淺談事業(yè)單位電算化后會計檔案的管理論文

　　進(jìn)入 21 世紀(jì)以來，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，我國事業(yè)單位基本上都實現(xiàn)了會計電算化管理，利用信息手段開展會計核算已經(jīng)成為了大勢所趨。會計電算化不僅有助于提高數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性，為單位提供更全面的信息，還有助于提升工作效率和工作質(zhì)量，節(jié)約時間，完善管理水平。當(dāng)然，會計電算化的應(yīng)用也對會計檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會計資料的丟失，且不易于保管。新的檔案管理策略能夠彌補(bǔ)以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應(yīng)用過程中還存在很多不足，單位檔案保管者對其的重視度不夠，且制度規(guī)章不健全。下面我們就結(jié)合實際，談?wù)勛钣行У臅�計檔案管理對策，做好資料管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

　　一、事業(yè)單位實施電算化后會計檔案的主要特征

　　第一，會計電算化檔案存儲的范圍更加廣闊。傳統(tǒng)的手工會計記賬方式得到的檔案一般只有紙質(zhì)形式一種，而會計電算化實施后的會計檔案存儲范圍更為廣闊，其中既包括儲存在計算機(jī)硬盤上的數(shù)據(jù)，也包括磁性介質(zhì)中包含的會計數(shù)據(jù)。

　　第二，會計電算化檔案保管難度更大。由于會計電算化是運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行的數(shù)據(jù)計算，電腦較為容易出現(xiàn)故障，因此數(shù)據(jù)資料不僅要保存的計算機(jī)中，還要存儲在磁性介質(zhì)或其他硬盤上，并保證定期進(jìn)行清理。這就要求它對保管者的能力具有更高的要求。

　　第三，會計電算化檔案管理對完整性和安全性具有更高的要求。采用會計電算化管理方式，就必須將會計資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲，光盤和磁性介質(zhì)上都要有會計資料，這就要求電子數(shù)據(jù)要有不可修改和無法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，存儲在硬盤上的數(shù)據(jù)在沒有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下也不得隨意復(fù)制，且資料硬盤和磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有更高的要求。所以，其對檔案保管人員的技術(shù)具有更高的要求，要防火、防潮、防銷毀、防病毒，這就對安全性提出了更高的要求。

　　第四，會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。過去的手動自動化會計檔案形式具有直觀性和清晰性，存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對環(huán)境的要求更高。

　　二、事業(yè)單位電算化后會計檔案管理存在的主要問題

　　首先，會計檔案管理制度不健全。事業(yè)單位電算化后的會計檔案管理內(nèi)容更加多樣化，缺少完善制度規(guī)范的檔案管理方式一定會造成檔案的混亂性，不利于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確獲取。與此同時，缺少制度規(guī)范的會計電算化檔案管理，還會降低管理效率，使得檔案庫房管理達(dá)不到單位要求，且容易發(fā)生丟失、破壞現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)資料外流。

　　其次，對會計電算化檔案管理的重視度不夠。會計電算化后的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統(tǒng)手動管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對電算化下的檔案新形式缺乏認(rèn)識，不了解它的主要構(gòu)成，且缺少管理經(jīng)驗。很多管理人員將檔案管理等同于會計報表的輸出、入入工作，認(rèn)為只要做好會計憑證就算完成了管理任務(wù)。他們沒有從本質(zhì)上明確了解會計電算化的實質(zhì)意義，對電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，存儲在磁盤等介質(zhì)上的資料很容易丟失，過去的檔案記錄也沒有及時歸類處理，不利于今后對數(shù)據(jù)的查詢。此外，由于重視度的缺乏，還會出現(xiàn)疏于管理的情形，導(dǎo)致人為破壞現(xiàn)象的發(fā)生或病毒入侵，對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行破壞。

