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中職學(xué)校電子檔案管理對(duì)策論文
摘要：如何在推進(jìn)“數(shù)字化”校園建設(shè)過程中做好電子檔案管理是所有中職院校檔案人員所面臨并亟待解決的一個(gè)問題，本文就中職校在電子檔案歸檔管理過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了諸如建章立制，規(guī)范管理、勤練內(nèi)功，提升檔案管理技能等對(duì)策。
關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化；安全；管理；時(shí)效；權(quán)威
1、中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀分析
為加強(qiáng)管理信息化，提高工作效率，很多中職學(xué)校已使用OA辦公系統(tǒng)。以我校為例，現(xiàn)使用的OA辦公系統(tǒng)是集行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、財(cái)務(wù)、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺(tái)，通過該平臺(tái)的應(yīng)用很大程度上提高學(xué)校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化過程中仍然存在一些問題。
1.1電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統(tǒng)多依附在OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)之中，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步更新，則OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)也將不斷升級(jí)、改版。一旦系統(tǒng)維護(hù)人員操作不當(dāng)，很有可能出現(xiàn)電子檔案遺失的情況；其次，用戶安全意識(shí)不高。例如個(gè)別老師短時(shí)間離開座位，登錄的OA賬號(hào)沒有及時(shí)注銷，一旦電腦被他人使用，則有泄密風(fēng)險(xiǎn)；再次，依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的電子文檔管理系統(tǒng)有很大的不穩(wěn)定因素，例如計(jì)算機(jī)硬盤損壞，計(jì)算機(jī)遭受嘿客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計(jì)算機(jī)出現(xiàn)任何一項(xiàng)問題，將帶來不可挽回的損失。
1.2現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能比較薄弱。首先，各門類電子檔案得不到有效管理。在中職學(xué)校中，檔案管理人員所接收的資料是集圖、文、聲像于一體的不同種類不同介質(zhì)的檔案材料，這些不同種類的檔案在實(shí)現(xiàn)信息化過程中管理和存儲(chǔ)方面往往會(huì)形成雜亂無章的局面，既不便于整合也不便于查詢，如何將不同介質(zhì)不同種類的檔案有序歸整在電子檔案管理平臺(tái)中，這是當(dāng)前中職學(xué)校電子檔案管理面臨的一個(gè)問題；其次，電子檔案的處理時(shí)效性問題。文件在閱辦處理過程中，由于實(shí)行“誰負(fù)責(zé)，誰接收”原則，收文部門將電子文檔發(fā)送到各個(gè)責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人后，承辦人在處理文件中，經(jīng)常出現(xiàn)一份文件延緩閱知或處理后忘記及時(shí)轉(zhuǎn)交檔案管理人員，導(dǎo)致文件掛在某處無法及時(shí)歸檔，而檔案管理人員對(duì)正在進(jìn)行中的文件情況又無從知曉，在編號(hào)、整理查閱時(shí)造成不便。
1.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升�，F(xiàn)有檔案管理人員對(duì)黨務(wù)行政類比較熟悉，對(duì)其他門類檔案的管理往往也是一知半解，甚至是無所了解，無法有效的對(duì)其他門類檔案進(jìn)行規(guī)范管理。
1.4電子檔案的權(quán)威性遭遇挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段無紙化辦已被廣泛應(yīng)用于各類企事業(yè)單位中，無紙化辦公的應(yīng)用，形成了大量的電子檔案。與紙質(zhì)檔案比，這類電子檔案雖然在使用過程中提高了工作效率，但目前電子公章的使用卻未能達(dá)到“一文一章”，即很多單位的電子來文在落款處都未見公章，這在文件利用上存在很大弊端。例如，一些單位通知學(xué)校相關(guān)人員參與培訓(xùn)的事務(wù)性電子來文，在文中提及培訓(xùn)的的費(fèi)用本應(yīng)作為學(xué)校報(bào)銷的憑證，而因其文末并未見簽章，在報(bào)銷過程中難以作為有力憑證。只能后續(xù)聯(lián)系來文單位再次傳真帶有公章的原文或者掃描件。這就大大減緩了工作效率。
2、中職學(xué)校電子檔案管理發(fā)展對(duì)策
為了有效解決電子檔案在管理中存在的問題，確保電子檔案的安全、科學(xué)、規(guī)范、并能有效的提供利用，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，筆者認(rèn)為可以通過采取以下方法解決：
2.1建章立制，規(guī)范管理
2.1.1建立健全現(xiàn)有的檔案管理歸檔制度。中職校應(yīng)參照國家有關(guān)文件制定出本校的《電子文件歸檔管理辦法》，并根據(jù)該辦法提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)的編制人員在對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理程序。
