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信息化環(huán)境下的單位檔案科學(xué)化管理路徑探索論文
隨著信息技術(shù)及社會(huì)的日益發(fā)展,我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作缺陷也日益突出,機(jī)關(guān)單位進(jìn)行科學(xué)化檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì),檔案管理人員應(yīng)積極跟上時(shí)代發(fā)展步伐,開(kāi)拓創(chuàng)新,重視檔案管理工作,增強(qiáng)資金及人才投入,推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化及現(xiàn)代化進(jìn)程。本文則對(duì)信息化環(huán)境下的單位檔案科學(xué)化管理路徑分析。
我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了高度信息化時(shí)代,機(jī)關(guān)單位檔案管理工作方式也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變,朝著信息化方向發(fā)展,機(jī)關(guān)單位在信息化環(huán)境中,只有通過(guò)積極落實(shí)科學(xué)有效管理策略,探索科學(xué)化發(fā)展路徑,才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展,促進(jìn)檔案管理工作更加高效有序。
1 我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題
我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理目前還存在較多問(wèn)題,需要及時(shí)分析并解決,多數(shù)機(jī)關(guān)單位并不重視檔案管理工作,機(jī)關(guān)單位檔案管理在管理制度中有所體現(xiàn),但是實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中力度還不足,相關(guān)監(jiān)管部門沒(méi)有積極地履行其職責(zé),導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作,也比較枯燥,不能快速地反應(yīng)業(yè)績(jī),這使得多數(shù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)及基層工作人員對(duì)此都不重視,使得檔案管理缺乏科學(xué)性[1]。
思想決定行為,機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員不重視檔案管理工作,因此在這方面資金投入也比較少,各項(xiàng)檔案管理設(shè)備在其他各種設(shè)置更換情況下也不經(jīng)常更換,使得檔案管理部門工作環(huán)境較簡(jiǎn)陋,使用的檔案柜也比較破舊。
檔案管理工作其實(shí)比較復(fù)雜,沒(méi)有明確統(tǒng)一性規(guī)定,要求管理人員具有較高工作專業(yè)性及連續(xù)性,單位在這方面資金、人力投入不足導(dǎo)致其很難做好檔案管理工作,很多沒(méi)有檔案管理教育背景人員進(jìn)行檔案管理,導(dǎo)致檔案管理人員整體素質(zhì)較低。
2 科學(xué)化管理在機(jī)關(guān)單位檔案管理中的實(shí)施價(jià)值
檔案管理是機(jī)關(guān)單位的基礎(chǔ)性工作,具有管理性、服務(wù)性及政治性特點(diǎn),信息化環(huán)境中,機(jī)關(guān)單位怎樣提高檔案管理科學(xué)化水平,確保單位更加高效有序運(yùn)行現(xiàn)在是一件非常重要的事情,檔案管理科學(xué)化也具有重要意義,其意義主要體現(xiàn)在以下幾方面。
(一)有利于推動(dòng)社會(huì)健康可持續(xù)發(fā)展
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及媒體設(shè)備日益發(fā)展,人們生活也出現(xiàn)了巨大變化,傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)被社會(huì)淘汰,檔案管理現(xiàn)在正朝著系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化及規(guī)范化方向發(fā)展,相關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)關(guān)注社會(huì)及科技發(fā)展新趨勢(shì)并積極創(chuàng)新,逐漸提高檔案管理的科學(xué)化水平[2]。
(二)有利于機(jī)關(guān)單位高效、有序協(xié)調(diào)地運(yùn)行
檔案管理中內(nèi)容很好地將機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷史體現(xiàn)了出來(lái),真實(shí)地記錄了單位以往的工作活動(dòng)情況,單位領(lǐng)導(dǎo)與決策者能夠從檔案管理中比較全面科學(xué)地了解單位基本情況,然后以此為基礎(chǔ)對(duì)單位發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行調(diào)整與制定。單位領(lǐng)導(dǎo)及決策者通過(guò)查閱檔案,也能發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才,這樣就能有效提升選拔效率。
檔案管理對(duì)于單位基層工作人員來(lái)說(shuō),他們個(gè)人的成長(zhǎng)被記錄在檔案中,這些工作人員能夠結(jié)合檔案進(jìn)行分析,對(duì)過(guò)去工作作一個(gè)充分認(rèn)識(shí),然后適時(shí)地調(diào)整目標(biāo),進(jìn)行自我提升。
(三)有利于機(jī)關(guān)單位進(jìn)行深化改革
