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企業(yè)檔案數(shù)字化管理研究論文
摘要:近些年來,現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展,應(yīng)用范圍也越來越廣泛,已經(jīng)對現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。當(dāng)前,任何企業(yè)要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,在日益激烈的市場競爭中獲得生存,謀求發(fā)展,就需要實(shí)現(xiàn)信息化。因此,對于企業(yè)檔案管理來說,應(yīng)當(dāng)由過去傳統(tǒng)實(shí)體保管向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。本文筆者將結(jié)合自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),就如何進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入探討,以期能促進(jìn)企業(yè)檔案的管理水平的提升。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;數(shù)字化管理
一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義
(一)有利于實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用
在我國的很多企業(yè)中,在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時所采用的依然是過去傳統(tǒng)的管理模式,主要是通過紙質(zhì)的檔案管理模式,對檔案的長期保存和使用極為不利。而通過采用數(shù)字化管理模式,能夠是檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提高,這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下,檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復(fù)借閱檔案,會使檔案受到一定損害,不僅對企業(yè)檔案的保存不利,而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作。現(xiàn)如今,企業(yè)檔案使用的次數(shù)越來越多,如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式,已經(jīng)很難滿足檔案使用者的實(shí)際需求了,必須采用數(shù)字化管理模式,這樣一方面能夠?yàn)闄n案使用提供方便,另一方面又能有效解決檔案存儲困難的問題。
。ǘ┯欣诖龠M(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升
在激烈的市場競爭環(huán)境下,企業(yè)只有通過落實(shí)有效改革,才有可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時有效地落實(shí),就必須通過企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求了,必須采用數(shù)字化檔案管理模式,這樣企業(yè)就能夠及時準(zhǔn)確的將改革或檔案管理模式在檔案中進(jìn)行記錄,以備后期取用。采用數(shù)字化檔案管理模式,能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升,同時還能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理不足,并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施,提高企業(yè)整體管理水平。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的對策與建議
(一)加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)
要想加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè),一方面應(yīng)做好檔案數(shù)字化創(chuàng)建工作,另一方面,還要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化。首先,企業(yè)檔案室必須能夠?qū)Ω黝愋畔④浖M(jìn)行合理利用,既要做好檔案立卷歸檔和著錄標(biāo)引工作,又要專門建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,為計(jì)算機(jī)文件資料管理和查詢提供方便,從而更好地開展檔案管理工作。其次,企業(yè)檔案室應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng),與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行互聯(lián),實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化,以達(dá)到資源共享的目的。
(二)建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫
一方面,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,主要建立企業(yè)檔案資料類別,并將檔案名稱內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中去,這樣就能在計(jì)算機(jī)中建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫建立完成之后,企業(yè)員工就可以很便利的查詢到香港檔案資料,同時也便于企業(yè)檔案管理。另一方面,建立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道,將企業(yè)信息與相關(guān)資料錄入檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫,以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的實(shí)時更新,這樣企業(yè)檔案使用者就能夠及時查詢到最新檔案數(shù)據(jù)信息。同時,還能讓檔案管理人員擁有更多的時間對各種檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類,并歸檔到相應(yīng)的檔案庫中,從而讓檔案數(shù)字化管理工作更加具有條理性。
(三)全面落實(shí)檔案管理制度
長期從事檔案管理工作,筆者深知工作時間長、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點(diǎn),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予足夠重視,員工應(yīng)該給予適當(dāng)支持,這樣才能為檔案管理制度落實(shí),企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門制度,確保部門管理具有穩(wěn)定性。二是檔案管理數(shù)字化工作需要應(yīng)用多種現(xiàn)代化科技,這往往需要強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐,引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備,以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。因此,企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)努力為檔案管理工作創(chuàng)造有利的物質(zhì)環(huán)境,加快檔案資金管理制度完善,為檔案管理提供資金與政策支持。第三,企業(yè)必須對檔案管理人員進(jìn)行合理配置,建立健全檔案數(shù)字化管理人員制度,同時還應(yīng)盡可能地降低檔案管理人員隊(duì)伍的流動性,保持人員穩(wěn)定。
。ㄋ模⿵(qiáng)化負(fù)責(zé)人對檔案管理的重視程度
要想讓企業(yè)負(fù)責(zé)人對檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視,可以從以下幾個方面著手采取有效的措施。首先,加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。要想盡可能地進(jìn)行數(shù)字化管理建設(shè),企業(yè)高層就必須重視建立專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍,通過加強(qiáng)工作培養(yǎng),專業(yè)管理人員的配備,來促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提升。其次,企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會招聘優(yōu)秀的檔案管理人員,為檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液,同時對在崗的檔案管理人員,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn),提高他們的職業(yè)素養(yǎng),從而促進(jìn)其檔案數(shù)字化管理水平的提升。最后,企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)奔走于各部門之間,加強(qiáng)部門關(guān)系協(xié)調(diào),這樣能夠讓檔案管理部門能夠獲得其他部門的幫助,為檔案收集、整理等工作提供方便。因此,就需要配備專業(yè)的檔案管理人員,能夠使部門關(guān)系協(xié)調(diào),對工作進(jìn)行合理安排,讓各部門都能對檔案管理工作提供支持,對檔案管理工作表示配合,方便檔案管理部門獲取運(yùn)營資料,以便更好地進(jìn)行整理歸檔,從而提高檔案數(shù)字化管理水平。
三、結(jié)束語
通過采用數(shù)字化管理模式,能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平,以滿足新時期檔案管理水平的需求。在當(dāng)前這種日益競爭的市場環(huán)境下,企業(yè)要想獲得生存,謀求發(fā)展,就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)、建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫、全面落實(shí)檔案管理制度以及強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對檔案管理的重視程度,促進(jìn)企業(yè)管理水平提升,從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。
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