2.1.2加強(qiáng)對(duì)電子文檔工作的管理，使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化軌道。首先，從每一個(gè)環(huán)節(jié)填補(bǔ)電子文檔信息安全漏洞，在電子檔案管理平臺(tái)中設(shè)定重要文件在生成后進(jìn)行自動(dòng)備份到專門加密的獨(dú)立文檔中的功能，并且在系統(tǒng)升級(jí)改版時(shí)要保證與各類形式的電子檔案能夠兼容；其次，設(shè)置OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)在使用過程中若原頁面或鼠標(biāo)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有變化或移動(dòng)，則自動(dòng)注銷賬號(hào)的功能，防止因用戶離開時(shí)文檔信息被他人看到；再次，全面實(shí)施信息安全等級(jí)保護(hù)制度，制定方案，建立多層次網(wǎng)絡(luò)與信息安全技術(shù)防護(hù)體系，構(gòu)建可信、可控、可查的網(wǎng)絡(luò)與信息安全技術(shù)防護(hù)環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置能力。[2]最大限度的減少嘿客和病毒侵入計(jì)算機(jī)從而破壞電子文件的風(fēng)險(xiǎn)。
2.2勤練內(nèi)功，提升檔案管理技能
現(xiàn)有的電子檔案管理要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)知識(shí)理論并且要懂得運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，具備較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力。因此，首先檔案管理人員要注重自學(xué)和參加專業(yè)培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)；其次，要在全校范圍內(nèi)進(jìn)行教職工信息技術(shù)的培訓(xùn)，聘請(qǐng)具有檔案信息化管理專業(yè)知識(shí)的人才到學(xué)校中進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓所有的教職工都能對(duì)相關(guān)的電子文檔進(jìn)行處理并能夠清晰的認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，提高其檔案意識(shí)，加強(qiáng)其信息化知識(shí)水平。
2.3順應(yīng)時(shí)勢(shì)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)換代
為了能更好的解決電子檔案的處理時(shí)效性問題，首先，檔案管理人員要對(duì)不同種類的檔案進(jìn)行分類標(biāo)引和有效管理，根據(jù)學(xué)校的自身情況構(gòu)建不同種類的存儲(chǔ)模塊，并聯(lián)系程序開發(fā)人員能夠根據(jù)自己的設(shè)定進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)，使得不同種類的檔案能夠有條理的管理起來，方便查找利用；其次，增設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)中“監(jiān)督提醒”功能，開放檔案工作人員對(duì)文檔流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控權(quán)限，如果文件沒有及時(shí)閱辦或者已閱辦的文件在固定時(shí)間內(nèi)沒有轉(zhuǎn)交下一步，則系統(tǒng)不斷發(fā)出提醒信號(hào)，避免文檔被遺忘長期掛起影響歸檔。
2.4創(chuàng)設(shè)條件，樹立電子檔案的法律地位
為了能更好解決電子檔案的權(quán)威性問題，首先，根據(jù)《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條規(guī)定，滿足下列條件的電子簽章具有與其他形式的簽名、簽字或蓋章同樣的效力：一是可以確認(rèn)使用人身份；二是能夠證實(shí)該電子簽章由使用人獨(dú)有；三是簽署后的電子簽章和數(shù)據(jù)電文不可篡改。[3]在電子文檔大量流通使用的形勢(shì)下，首先各部門要加大電子簽章普及使用力度，保障其電子文檔具有法律效力；其次，雖然紙質(zhì)檔案與電子檔案相比在查找、保管上有一些不足之處，但是作為原始文檔卻更具權(quán)威性。因此檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持重要檔案的“雙套制”保管，即紙質(zhì)存檔一套，電子檔存檔一套，各上級(jí)來文單位尤其是沒有使用電子簽章的單位，一定要同時(shí)將紙質(zhì)文檔下發(fā)到各個(gè)執(zhí)行單位，以便保障其文檔的權(quán)威性，方便下發(fā)部門的使用。中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是中職院校實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”校園的重要組成部分。中職院校唯有跟緊科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案管理方式，充實(shí)檔案信息資源，提升檔案管理信息化水平，才能更好的滿足廣大師生的日益增長的精神文化生活需要和學(xué)校創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的需要！
參考文獻(xiàn)
[1]教職成〔2017〕4號(hào)《教育部關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展的指導(dǎo)意見》，2017.8
[2]教技〔2014〕4號(hào)《教育部關(guān)于加強(qiáng)教育行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全工作的指導(dǎo)意見》,2014.8
[3]文庫，法律資料《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條。
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