我國(guó)積極推進(jìn)機(jī)關(guān)單位改革,機(jī)關(guān)單位的政務(wù)公開(kāi)、財(cái)務(wù)公開(kāi)及人員公開(kāi)等已經(jīng)成為了新時(shí)代要求,這些內(nèi)容要想更好地公開(kāi),需要通過(guò)系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度實(shí)現(xiàn),社會(huì)各界能夠通過(guò)查閱單位檔案資料來(lái)看到其歷史發(fā)展全部面貌,這樣就起到了有效監(jiān)督作用,也能選擇優(yōu)秀機(jī)關(guān)單位開(kāi)展合作,取得共同發(fā)展。
3 信息化環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案科學(xué)化管理路徑
(一)制定完善的管理制度
實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化,首先要提升機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度,增強(qiáng)檔案管理事業(yè)宣傳工作力度,詳細(xì)講解檔案管理有關(guān)法律法規(guī),增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位及管理人員對(duì)檔案管理工作的重視,并明確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。
機(jī)關(guān)單位要結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r,制定出比較科學(xué)完善檔案管理制度,這些管理制度不僅對(duì)管理人員有強(qiáng)制約束力,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)也有約束力,明確劃分管理責(zé)任,對(duì)員工進(jìn)行定期考核,懲罰那些沒(méi)有積極履行制度的人員。
(二)增大資金投入力度
機(jī)關(guān)單位檔案管理得到單位領(lǐng)導(dǎo)重視之后,還應(yīng)加大在檔案管理設(shè)施上的資金投入,積極改善檔案館工作環(huán)境,使員工在舒適環(huán)境中辦公。單位檔案館應(yīng)配備專用柜子及消防設(shè)備,進(jìn)一步完善檔案館信息化工作,除此之外,還要相應(yīng)地配置計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理,增強(qiáng)檔案管理人員工作積極性,為實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化打下堅(jiān)定基礎(chǔ)。
(三)培養(yǎng)專門管理人才
機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化,還要重視單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),將其作為檔案管理工作的重要組成部分,單位應(yīng)培養(yǎng)出一支專業(yè)化管理人員團(tuán)隊(duì),定期對(duì)員工進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),使其認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性及必要性,引導(dǎo)其緊跟上社會(huì)發(fā)展步伐,積極學(xué)習(xí)掌握并及時(shí)更新檔案管理技術(shù),使員工在頭腦上具備最先進(jìn)的管理理念。
同時(shí)還要對(duì)管理人員進(jìn)行思想政治教育,增強(qiáng)其思想素質(zhì),使員工更加明確自身職業(yè)責(zé)任,樹(shù)立正確職業(yè)觀念,積極投身于檔案管理事業(yè)中。單位人員調(diào)動(dòng)工作,應(yīng)將檔案管理部門工作人員排除在外,確保檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定。
(四)促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程
機(jī)關(guān)單位要想更好地實(shí)施檔案管理科學(xué)化,應(yīng)積極跟隨時(shí)代發(fā)展潮流,響應(yīng)信息化時(shí)代要求,提出更高發(fā)展目標(biāo),機(jī)關(guān)單位檔案管理部門應(yīng)加大資金投入,積極充分地使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備,構(gòu)建高效、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng),將檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地導(dǎo)入進(jìn)去,促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化與電子化,提升檔案檢索效率。
4 結(jié)語(yǔ)
檔案具有記錄社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展信息的重要作用,為相關(guān)研究提供了重要的信息資料,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于檔案管理事業(yè)中,促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。機(jī)關(guān)單位在信息化環(huán)境下,更應(yīng)該探索出檔案管理的科學(xué)化路徑,利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)施檔案管理,學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí),結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀,提出科學(xué)化建議。
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