高校電子檔案管理對策論文

　　摘要：文章首先分析了辦公自動化背景下高校電子檔案管理的常見問題，并提出了辦公自動化背景下高校電子檔案的管理，包括健全電子文檔管理的相關(guān)制度；做好電子檔案管理的需求分析；規(guī)范檔案管理體系；增加人員的內(nèi)部培訓(xùn)。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動化；高校；電子檔案管理

　　自動化辦公系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem，OA），是一種利用技術(shù)手段提高工作辦公效率，以實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)[1]。該系統(tǒng)能全方位迅速采集、處理信息，對高校的科研、教學(xué)和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)定，導(dǎo)致電子和紙質(zhì)公文的管理工作效率較低，錯誤率較高。因此，科學(xué)設(shè)定自動化系統(tǒng)，合理使用電子檔案管理系統(tǒng)是高校需要解決的問題。

　　一、辦公自動化背景下高校電子檔案管理的常見問題

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　　部分高校辦公自動化管理由于缺乏完善的檔案管理制度，操作方法混亂，導(dǎo)致各學(xué)院和各級管理部門的工作人員工作職責不明確，出現(xiàn)問題時各部門互相推諉，從而使電子文件和紙質(zhì)文檔處于無序的管理狀態(tài)，大大增加了工作人員的工作內(nèi)容和工作難度。高校在辦公自動化方面投入的資金不足，改革力度欠缺，導(dǎo)致檔案管理過程中歸檔方式、要求、程序不統(tǒng)一，致使后期的整理保管和編目工作難以開展。另外，一些高校的檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，使用磁盤或光盤進行電子文件歸檔時，可能存在誤操作、文件被病毒損壞等意外事故，導(dǎo)致歸檔的電子文件無法保證其真實性。

　　（二）信息收集難度大

　　高校學(xué)院眾多，各部門獨立性較強，因此整體檔案的信息收集需要跨越諸多部門，難度較大。對于學(xué)校下發(fā)的通知，各學(xué)院自行在校園網(wǎng)上下載、打印、填寫，未能及時完成提交工作；各部門的文件歸檔職責不明確；一些學(xué)院存儲容量小，不能完全保留舊文件，導(dǎo)致若干有價值的文件被覆蓋。

　�。ㄈ�）電子檔案管理不科學(xué)

　　在電子檔案管理工作中，很多高校已經(jīng)形成了硬件存儲檔案和云文件存儲檔案兩種方式，利用這兩種儲存方式能夠保證文件抵抗各種方面的風險。只需要做好相應(yīng)的防火墻工作就能夠保證文件信息的安全性。但是在進行該方式的管理中始終存在著工作人員將檔案進行更改之后沒有對原文檔進行管理的問題，使檔案庫中出現(xiàn)很多內(nèi)容相似，但是難以分辨其有效性的檔案。

　�。ㄋ模┤狈�專業(yè)的技術(shù)人員

　　在我國的高校中，大部分的管理人員都是一些有著較高職稱的教師，其中很多都是學(xué)校某個方面的學(xué)科帶頭人，平常有著較為繁重的教學(xué)和科研任務(wù)。為此，很多人員對于自動化的電子檔案管理技術(shù)不夠熟練，使用這一技術(shù)時難以達到提高工作效率的目的。如果高校進一步引入新的技術(shù)型人才，就可能出現(xiàn)一些級別較低的工作人員接觸過多學(xué)校的核心資料，對于學(xué)校內(nèi)部資料的安全性造成不利的影響。

　　二、辦公自動化背景下高校電子檔案的管理對策

　�。ㄒ唬┙∪�電子文檔管理的相關(guān)制度

　　只有完善相關(guān)的電子文檔管理制度，高校各學(xué)院和各部門才能在收集、歸類和整理電子檔案和紙質(zhì)文檔過程中遵循統(tǒng)一的標準和要求，按照時間和范圍規(guī)定，及時完成信息的錄入和保存，為后期信息應(yīng)用節(jié)省時間和精力。另外，相應(yīng)的工作人員必須具備專業(yè)的操作技能和較高的綜合素質(zhì)，以保證信息的安全性和系統(tǒng)的可靠性[2]。

　�。ǘ�）做好電子檔案管理的需求分析

　　高校引入電子檔案管理系統(tǒng)需要針對學(xué)校自身的情況和需要制定系統(tǒng)，要對系統(tǒng)中的各項功能進行具體的需求分析，使其符合組織檔案管理的特征。各學(xué)院和部門要積極配合，建立數(shù)字化校園，使自動化信息處理成為管理師生信息的專業(yè)化平臺。

　�。ㄈ�）規(guī)范檔案管理體系

　　在進行電子檔案的修改工作時，需要工作人員根據(jù)實際情況進行審查。在確定能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案更改之后，還需要對源文件進行標記。在保證更改內(nèi)容的正確性之后，將源文件刪除，將改動的文件上傳并保存。

　�。ㄋ模┰黾尤藛T的內(nèi)部培訓(xùn)

　　為了保證工作人員在進行電子檔案管理時能夠享受快捷的文件管理方式，可以對管理文件的工作人員進行集中培訓(xùn)，促進其在這方面操作能力的提升。同時，可以尋找一些品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生協(xié)助教師進行信息收集工作，減少教師在這方面的工作壓力。

　　三、結(jié)語

　　高校辦公引入自動化系統(tǒng)能夠有效提高管理的工作效率，電子檔案管理系統(tǒng)能夠切實為廣大師生和管理人員提供便捷，但高校需要根據(jù)自身的特點有針對性地進行系統(tǒng)應(yīng)用和技術(shù)更新，避免電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)重復(fù)、無效管理等問題。

　　參考文獻：

　　[1]王甜.淺析高校辦公自動化下的電子檔案管理[J].人才資源開發(fā),2017(2):155.

　　[2]許佳.高校辦公自動化條件下的電子檔案管理探討[J].科技信息,2010(20):481,483.

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