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檔案數(shù)字化管理理論及應(yīng)用論文
摘要：檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。本文擬對(duì)檔案數(shù)字化管理的理論和應(yīng)用進(jìn)行論述，作為對(duì)檔案數(shù)字化管理知識(shí)的科普宣傳，希望能為早日全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理作出微薄貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；理論；應(yīng)用
隨著社會(huì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，數(shù)字技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)。檔案管理現(xiàn)代化已成為發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)增加檔案存儲(chǔ)量，提高傳播速度，提升檔案社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益有著極其重要的意義，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。
一、檔案數(shù)字化管理概念和意義
1.概念：數(shù)字化,是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào),或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以微型計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)字編碼進(jìn)行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術(shù),通常稱為數(shù)字化技術(shù)。檔案數(shù)字化管理就是將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案的收集、編制、存儲(chǔ)、查找、檢索、傳輸、開發(fā)利用各個(gè)環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實(shí)物檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，存儲(chǔ)集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，開發(fā)利用共享化，管理現(xiàn)代化。2.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的意義：一是使傳統(tǒng)的檔案管理搭上電子科技發(fā)展現(xiàn)代化快車，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。二是增大檔案信息存儲(chǔ)量，提高了查找檢索速度，全面提高了檔案管理工作效率。三是檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為檔案信息開發(fā)利用共享和極大的提高檔案行業(yè)的社會(huì)效益創(chuàng)造了條件。
二、檔案數(shù)字化管理內(nèi)容
1.檔案信息數(shù)字化。所謂檔案資源信息數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、文字、圖像、電子文件、非數(shù)碼影像等檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)和數(shù)字編碼，生成數(shù)字化檔案。這是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。檔案資源信息數(shù)字化一般分兩個(gè)大的方面：一是對(duì)館藏傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字、圖像等檔案資源有選擇性的使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將各種檔案信息數(shù)字化；運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、語音輸入等技術(shù)將檔案原件等多媒體技術(shù)對(duì)不同載體形式與記錄方式的檔案信息進(jìn)行處理并再次顯示，從而實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。有選擇性，就是對(duì)于大量的歷史檔案資源不能全部轉(zhuǎn)化，而是進(jìn)行科學(xué)性選擇，體現(xiàn)系統(tǒng)性和特色性原則。二是對(duì)現(xiàn)實(shí)中新生成的紙質(zhì)、電子、非數(shù)碼圖像，依靠以上技術(shù)直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。兩者形成完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、傳輸安全防護(hù)技術(shù)。檔案存儲(chǔ)、傳輸安全是檔案管理的基本要求。實(shí)行檔案數(shù)字化管理首先解決好存儲(chǔ)和傳輸安全問題，克服數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸中的泄密現(xiàn)象。在檔案數(shù)字化管理中采取加密技術(shù)確保檔案的非公開性或分等級(jí)公開；身份驗(yàn)證技術(shù)確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；簽署技術(shù)是證實(shí)該文確實(shí)出自作者，且內(nèi)容未被他人改動(dòng)；防寫技術(shù)確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動(dòng)；防火墻技術(shù)使本機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與外界之間設(shè)置障礙，是保護(hù)層，阻止外界對(duì)本機(jī)構(gòu)的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上技術(shù)措施，設(shè)置檔案信息存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保護(hù)屏障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理安全化。3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息資源的共享。檔案數(shù)字化管理為提升檔案信息社會(huì)化服務(wù)的效率和效益創(chuàng)造了條件，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)多地檔案信息快速傳遞和共享是檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容。通過創(chuàng)建檔案自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務(wù)。并極大的提高信息轉(zhuǎn)播速度，擴(kuò)大傳播范圍。另一方面，由于各級(jí)、各地區(qū)檔案館或企事業(yè)的檔案各具特色，在高速發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)上只是一個(gè)節(jié)點(diǎn)，單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)，不能滿足全社會(huì)用戶的信息需求，而通過網(wǎng)絡(luò)升級(jí)就能實(shí)現(xiàn)各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。
三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必備條件
目前，我國(guó)國(guó)家級(jí)和省級(jí)專業(yè)檔案館或知名高校實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，多數(shù)地方專業(yè)檔案館和基層企事業(yè)單位檔案室還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，還不具備應(yīng)有的條件。但檔案數(shù)字化管理是方向是發(fā)展趨勢(shì)，全國(guó)檔案部門都要積極努力，創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就目前而言，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該具備以下三個(gè)主要條件。1.具備系列數(shù)字模擬整合、數(shù)字編碼、存儲(chǔ)、傳播設(shè)備。具體設(shè)備包括：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等。這就要求檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理給予重視，增加投入，升級(jí)現(xiàn)有設(shè)備，改善現(xiàn)有工作條件，以符合檔案數(shù)字化管理要求。2.國(guó)家統(tǒng)一制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括運(yùn)行管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定統(tǒng)一使用的硬、軟件系統(tǒng)、電子文件格式。以消除檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸、接受使用、共享檔案信息中的技術(shù)障礙和區(qū)域壁壘。實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)快速準(zhǔn)確傳輸和充分共享。3.配備符合檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型檔案管理人員。檔案數(shù)字化管理需要新型管理人員隊(duì)伍，由于檔案數(shù)字化管理應(yīng)用涉及多個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，包含：檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文學(xué)、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和原則等。因此，檔案管理人員應(yīng)是具備以上知識(shí)專業(yè)和政治要求的復(fù)合型人才。配備復(fù)合型管理人員要通過對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)提高和引進(jìn)人才等多種方式逐步配備到位。對(duì)于符合條件的在崗檔案管理人員要給予一定的政治、經(jīng)濟(jì)待遇，增強(qiáng)其做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造性。
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