人事代理機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題與對策論文

　　摘 要：為促進(jìn)企業(yè)人事管理事務(wù)的社會化，1995年12月我國人事部正式提出推行人事代理制，使之規(guī)范化、法制化。在當(dāng)時即預(yù)示了人事代理制度將推動人才的產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程，最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)。同時，在改革開放的大環(huán)境下，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，眾多合資、民營企業(yè)的蓬勃發(fā)展，不僅為人們提供了更多的就業(yè)機(jī)會，同時也增加了工作更替的次數(shù)，增強了人員的流動性，這些變化都有效地推動了人事代理制度的較快發(fā)展，并且成功地催生出一批人事代理機(jī)構(gòu)。人事代理制度的實施，為建立適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的用人制度提供了良好的平臺;而人事代理機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)，也使長期存在于企業(yè)中的人員的任免、工作職責(zé)的劃定等問題都得到了良好的解決，并且為人員的流動提供了一定的保障。

　　關(guān)鍵詞：

　　一、人事檔案與人事檔案代理機(jī)構(gòu)

　　(一)人事檔案

　　人事檔案是人事(勞動)管理部門，根據(jù)人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來以備查考的反應(yīng)員工個人經(jīng)歷、德才情況、工作實績等方面的歷史記錄。人事檔案分為正本和副本。人事檔案正本由全面地反應(yīng)一個人的歷史和現(xiàn)實情況的全部人事檔案構(gòu)成，人事檔案副本由正本中的履歷材料、鑒定(考核)材料、學(xué)歷材料、審查結(jié)論材料、處分決定、任免材料、工資級別等主要材料的重復(fù)件或復(fù)印件構(gòu)成。正本主要供人事部門保管使用，副本主要供協(xié)助管理的人事部門保管使用。

　　(二)人事檔案代理機(jī)構(gòu)

　　人事代理機(jī)構(gòu)是指經(jīng)政府人事部門許可，取得人事代理資格的人才市場中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，在核定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)受用人單位和個人委托，依據(jù)代理合同，代理有關(guān)人事業(yè)務(wù)，而人事檔案代理機(jī)構(gòu)是在此基礎(chǔ)之上擁有存檔權(quán)的機(jī)構(gòu)。

　　二、人事檔案代理機(jī)構(gòu)人事檔案管理中存在的問題

　　(一)人事檔案代理機(jī)構(gòu)從業(yè)資格

　　近些年來，我國的經(jīng)濟(jì)處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，使得越來越多的人為了尋求更加理想的就業(yè)機(jī)會而走出家鄉(xiāng)，而人事檔案和人不可分離的特性，使得人事檔案的流動性大大增強，促使了我國人事代理機(jī)構(gòu)如雨后春筍般地發(fā)展起來。就北京市來說，大大小小的經(jīng)過國家工商局認(rèn)可的人事代理機(jī)構(gòu)就有三百余家，而沿海周邊城市對于用工的數(shù)量要求更是導(dǎo)致了南方人事代理機(jī)構(gòu)數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了北方，由此我們可以了解到我國人事代理機(jī)構(gòu)的數(shù)量十分龐大。雖然我國擁有龐大數(shù)量的人事代理機(jī)構(gòu)，但是其中魚龍混雜。由于人事檔案代理機(jī)構(gòu)數(shù)量眾多，各單位的服務(wù)質(zhì)量也有很大的差別，作為不了解人事檔案代理機(jī)構(gòu)的人，很難分辨其中的差距。其中有一些小型的人事檔案代理機(jī)構(gòu)本身并沒有人事存檔權(quán)，只是自身作為中介將客戶的檔案存放在大型的有正規(guī)人事存檔資格的人事檔案代理機(jī)構(gòu)。然而，還有某些人事檔案代理機(jī)構(gòu)由于其自身的專業(yè)水平低，在其沒有人事權(quán)的情況下對外謊稱自己是有正規(guī)資格的人事檔案代理機(jī)構(gòu)，違法存放保管人事檔案，這種情況往往不被正規(guī)的人事檔案代理機(jī)構(gòu)所認(rèn)可，最終出現(xiàn)人事檔案難以調(diào)轉(zhuǎn)等問題。那些不明真相的人們很容易被他們所蒙蔽，令大眾的利益受到損害。

　　(二)人事檔案代理機(jī)構(gòu)人事檔案管理方面

　　1.人事檔案管理制度不統(tǒng)一

　　我國幅員遼闊，各地區(qū)的人事檔案代理機(jī)構(gòu)更是繁多。但是不同的地區(qū)之間的人事檔案代理機(jī)構(gòu)缺乏交流溝通，各地區(qū)的管理標(biāo)準(zhǔn)不同，尺度不同，影響了人事檔案在不同的省市之間的順暢流動。以檔案流動時的行政介紹信和工資介紹信來說，這是原人事檔案代理機(jī)構(gòu)向下一家人事檔案代理機(jī)構(gòu)傳遞人事檔案中所必不可少的檔案材料。北京市各級人事檔案代理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一要求將行政介紹性和工資介紹信集合在一張紙上，統(tǒng)稱為行政工資介紹信;但是在外埠人事檔案代理機(jī)構(gòu)有的只開具行政介紹信，有的只開具工資介紹信，甚至有的地方根本沒有這項材料。由于管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同的省市之間的人事檔案代理機(jī)構(gòu)又沒有很好的溝通，進(jìn)行的人事檔案調(diào)動遇到這種情況就很容易導(dǎo)致調(diào)動失敗，檔案死檔等惡劣情況產(chǎn)生。

　　2.人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

　　人事檔案的服務(wù)對象已經(jīng)從過去的組織人事部門、黨政機(jī)關(guān)和各級領(lǐng)導(dǎo)，擴(kuò)展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久性保存。但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習(xí)慣依賴于手工操作。即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”，由于系統(tǒng)本身的功能限制，只是對個人的基本信息進(jìn)行記錄，對個人在工作生活中形成的原件的具體信息卻不予收錄。使得系統(tǒng)本身在人事檔案的跨單位利用中的實用性不強，仍然必須提供紙質(zhì)檔案材料，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又大大影響了工作效率。

　　三、人事檔案代理機(jī)構(gòu)檔案管理的改進(jìn)對策

　　(一)對人事代理機(jī)構(gòu)從業(yè)資格認(rèn)證、評測

　　由于我國人事檔案代理機(jī)構(gòu)數(shù)量眾多，良莠不齊，對其從業(yè)資格的真實性驗證就成為了重中之重。因此，可在國家各級人事機(jī)關(guān)的網(wǎng)站上面增設(shè)人事檔案代理機(jī)構(gòu)資格查詢的功能，供民眾確認(rèn)機(jī)構(gòu)的從業(yè)資格，保證其正規(guī)性。同時建立人事檔案代理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)體系，按照規(guī)模的大小，服務(wù)水平的高低，從業(yè)時間的先后等嚴(yán)格劃分人事檔案代理機(jī)構(gòu)的等級，方便民眾清晰明了地進(jìn)行選擇。

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