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信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理在企業(yè)中地位與作用的思考
導(dǎo)讀：隨著信息化技術(shù)的普及。企業(yè)檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)同時(shí)也面臨前所未有的機(jī)遇。企業(yè)檔案管理，信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理在企業(yè)中地位與作用的思考。
關(guān)鍵詞：信息化，企業(yè)檔案管理
前言：在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)同時(shí)也面臨前所未有的機(jī)遇，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)完全不適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)發(fā)展需要，保持傳統(tǒng)工作模式的檔案機(jī)構(gòu)將被企業(yè)弱化同時(shí)阻礙企業(yè)的發(fā)展;另一方面，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理在企業(yè)中確立重要地位提供了技術(shù)條件，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)將滲入到企業(yè)的各個(gè)層面，為企業(yè)服務(wù)，從而成為企業(yè)的靈魂。本文試圖對(duì)當(dāng)今檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上從檔案學(xué)理論入手，逐步確立信息時(shí)代企業(yè)檔案在企業(yè)活動(dòng)的中的地位和作用。
1.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析
在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景之下，隨著企業(yè)市場化改革的深入和國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，企業(yè)管理對(duì)檔案信息的迫切需求與檔案管理模式的陳舊以及信息資源開發(fā)手段的落后之間的矛盾越來越突出，從而造成企業(yè)檔案工作備受冷落，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面[1]：
1.1觀念落后
從企業(yè)決策部門來看，對(duì)檔案部門在企業(yè)中的地位認(rèn)識(shí)不足，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來直接的效益，從而不愿意投入加強(qiáng)檔案部門建設(shè)。
1.2職能弱化
從檔案部門自身來看，有重藏輕用的傳統(tǒng)，將大部分精力放在收集、鑒定、整理、保管等業(yè)務(wù)上，注重保管企業(yè)的歷史記錄，忽視積極主動(dòng)地為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。
1.3硬件管理水平低
從企業(yè)各個(gè)部門來看，隨著信息化技術(shù)的普及，電子文件大量涌現(xiàn)，在檔案工作信息化程度低的情況下，對(duì)檔案管理部門的依賴程度逐漸降低，造成大量電子文檔的歸檔和管理的缺失，最終結(jié)果是使企業(yè)各個(gè)部門缺少了交流的渠道，使企業(yè)變得如一盤散沙。
綜合以上企業(yè)檔案管理的問題，觀念落后是主要的原因，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在新的歷史時(shí)代的重要性，從而缺少對(duì)檔案部門的投入，使檔案部門人才資金缺乏，起不到企業(yè)檔案部門在企業(yè)活動(dòng)中的核心作用。
2.檔案學(xué)結(jié)構(gòu)理論中檔案的新內(nèi)涵
為了找到信息化時(shí)代檔案工作新的內(nèi)涵，我們從檔案學(xué)理論為起點(diǎn)來探討。
2.1 檔案的結(jié)構(gòu)理論
石滸攏在《檔案哲學(xué)》一書中，將“結(jié)構(gòu)”方法引入了檔案學(xué)理論，使 “檔案的結(jié)構(gòu)”作為檔案屬性、功能和本質(zhì)的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)，但他只是應(yīng)用“結(jié)構(gòu)”方法分析了檔案工作系統(tǒng)。博士論文，企業(yè)檔案管理。2004年劉新安教授撰文提出了“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”的檔案結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)，使檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)實(shí)在地成為了檔案認(rèn)識(shí)和檔案學(xué)理論研究的課題。
2.2檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成
檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成是對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的一種嶄新認(rèn)識(shí)，其主要觀點(diǎn)是：檔案是由“文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成的。無論是“文件實(shí)體集合”，還是“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，它們都是檔案形成過程中所產(chǎn)生的物質(zhì)實(shí)體:但此時(shí)單有“文件實(shí)體集合”或“檔案歷史聯(lián)系的記錄”都不能再構(gòu)成完整的檔案。用公式表示即：
檔案=文件的實(shí)體集合，檔案歷史聯(lián)系的記錄。
其示意模型如圖1所示。
2.3 結(jié)構(gòu)理論對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的詮釋
在紙質(zhì)檔案整理中，作為檔案的“文件實(shí)體集合”本身包含著“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，雖然這種檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)非常簡單，但它的根本缺陷就在于，文件之間的歷史關(guān)系本身是多維的，雖然利用文件實(shí)體排序能夠記錄文件之間的歷史關(guān)系，但由于文件實(shí)體只能進(jìn)行線性排序的特征，所以它只能一維地記錄文件之間的歷史關(guān)系。
2.4結(jié)構(gòu)理論對(duì)信息化時(shí)代檔案管理的詮釋
“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”發(fā)現(xiàn)電子檔案不但是物質(zhì)的實(shí)體，而且是由“文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實(shí)體構(gòu)成的物質(zhì)，由此充分證明了電子檔案也是物質(zhì)的實(shí)體，使電子檔案阪依了“檔案是物質(zhì)實(shí)體”的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，只要我們?cè)噲D消除對(duì)電子檔案物質(zhì)屬性的疑惑，在這個(gè)過程中遲早都會(huì)發(fā)現(xiàn)“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”的存在。因?yàn)殡娮訖n案只能以物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成的形式存在。博士論文，企業(yè)檔案管理。
3.信息化時(shí)代檔案管理工作新思路
基于以上檔案結(jié)構(gòu)理論，檔案工作在信息化時(shí)代的內(nèi)涵必將在信息技術(shù)的逐漸成熟發(fā)生深刻地轉(zhuǎn)變，從而給企業(yè)檔案工作提出新的思路。這些轉(zhuǎn)變主要發(fā)生在以下幾個(gè)方面：
3.1檔案工作的重心從實(shí)體向信息偏移
基于檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成理論形成了“檔案實(shí)體管理”和“檔案信息整理”兩個(gè)檔案管理活動(dòng)整合而成的二元檔案實(shí)踐體系。
在傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐中，檔案的實(shí)體整理顯得尤為重要。所謂“檔案實(shí)體管理”是以檔案實(shí)體集合為對(duì)象所形成的檔案實(shí)踐，“其管理的結(jié)果涉及到檔案實(shí)體物理位置的變化”。而實(shí)際上，檔案實(shí)體管理是對(duì)檔案的一個(gè)物流控制過程。在傳統(tǒng)手工條件下，對(duì)紙質(zhì)檔案的整理是一種利用文件實(shí)體的排序，記錄文件之間歷史關(guān)系的技術(shù)實(shí)踐。也就是說，在傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理實(shí)踐中，包含著對(duì)“文件之間歷史關(guān)系”的“信息處理”，“檔案實(shí)體整理”和“檔案歷史聯(lián)系的信息整理”是渾然一體、同步進(jìn)行的。我們根本無法將“檔案歷史聯(lián)系的信息整理”從“檔案實(shí)體整理”中剝離出來，成為兩個(gè)相互分離的實(shí)踐過程。因此，包含著“檔案歷史信息整理”的傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理的地位高于檔案一般信息的整理實(shí)踐，成為傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐的關(guān)鍵。
