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論企業(yè)文書(shū)檔案管理的優(yōu)化措施
我國(guó)的企業(yè)文書(shū)檔案管理還有很多不足的地方，那我們?cè)撛趺催M(jìn)行優(yōu)化呢，下面小編為大家整理了關(guān)于企業(yè)文書(shū)檔案管理優(yōu)化的措施，僅供大家參考。
1.文書(shū)和文書(shū)檔案。
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書(shū)檔案是辦理完畢，且具有保存價(jià)值的文書(shū)。其重點(diǎn)在于“具有保存價(jià)值”，這就說(shuō)明，有一部分的文書(shū)可以成為文書(shū)檔案，而余下的那部分，就只是“文書(shū)”。這就存在文書(shū)檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案鑒定的問(wèn)題。企業(yè)的實(shí)際操作過(guò)程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔” 帶來(lái)的是人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的浪費(fèi)。將很多不需要?dú)w檔的文書(shū)歸為文書(shū)檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學(xué)理論一直強(qiáng)調(diào)檔案是有價(jià)值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書(shū)檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價(jià)值的文書(shū)。2006年頒布的國(guó)家檔案局八號(hào)令本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認(rèn)為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書(shū)檔案的整理過(guò)程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動(dòng)的反映，真正有價(jià)值、促進(jìn)實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展的是文件的最終發(fā)布稿。故文書(shū)檔案只歸文件的最終發(fā)布稿即可。從文書(shū)到文書(shū)檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書(shū)和文書(shū)檔案的界限，熟悉文書(shū)檔案的整理規(guī)則，認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書(shū)檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書(shū)，保留有價(jià)值、有參考的文書(shū)，保證文書(shū)檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個(gè)新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實(shí)踐卻不盡如人意，往往是文書(shū)工作和文書(shū)檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書(shū)檔案管理中，文檔一體化能起到簡(jiǎn)化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應(yīng)該更加強(qiáng)烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無(wú)論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價(jià)值有第一價(jià)值和第二價(jià)值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進(jìn)館，企業(yè)的文書(shū)檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價(jià)值就只是第一價(jià)值。一份被判定有價(jià)值的文書(shū)，其成為文書(shū)檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒(méi)有改變。無(wú)論其是在文書(shū)處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價(jià)值，一樣都是對(duì)本企業(yè)而言的第一價(jià)值。只是其價(jià)值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書(shū)系統(tǒng)中，它推動(dòng)的是文件中所指活動(dòng)的開(kāi)展;在文書(shū)檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價(jià)值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類似的活動(dòng)提供參考的價(jià)值。為提高文書(shū)檔案的整理效率，就要實(shí)施文書(shū)檔案的“前端控制”，也就是說(shuō)，把文書(shū)檔案的管理要求納入到文書(shū)處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書(shū)檔案管理過(guò)程中，要重視檔案人員對(duì)文書(shū)人員監(jiān)督作用，以明確文書(shū)檔案收集范圍;保證文書(shū)檔案及時(shí)收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書(shū)檔案的質(zhì)量關(guān)，為文書(shū)檔案的整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，減少文書(shū)檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書(shū)檔案的有效管理。
3.電子文件和數(shù)字化文件。
計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來(lái)了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募�。在文�?shū)檔案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲(chǔ)于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設(shè)備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進(jìn)行文書(shū)處理的。可見(jiàn)，文書(shū)檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒(méi)有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒(méi)有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢?筆者認(rèn)為，既然企業(yè)文書(shū)檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書(shū)檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，當(dāng)然，這需要技術(shù)上的可行性。如果這種技術(shù)是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡(jiǎn)化企業(yè)文書(shū)檔案的管理流程，提高企業(yè)文書(shū)檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書(shū)檔案的有效利用。
4.單機(jī)版軟件與網(wǎng)絡(luò)版軟件。
企業(yè)文書(shū)檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機(jī)版軟件，單機(jī)版軟件的優(yōu)勢(shì)在于可以用vfp命令來(lái)對(duì)掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。而其缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的：?jiǎn)螜C(jī)版軟件容錯(cuò)能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除;分錄在幾臺(tái)電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來(lái)合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失;單機(jī)版軟件雖然也有文書(shū)處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理文書(shū)。經(jīng)過(guò)對(duì)比分析，網(wǎng)絡(luò)版軟件具有更大的優(yōu)勢(shì)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)覆蓋率高的今天，企業(yè)應(yīng)該推崇使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，以便于多人同時(shí)查閱文書(shū)檔案、提高企業(yè)文書(shū)檔案的利用效率。
企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實(shí)踐中的合理性，以期能夠推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理流程的簡(jiǎn)化、管理方式的實(shí)用與利用效率的提高。
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