　　再次，某些打印輸出的會計檔案達(dá)不到保存期限的要求。事業(yè)單位會計資料的保管需要滿足一定的保管期限要求，但是據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)很多使用會計電算化的事業(yè)單位在單位憑證的打印中采用的是針式打印方法，會計資料容易出現(xiàn)褪色現(xiàn)象，很難保存到規(guī)定的日期。

　　最后，會計檔案管理者的素質(zhì)能力有待進(jìn)一步提高�，F(xiàn)如今，現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備的使用數(shù)量逐年增多，這也對會計檔案管理者的素質(zhì)能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會計技能，又具備優(yōu)秀管理能力的人才相對匱乏，他們的素質(zhì)能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會計檔案管理工作順利開展的重要原因。

　　三、事業(yè)單位實施電算化后會計檔案管理的有效對策

　　在上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了事業(yè)單位實施電算化會計檔案管理后存在的主要問題。針對這些弊端，我們一定要找到切實可行的對策予以完善，提高檔案管理的有效性。

　　(一)健全完善電算化會計檔案管理制度

　　俗話說“沒有規(guī)矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎(chǔ)，會計電算化實施后的檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，對制度的規(guī)范要求也更高。針對檔案管理的新特點，事業(yè)單位要制定完善的管理規(guī)章，根據(jù)單位會計資料的實際情況，具體歸納制度方法，將檔案進(jìn)行歸檔保管，并完善具體的管理內(nèi)容、資料分類方式、備份存儲資料、檔案維護(hù)日期等等。與此同時，還要嚴(yán)格落實崗位責(zé)任制，明確每個管理者的主要職能，避免出現(xiàn)問題互相推諉的現(xiàn)象發(fā)生，切實提高檔案管理的有效性。

　　(二)提升檔案管理人員對電算化后檔案管理的認(rèn)識度

　　實施電算化后的檔案管理形式與過去的手動化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對其的認(rèn)識度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，改變以往只注重紙質(zhì)資料管理的情況，加強(qiáng)對電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數(shù)量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運(yùn)用到實際工作中，完善硬件和軟件設(shè)施，建立專門的電子檔案管理部門，配備監(jiān)控設(shè)備，對軟件系統(tǒng)進(jìn)行及時的更新應(yīng)用和升級。與此同時，事業(yè)單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確了解自身工作的重要性，從而提高他們的認(rèn)識水平。

　　(三)采用定期檢查手段開展檔案管理

　　電算化后的會計檔案資料涉及到的內(nèi)容眾多，由于計算機(jī)自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成數(shù)據(jù)資料的丟失，存儲在磁性介質(zhì)上的檔案內(nèi)容也容易流失。為了避免出現(xiàn)檔案遺失或隨意被篡改的現(xiàn)象，事業(yè)單位一定要采取有效措施加強(qiáng)對檔案進(jìn)行管理和檢查，選擇質(zhì)量好的硬件保存資料，將磁盤放在防潮、防熱、防塵的環(huán)境下予以保管，并定期安排專人進(jìn)行檢查。

　　(四)對檔案管理者的素質(zhì)能力予以提高

　　事業(yè)單位在實施檔案管理過程中一定要堅持提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，發(fā)揮他們的巨大作用，從根本上加強(qiáng)管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會計知識和管理能力的人才上崗，定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并派遣有潛力的年輕人對外進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高他們的綜合能力，促進(jìn)檔案管理能力的提升。

　　四、結(jié)語

　　在社會主義信息技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，采用電算化技術(shù)實施會計管理已經(jīng)成為了大勢所趨。以往的手動化檔案管理對管理者的能力水平要求不高，新的檔案管理形式則相反。檔案管理者一定要找到傳統(tǒng)模式中存在的弊端，提高對新的檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識度，健全相關(guān)的制度體系，逐步提升自身素質(zhì)，并完善管理條例，避免檔案資料的丟失和泄漏，為我國電算化后的會計檔案管理能力的提高奠定堅實的基礎(chǔ)。

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