以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)的發(fā)展給檔案整理實(shí)踐活動(dòng)帶來了不小的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案思想無法應(yīng)對(duì)電子信息時(shí)代的檔案數(shù)字化問題，而檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成理論這種思想，將“檔案歷史聯(lián)系的記錄”從“文件實(shí)體集合”中完全剝離出來，成為獨(dú)立存在的歷史信息，同時(shí)這一部分的檔案實(shí)踐也相應(yīng)地從傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理中分離出來，形成獨(dú)立的檔案歷史信息的整理實(shí)踐。檔案的實(shí)體管理活動(dòng)不再包含檔案歷史聯(lián)系的信息整理，其地位必將有所弱化。在電子信息為基礎(chǔ)的檔案管理工作中，“檔案實(shí)體管理”工作較以前簡單了很多，文件實(shí)體進(jìn)行排序只要保持“文件實(shí)體集合”的完整性和真實(shí)性，為日后的工作提供必要的、原始的憑證即可。而分離出來的“檔案歷史信息的整理”就顯得尤為重要，可以利用虛擬整理技術(shù)[4]，對(duì)檔案的歷史聯(lián)系信息進(jìn)行多維的整理，形成完整的歷史聯(lián)系的記錄，從而真實(shí)地反映檔案所記錄的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。這樣，以“檔案歷史信息整理”為核心的“檔案信息整理”將成為二元檔案實(shí)踐體系的核心。
相信檔案事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)將很快從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件的形成過程，從文件實(shí)體的整理、編目和保管轉(zhuǎn)向了解信息系統(tǒng)和形成者的相關(guān)文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系。
換言之，現(xiàn)代檔案實(shí)踐的重心將由“檔案實(shí)體管理”向以“檔案歷史聯(lián)系的記錄”為核心的“檔案信息整理”偏移。博士論文，企業(yè)檔案管理。
3.2檔案整理原則從一維的來源原則向多維的歷史原則發(fā)展
在現(xiàn)代檔案學(xué)理論內(nèi)核中，隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展，檔案歷史聯(lián)系整理原則的內(nèi)涵從來源原則發(fā)展為歷史原則。其原因如下：
傳統(tǒng)檔案整理主要體現(xiàn)在“實(shí)體整理”，是一種利用文件實(shí)體的排序來記錄檔案歷史聯(lián)系的工作，這種整理受文件實(shí)體排序的巨大約束，只能選擇 “來源”特征作為文件實(shí)體排序的根據(jù)，從而使經(jīng)典檔案學(xué)理論相應(yīng)地形成了一個(gè)只能利用“來源”特征來保持文件之間歷史關(guān)系的原則，即來源原則。博士論文，企業(yè)檔案管理。但是“來源原則”與經(jīng)典檔案學(xué)提出的“檔案整理必須最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系”相互矛盾，所以在來源原則指導(dǎo)下所形成的檔案并不能完整地記錄歷史。
當(dāng)電子文件出現(xiàn)后，對(duì)電子文件實(shí)體進(jìn)行排列已經(jīng)失去意義，虛擬整理技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。檔案歷史聯(lián)系的虛擬整理是一種與文件實(shí)體排序無關(guān)的技術(shù)，它不再利用文件的實(shí)體排列順序來記錄檔案的歷史聯(lián)系，而是利用一個(gè)獨(dú)立的檔案歷史聯(lián)系信息系統(tǒng)，來記錄、固化和揭示檔案歷史聯(lián)系的技術(shù)。博士論文，企業(yè)檔案管理。當(dāng)歷史聯(lián)系的記錄脫離文件實(shí)體排列后，人們就能同時(shí)根據(jù)文件之間歷史關(guān)系的多個(gè)特征，形成檔案歷史聯(lián)系的記錄。這樣，檔案歷史聯(lián)系的記錄從一維發(fā)展到多維，相應(yīng)地，檔案整理的原則也從原來的一維來源原則，過渡到更為復(fù)雜的多維歷史原則。
3.3檔案的價(jià)值從憑證價(jià)值向記錄歷史的文化價(jià)值發(fā)展
檔案的憑證價(jià)值，是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點(diǎn)。長久以來，檔案作為對(duì)歷史事實(shí)的證據(jù)，是檔案利用工作中最常見的現(xiàn)象，檔案的一切作用都來源或衍生于憑證作用。
基于檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成理論，文件實(shí)體的集合使我們能夠獲得事件的內(nèi)容，而檔案歷史聯(lián)系整理則使文件實(shí)體獲得事件的關(guān)聯(lián)。博士論文，企業(yè)檔案管理。當(dāng)檔案物質(zhì)實(shí)體雙重形態(tài)形成后，歷史聯(lián)系的記錄從文件實(shí)體集合中獨(dú)立出來，從而可以對(duì)文件實(shí)體集合進(jìn)行多維的歷史聯(lián)系整理，形成多維的歷史聯(lián)系的記錄。這樣，讀者在閱讀檔案的過程中，就能依照檔案人員記錄下的“多維的歷史聯(lián)系”，將一份份文件的內(nèi)容連接成為一部真實(shí)而完整的歷史。檔案實(shí)踐也由經(jīng)典檔案學(xué)時(shí)代的對(duì)某一事件的憑證轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)歷史的憑證。相應(yīng)地，檔案的價(jià)值也從經(jīng)典檔案學(xué)的憑證價(jià)值上升為歷史文化價(jià)值。
4.企業(yè)檔案部門應(yīng)該成為企業(yè)的核心靈魂
