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檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新論文
一、促進教學檔案數(shù)字化管理理念創(chuàng)新
(一)高職院校領(lǐng)導應(yīng)加強對教學檔案數(shù)字化管理的重視。要充分認識到，數(shù)字化管理不同于傳統(tǒng)的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個全新的改變，要制定相關(guān)數(shù)字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數(shù)字化意識，這樣才能保證數(shù)字化管理的有效實施。
(二)確立教學檔案數(shù)字化管理的“全過程”理念，在教學過程中將數(shù)字化管理理念融入其中。高職院校教學檔案數(shù)字化管理的實施，并不是某一個部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學一線教師，要樹立數(shù)字化管理意識，從源頭上下手，對教案、教學計劃制訂固定的統(tǒng)一格式，對自己的教學資源按照數(shù)字化管理要求進行標準化整理，對學生的畢業(yè)作品、社會調(diào)查報告、社會實踐報告也按數(shù)字化管理要求進行整理。
二、完善教學檔案數(shù)字化管理的硬軟件條件
加大經(jīng)費投入，搭建并完善教學檔案數(shù)字化管理的硬軟件平臺，是高職院校教學檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)。做好這項工作，可以從以下幾個方面入手:
(一)加大經(jīng)費投入。數(shù)字化管理對硬件提出了更高的要求，如計算機、打印機、掃描儀、照相機等設(shè)備都是實現(xiàn)數(shù)字化管理的基本保障。除了這些基本的設(shè)備外，隨著技術(shù)的進步和市場的變化，還要適時進行設(shè)備更新和系統(tǒng)升級。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從形成到利用都離不開技術(shù)設(shè)備。要實現(xiàn)數(shù)字化管理的目標，計算機等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個重要因素。
(二)進一步完善信息服務(wù)平臺。一個良好的信息服務(wù)平臺可以大大提高檔案利用率。信息服務(wù)平臺要保證廣大教職員工、學生能夠在最短的時間內(nèi)找到最準確、最有效的相關(guān)教學資源，這不僅要有一個暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，更要有一個科學合理的信息服務(wù)系統(tǒng)。
(三)搭建教學檔案數(shù)字化管理信息共享與交流平臺。教學檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等。為進一步提高檔案職業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng)，需要加強構(gòu)建信息化研討和交流的平臺，加大專題會議、現(xiàn)場觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進行課題研究等，并通過繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。［1］
三、推進教學檔案管理的機制創(chuàng)新
推進教學檔案數(shù)字化管理，不僅是理念和技術(shù)的問題，同時也是機制的問題。機制不活、機制不順，教學檔案數(shù)字化管理就落不到實處。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。
(一)建立標準化工作流程。推進數(shù)字化檔案管理機制創(chuàng)新，就應(yīng)當變革現(xiàn)有的教學檔案管理機制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數(shù)字化教學檔案管理的工作機制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數(shù)字化教學檔案管理提供條件。
(二)建立健全數(shù)字化教學檔案管理的領(lǐng)導機制。建立由學校分管領(lǐng)導、教務(wù)處主管部門以及下屬學院組成的數(shù)字化教學檔案管理的領(lǐng)導機構(gòu)，作為推進數(shù)字化教學檔案管理的決策部門，及時發(fā)現(xiàn)并解決其中的問題。
(三)以人為本，建立教學檔案人性化服務(wù)機制。高職院校教學檔案服務(wù)機制堅持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發(fā)點和落腳點，不斷滿足廣大師生員工對檔案信息的需要，開展個性化服務(wù)、主動化服務(wù)。個性化服務(wù)，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對不同的利用者采取不同的服務(wù)方式，擴展檔案利用服務(wù)的范疇。開展個性化服務(wù)，必須分析高職院校教學檔案用戶類型、需求，這是檔案服務(wù)的出發(fā)點和依據(jù)。主動服務(wù)實際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發(fā)揮創(chuàng)造精神，以各種形式為高職院校各項工作提供服務(wù)。［2］
四、提升教學檔案管理人員的基本素質(zhì)
目前，人員素質(zhì)參差不齊，也是影響教學檔案數(shù)字化管理的一個重要因素。傳統(tǒng)意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔任，對于文化水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平?jīng)]有太多要求，從事著簡單的整理、裝訂和編號、入庫工作。在推進數(shù)字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質(zhì)亟待提升。一般來說，數(shù)字化管理下的檔案管理人員應(yīng)該既有一定的專業(yè)水平，還有較強的專業(yè)知識，是集知識與技能于一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個方面的要求:
(一)具有一定的計算機操作能力。［3］現(xiàn)代科技的發(fā)展，為教學檔案數(shù)字化管理提供了條件。同時這也要求從事數(shù)字化教學檔案管理的工作人員應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)素質(zhì)，能夠操作教學檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠提供相應(yīng)的錄入、管理、更新等服務(wù)。否則，教學檔案數(shù)字化管理就難以實施。
(二)具備一定的網(wǎng)絡(luò)查找能力及外語能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內(nèi)相關(guān)信息，更應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)全面、快速、準確的特點，查找國外重要檔案信息
資源。當然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。
(三)具備操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設(shè)備很多，如打印機、復(fù)印機、裝訂機、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設(shè)備的性能和功能的基礎(chǔ)上，才能有效完成檔案管理工作。同時，電子電器類設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設(shè)備外，還要不斷探索和學習，以適應(yīng)新產(chǎn)品的功能。
(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發(fā)展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對檔案管理工作進行科學研究的能力，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，并進行理論提升。
五、創(chuàng)設(shè)教學檔案快速服務(wù)和高效使用平臺
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由于檔案沒有得到利用，沒有發(fā)揮它本來的價值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)、計算機等設(shè)備使檔案利用率更高，更好地服務(wù)于廣大教職員工。
(一)針對廣大師生員工開放教學檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。目前各高職院校都有自己的網(wǎng)站，只要在網(wǎng)站上設(shè)置一個檔案查詢專欄，教師和學生都可以通過自己的用戶名和密碼輕松在網(wǎng)上找到自己需要的檔案信息，既不需要專程去檔案室查詢，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網(wǎng)上搜索相關(guān)主題，就能看到與此相關(guān)的信息，真正實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺上與校內(nèi)檔案網(wǎng)站有效銜接，大量節(jié)省了人力、物力和財力。
(二)提高全院教職員工的檔案查詢和利用意識。教職員工多學習優(yōu)秀的教學資源，多學習其他高職院校甚至高等院校的教學資源，為我所用，能夠提高教學水平和教學管理水平，促進學院教學整體水平上一個新臺階。因此，高職院校要多方面宣傳和號召教職員工、學生多瀏覽學院網(wǎng)頁，多查看學院教學檔案，為課堂教學、教學管理提供有益的參考和借鑒。
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