企業(yè)檔案數(shù)字化管理研究論文

　　摘要：近些年來，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，已經(jīng)對現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。當(dāng)前，任何企業(yè)要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在日益激烈的市場競爭中獲得生存，謀求發(fā)展，就需要實(shí)現(xiàn)信息化。因此，對于企業(yè)檔案管理來說，應(yīng)當(dāng)由過去傳統(tǒng)實(shí)體保管向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。本文筆者將結(jié)合自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入探討，以期能促進(jìn)企業(yè)檔案的管理水平的提升。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化管理

　　一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

　　（一）有利于實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用

　　在我國的很多企業(yè)中，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時所采用的依然是過去傳統(tǒng)的管理模式，主要是通過紙質(zhì)的檔案管理模式，對檔案的長期保存和使用極為不利。而通過采用數(shù)字化管理模式，能夠是檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提高，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復(fù)借閱檔案，會使檔案受到一定損害，不僅對企業(yè)檔案的保存不利，而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作。現(xiàn)如今，企業(yè)檔案使用的次數(shù)越來越多，如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)很難滿足檔案使用者的實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化管理模式，這樣一方面能夠?yàn)闄n案使用提供方便，另一方面又能有效解決檔案存儲困難的問題。

　�。ǘ�）有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升

　　在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)只有通過落實(shí)有效改革，才有可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時有效地落實(shí)，就必須通過企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化檔案管理模式，這樣企業(yè)就能夠及時準(zhǔn)確的將改革或檔案管理模式在檔案中進(jìn)行記錄，以備后期取用。采用數(shù)字化檔案管理模式，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，同時還能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理不足，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高企業(yè)整體管理水平。

　　二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的對策與建議

　　（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

　　要想加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)，一方面應(yīng)做好檔案數(shù)字化創(chuàng)建工作，另一方面，還要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化。首先，企業(yè)檔案室必須能夠?qū)Ω黝愋畔④浖�進(jìn)行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔和著錄標(biāo)引工作，又要專門建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為計(jì)算機(jī)文件資料管理和查詢提供方便，從而更好地開展檔案管理工作。其次，企業(yè)檔案室應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。

　　（二）建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫

　　一方面，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，主要建立企業(yè)檔案資料類別，并將檔案名稱內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中去，這樣就能在計(jì)算機(jī)中建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫建立完成之后，企業(yè)員工就可以很便利的查詢到香港檔案資料，同時也便于企業(yè)檔案管理。另一方面，建立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，將企業(yè)信息與相關(guān)資料錄入檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的實(shí)時更新，這樣企業(yè)檔案使用者就能夠及時查詢到最新檔案數(shù)據(jù)信息。同時，還能讓檔案管理人員擁有更多的時間對各種檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類，并歸檔到相應(yīng)的檔案庫中，從而讓檔案數(shù)字化管理工作更加具有條理性。

　　（三）全面落實(shí)檔案管理制度

　　長期從事檔案管理工作，筆者深知工作時間長、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，員工應(yīng)該給予適當(dāng)支持，這樣才能為檔案管理制度落實(shí)，企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門制度，確保部門管理具有穩(wěn)定性。二是檔案管理數(shù)字化工作需要應(yīng)用多種現(xiàn)代化科技，這往往需要強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。因此，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)努力為檔案管理工作創(chuàng)造有利的物質(zhì)環(huán)境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政策支持。第三，企業(yè)必須對檔案管理人員進(jìn)行合理配置，建立健全檔案數(shù)字化管理人員制度，同時還應(yīng)盡可能地降低檔案管理人員隊(duì)伍的流動性，保持人員穩(wěn)定。

　�。ㄋ模�強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對檔案管理的重視程度

　　要想讓企業(yè)負(fù)責(zé)人對檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視，可以從以下幾個方面著手采取有效的措施。首先，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。要想盡可能地進(jìn)行數(shù)字化管理建設(shè)，企業(yè)高層就必須重視建立專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，通過加強(qiáng)工作培養(yǎng)，專業(yè)管理人員的配備，來促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提升。其次，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，同時對在崗的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)其檔案數(shù)字化管理水平的提升。最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)奔走于各部門之間，加強(qiáng)部門關(guān)系協(xié)調(diào)，這樣能夠讓檔案管理部門能夠獲得其他部門的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專業(yè)的檔案管理人員，能夠使部門關(guān)系協(xié)調(diào)，對工作進(jìn)行合理安排，讓各部門都能對檔案管理工作提供支持，對檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門獲取運(yùn)營資料，以便更好地進(jìn)行整理歸檔，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。

　　三、結(jié)束語

　　通過采用數(shù)字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿足新時期檔案管理水平的需求。在當(dāng)前這種日益競爭的市場環(huán)境下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)、建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫、全面落實(shí)檔案管理制度以及強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對檔案管理的重視程度，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。

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