從信息化背景下檔案工作內(nèi)涵的擴(kuò)展，可見檔案工作從簡單的文檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的管理和挖掘，這個(gè)檔案信息包括檔案本身的信息和檔案實(shí)體之間的歷史聯(lián)系，從而使檔案使企業(yè)檔案部門看到了自己可以承擔(dān)的職責(zé)，有理由相信企業(yè)檔案部門完全應(yīng)該成為企業(yè)的核心靈魂。
4.1 企業(yè)檔案部門變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)成為各個(gè)部門的溝通橋梁
由于信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)檔案部門與企業(yè)各個(gè)部門的信息交流更加便利了，同時(shí)，檔案部門在管理檔案的同時(shí)，進(jìn)一步挖掘檔案內(nèi)部的信息以及它們之間的聯(lián)系，提供給企業(yè)各個(gè)部門，企業(yè)檔案工作從傳統(tǒng)的管理工作擴(kuò)展到為企業(yè)各個(gè)部門的主動(dòng)服務(wù)，各個(gè)部門通過檔案部門可以了解其他部門的有價(jià)值的信息，促進(jìn)了各個(gè)部門信息的交流和溝通，其工作模式如圖2所示。4.2 企業(yè)檔案部門掌握企業(yè)所有的信息
企業(yè)檔案部門承擔(dān)著記錄企業(yè)發(fā)展活動(dòng)中的歷史記錄，這些檔案記錄是企業(yè)內(nèi)部寶貴的財(cái)富，在傳統(tǒng)的檔案保管思路下，這些檔案記錄起不到應(yīng)有的作用，依靠信息技術(shù)的發(fā)展，檔案部門從繁重的整理工作中解放出來，可以對(duì)這些歷史檔案進(jìn)行多維度的挖掘，這些工作將這完全不同于情報(bào)部門和圖書資料部門，決定了企業(yè)檔案部門其在企業(yè)活動(dòng)中的關(guān)鍵地位。
4.3 企業(yè)檔案部門是企業(yè)文化的發(fā)起者
當(dāng)企業(yè)檔案的價(jià)值也從經(jīng)典檔案學(xué)的憑證價(jià)值上升為歷史文化價(jià)值，則其對(duì)企業(yè)文化產(chǎn)生決定性的作用。企業(yè)文化是指一個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的管理思想、經(jīng)營理念、價(jià)值觀念、行為規(guī)范和企業(yè)精神的總和。企業(yè)檔案和企業(yè)文化均產(chǎn)生于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程，兩者之間存在著緊密的聯(lián)系。
4.3.1企業(yè)文化植根于企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動(dòng)力。新的事物記載了新的檔案，新的檔案賦予企業(yè)新的文化。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該在管理好企業(yè)檔案的同時(shí)，認(rèn)真研究和挖掘蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的文化思想，積極收集與企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)的企業(yè)檔案，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)文化建設(shè)過程中大顯身手，并使企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)相互促進(jìn)，相互補(bǔ)充，共同推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
4.3.2 企業(yè)檔案是企業(yè)的文化財(cái)富，管理好企業(yè)檔案就是管理好企業(yè)文化并且服務(wù)于企業(yè)。企業(yè)文化的傳播與記載依賴于企業(yè)檔案，沒有企業(yè)檔案，企業(yè)文化建設(shè)就難于持久和有生命力。就企業(yè)檔案的內(nèi)容而言，其本身就是一種企業(yè)文化現(xiàn)象，它可以應(yīng)用于企業(yè)文化建設(shè)，同時(shí)也進(jìn)一步豐富了檔案利用學(xué)的內(nèi)容。
具備了新的使命的企業(yè)檔案部門將成為企業(yè)文化的發(fā)起者。
5.結(jié)論
傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應(yīng)外部環(huán)境的變化、走出當(dāng)前面臨的困境，僅僅進(jìn)行細(xì)枝末葉的修修補(bǔ)補(bǔ)已經(jīng)無濟(jì)于事，唯有進(jìn)行根本性的變革和創(chuàng)新，從關(guān)注對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)的管理。檔案管理應(yīng)該由被動(dòng)的、單一的、滯后的服務(wù)，轉(zhuǎn)變成前端、全過程的融入企業(yè)的核心活動(dòng)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤最大化服務(wù)，為提升企業(yè)核心競爭力服務(wù)。企業(yè)檔案部門完全可以成為企業(yè)的核心靈魂，而且它也必須是，企業(yè)應(yīng)該從長遠(yuǎn)的觀點(diǎn)來看待檔案部門的地位和作用，相信隨著信息化技術(shù)的逐漸成熟，企業(yè)檔案部門的核心靈魂作用將更加明顯。
參考文獻(xiàn)：
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