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試論檔案管理的信息化建設(shè)
在新時期,隨著學校辦學規(guī)模的不斷擴大、教育質(zhì)量不斷提升,高校的檔案管理工作應該主動適應新形勢的發(fā)展要求,更好地為高校教學、科研和黨政管理服務(wù)。針對當前檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題,制定應對措施,高校檔案管理工作應以科學發(fā)展觀為指導,進一步提高認識,優(yōu)化模式,創(chuàng)新機制,強化隊伍,努力促進高校檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化。下面是小編為大家整理的關(guān)于檔案管理的信息化建設(shè)的論文。歡迎大家借鑒!
摘要:知識經(jīng)濟時代，檔案管理作為一種知識管理.在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用�，F(xiàn)今，信息化技術(shù)也為檔案管理的發(fā)展提供了技術(shù)支持。本文從檔案管理信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，探討其加強其信息化建設(shè)的一些途徑。
關(guān)鍵詞:檔案 檔案管理 信息化
1、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀
檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。
檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理.二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下薄礎(chǔ)。檔案管理活動與其它文獻管理活動樣、包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。
隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，在實際工作中，檔案管理與社會的進步、要求相比，仍然存在很大的問題，表現(xiàn)在二檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊伍不穩(wěn)定;領(lǐng)導重視不夠.檔案意識不強經(jīng)費不足、設(shè)備不全、硬件條件差，管理摸式呆板以及宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面
2、檔案管理信息化建設(shè)的重要性
檔案信息化體系由基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應用系統(tǒng)建設(shè)、標誰規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)五個方面構(gòu)成，其中尤為重要的是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)兩項內(nèi)容。檔案管理信息化建設(shè)的重要性主要體現(xiàn)如下
(l)檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作;
(2)決策的及時正確管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證
(3)檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。
3、檔案管理信息化建設(shè)的制約因素
《中華人民共和國檔案法》實施以來，廣大檔案工作者依據(jù)《檔案法》，依法治檔，取得了很大的成績，隨著信息化技術(shù)的不斷提高，其在檔案管理中的建設(shè)的也遇到了不少的阻礙。
(1)員工素質(zhì)偏低，待遇較差，阻礙了先進伎術(shù)在檔案管理中的運用。對檔案管理人員的專業(yè)技能也要求既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復合型人才，而目前我國的檔案管理人員中，尤其在基層檔案館，極度缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術(shù)的復合型人才，這使得人員素質(zhì)成為制約先進枝術(shù)應用的重要因素。
(2)檔案信息系統(tǒng)的安全問題成為檔案晉理信息化建設(shè)順利發(fā)展的重要因素。檔案信良的系統(tǒng)女全主要體現(xiàn)在電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)的安全、檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全、電子檔案ax:體介質(zhì)的安全等方面，已可能受到人為因素或存儲介質(zhì)的影響而產(chǎn)生一系列問題，直接影響著企業(yè)信息化和企業(yè)檔案信息化的進程。
(3)如今條件下的檔案信息的開發(fā)利用不足極大的阻礙了檔案信息價值的發(fā)揮�，F(xiàn)代科技與生產(chǎn)的發(fā)展導致了檔案信息的爆炸式增長，同時由干檔案信息一般具有累加性，這些原因形成了現(xiàn)在海量的檔案信息數(shù)據(jù)。但目前我國對檔案信息的利用大多還處在初級階段只是進行簡單的查詢檢素，未對檔案信息進行深層次的開發(fā)利用，因此檔案信息所承載的資源還需要進一步挖掘。
(4)在檔案管理的信息化建設(shè)上，領(lǐng)導重視不夠。在當今以經(jīng)濟建設(shè)為中心的新時期，各級領(lǐng)導對檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識淡薄，不像對待經(jīng)濟建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。
4、檔案管理信息化建設(shè)的具體途徑
(1)調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，下大力氣提高員工素質(zhì)。在當前狀況下，我國各檔案管理機構(gòu)可以通過引進與培養(yǎng)和結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)對急需人才和高端人才加以引進，對現(xiàn)有管理人才通過培訓、在崗自學等方式進行培養(yǎng)，建眾一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的復合型檔案管理人才隊伍，能夠適應檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等間題。
(2)確保檔案信息的安全性和完整性口信息安全管理是企業(yè)檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。
第一，安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護計算機系統(tǒng)的物理安全。硬件方面的問題可以通過技術(shù)于段來解決，在選擇、設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮到系統(tǒng)的安奈性把它作為一個重要的指標:第二，大中型企業(yè)的檔案信息化管理應使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)建網(wǎng)時就應實行物理隔離，以保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。還可通過數(shù)據(jù)庫加密、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等手段保護計算機數(shù)據(jù)安全第氣，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中針對檔案信.息系統(tǒng)實施等級保護的方法，通過企業(yè)物流、信息流運動中的重要性、完整性保密性及這此屬性消失之后可能造成的損失，確定其應有的安全等級和信息安全要求，然后根據(jù)劃分的信息安全要求確定信息系統(tǒng)是否在安全允許范圍內(nèi)運行，防止未受權(quán)者進行違規(guī)操作。
(3)重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。檔案管理信息化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通過計算機技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應用，改變原有的手工作業(yè)管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業(yè)務(wù)流程的重組有其必要性:
第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結(jié)合，實現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪出各類統(tǒng)計報表第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實現(xiàn)白動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行查閱和對外提供服務(wù)第三，檔案指導、編研下作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進行有效重組，以適應變革的要求
綜上所述，在新的環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管，更多的還要了解用戶的需求，擴大服務(wù)內(nèi)容，利用信息技術(shù)全方位地向公司展示員工資源真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。
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