(wěn)快速的運(yùn)行。

　�。ㄋ模┮�(guī)范審批檔案的動(dòng)態(tài)管理

　　重要程度是不可忽視的，城市審批檔案管理部門(mén)應(yīng)該創(chuàng)新宣傳手段、加大宣傳力度，與當(dāng)?shù)卣�府進(jìn)行有效溝通，獲得政府的關(guān)注與支持，以加大對(duì)城市規(guī)劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的經(jīng)費(fèi)投入。要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理必須解決管理硬件設(shè)施上的問(wèn)題，比如修建城市建設(shè)檔案館以及建立檔案動(dòng)態(tài)管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，增加對(duì)科研項(xiàng)目的資金與人力資源的投入，將城市規(guī)劃管理審批檔案工作的支出納入當(dāng)?shù)卣�府的�?cái)政預(yù)算當(dāng)中[2]。除此之外，需要加強(qiáng)前端控制，完善歸檔制度，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式，將審批作為重要內(nèi)容之一。在文件的形成過(guò)程之中，需要將相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)用其中，協(xié)調(diào)好各部門(mén)之間的關(guān)系，充分發(fā)揮好政府在城市規(guī)劃管理中的作用。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]李玲.規(guī)劃審批檔案及其動(dòng)態(tài)管理研究[J].中國(guó)管理動(dòng)態(tài)，2015（18）：200.

　　[2]李新民，張國(guó)強(qiáng).城鄉(xiāng)規(guī)劃管理審批檔案的日常管理[J].城市規(guī)劃管理審批檔案，2013（1）：9-10.

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