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民營(yíng)企業(yè)檔案管理
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摘 要：加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作，是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)民營(yíng)企業(yè)提出的新要求，它對(duì)于推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模，產(chǎn)品上檔次管理上水平，以及提高企業(yè)的整體管理素質(zhì)和競(jìng)爭(zhēng)能力，避免和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)、快速、穩(wěn)定發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。
關(guān)鍵詞：民營(yíng) 企業(yè) 檔案
1.民營(yíng)企業(yè)檔案管理的意義
隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢(shì)頭。民營(yíng)企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟(jì)總量提升，已成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一支新生力軍，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。
非公有制經(jīng)濟(jì)是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實(shí)地記錄了民營(yíng)企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程，記錄了民營(yíng)企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無(wú)章可循，無(wú)約無(wú)束機(jī)制，形成的材料處理分散，無(wú)序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營(yíng)企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動(dòng)合同關(guān)系，但員工流動(dòng)的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無(wú)法延續(xù)，增大管理成本。重則會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強(qiáng)與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無(wú)序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會(huì)以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動(dòng)，尤其是入世后，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨白熱化，沒(méi)有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會(huì)在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中失去商機(jī)，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強(qiáng)檔案資料管理對(duì)于規(guī)范民營(yíng)企業(yè)行為、維護(hù)企業(yè)利益、規(guī)避市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的意義。
2.民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營(yíng)企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門(mén)也有專(zhuān)(兼)職檔案人員。但還有些民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有開(kāi)展檔案工作，即使開(kāi)展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒(méi)有參加檔案行政管理部門(mén)組織的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營(yíng)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計(jì)和營(yíng)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作只是簡(jiǎn)單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值，不需規(guī)范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營(yíng)企業(yè)建有單獨(dú)的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項(xiàng)，還不能堅(jiān)持嚴(yán)格考核。
2.4從檔案內(nèi)容種類(lèi)上看：科技檔案構(gòu)成了民營(yíng)企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營(yíng)企業(yè)是自主經(jīng)營(yíng)，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實(shí)行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無(wú)序狀態(tài)，各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個(gè)環(huán)節(jié)存在一些待解決的問(wèn)題。
2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營(yíng)企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)用的檔案庫(kù)房和必要的設(shè)備。
3.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
3.1確定民營(yíng)企業(yè)檔案的管理模式原則
不同類(lèi)型民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長(zhǎng)，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時(shí)建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營(yíng)企業(yè)可以實(shí)行單極管理，大型企業(yè)集團(tuán)可以實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級(jí)管理。例如上海新黃浦(集團(tuán))公司屬混合型大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)總公司檔案部門(mén)對(duì)總部形成的檔案實(shí)行綜合管理，對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，全資與控股公司由總公司檔案部門(mén)與之簽訂“檔案管理協(xié)議書(shū)”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營(yíng)企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實(shí)行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動(dòng)系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會(huì)促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理;而尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營(yíng)企業(yè)可采取手工管理或計(jì)算機(jī)輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度
目前，民營(yíng)企業(yè)大多重經(jīng)營(yíng)、輕管理，一味追求眼前的利益，對(duì)于檔案工作這種短期內(nèi)很難見(jiàn)到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營(yíng)企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿(mǎn)足時(shí)代的需要。民營(yíng)企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計(jì)算機(jī)管理和檢索，以及庫(kù)房的管理等。民營(yíng)企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。
3.3全面提升企業(yè)檔案實(shí)體與企業(yè)信息整體管理水平
首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開(kāi)發(fā)利用。對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實(shí)施中往往有差異。可以實(shí)行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，一般多見(jiàn)于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門(mén)除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門(mén)對(duì)企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理，對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]民營(yíng)企業(yè)檔案管理論文.
[2]民營(yíng)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策《郭連榮》.
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