高校檔案管理信息化建設(shè)路徑論文

　　【摘要】信息時代的到來預(yù)示著信息化將進(jìn)駐各個行業(yè)，高校自然也不會例外，從教學(xué)活動、課程設(shè)置、學(xué)生活動組織，乃至檔案管理都需要信息化的支持。目前，各高校越來越重視檔案管理工作，因?yàn)闄n案管理工作是高校的基礎(chǔ)工作之一，檔案館的資料復(fù)雜多樣，行之有效的管理措施是檔案管理工作特別需要的。本文詳細(xì)指出了高校加強(qiáng)信息化檔案管理的意義，分析了高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，針對現(xiàn)在高校檔案管理存在的問題提出了幾點(diǎn)具體的措施，希望能夠成為各高�？梢越梃b的素材和資料。

　　【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息化；措施策略

　　一、高校加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的意義

　　信息化檔案管理指的就是在實(shí)際檔案管理工作中將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用，用現(xiàn)代化的科技手段和網(wǎng)絡(luò)支持完善檔案管理工作，對檔案資源重新進(jìn)行排列和整合，充分利用現(xiàn)有資源完善高校校園管理體制。檔案管理工作是學(xué)�；�礎(chǔ)工作的一部分，所有管理制度、招生資料、教職工資料、學(xué)生資料、后勤資料等等，都在檔案管理的范疇，整個檔案內(nèi)容龐大，系統(tǒng)眾多，分門別類工作著實(shí)給檔案管理人員帶來很大壓力，所以如何利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)完善檔案管理顯得尤為必要。檔案管理信息化可以提高檔案資料檢索的工作效率。例如利用網(wǎng)絡(luò)資源，將資料分門別類，將存放位置、年份等等信息全部輸入電腦，管理人員查閱時只要輸入部分信息檢索，便會輕而易舉地找到該資料。檔案管理信息化可以加強(qiáng)信息資料的整合與處理。檔案管理信息化建設(shè)逐步完善，使資料信息盡在管理員掌握之中，能有效完成資料信息的收集、加工、處理。檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然需求，是評判高校管理水平的一個指標(biāo)，在當(dāng)今這個信息化時代，不利用信息化資源，是對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資源的浪費(fèi)，現(xiàn)在如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)成為擺在我們面前的具體問題。

　　二、高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

　　1.部分高校對檔案管理不夠重視，信息化建設(shè)雖有一定基礎(chǔ)，但還很薄弱。高校管理層首先要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案資源的功能，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。2.一些高校的檔案管理硬件設(shè)施不齊全或落后。信息化建設(shè)要求高校在檔案管理設(shè)備設(shè)施上加大投入，給與一定的資金支持，簡單來說，想要信息化檔案管理，不具備網(wǎng)絡(luò)終端是不可能實(shí)現(xiàn)的。部分高校信息化設(shè)備十分有限，這就限制了檔案管理工作的有效性，信息資源共享難度大，信息檢索繁瑣復(fù)雜，浪費(fèi)時間，效率較低。3.檔案管理人員技術(shù)水平低，專業(yè)技能有待提高。一些高校在人才隊(duì)伍建設(shè)上不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)不高，專業(yè)性不強(qiáng)，即使有信息化設(shè)備，但操作不得當(dāng)，依然影響檔案管理的工作效率，甚至檔案管理中出錯的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，所以培養(yǎng)一支精干、高效的管理隊(duì)伍很有必要。

　　三、檔案管理信息化建設(shè)的路徑探索

　　1.加強(qiáng)檔案管理意識，高校管理層加強(qiáng)重視程度，將檔案管理工作列入校園管理工作的重點(diǎn)之一。從高校高管到實(shí)際操作的檔案管理人員首先要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，不要認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，盡管一些陳年資料多年無人問津，但一旦需要時立刻檢索成功便會大大縮短時間。高校要多次組織相關(guān)人員制定詳盡的檔案管理計(jì)劃，增加他們的重視程度，同時對檔案管理工作定期抽檢情況，了解本校檔案管理的實(shí)際情況，要明晰檔案管理信息化對校園管理的重要意義和作用，從根本上將檔案管理工作提到和其他管理工作一個層面上來。2.高校要加大信息化建設(shè)力度，對設(shè)備機(jī)器進(jìn)行資金支持。信息化檔案管理依托于現(xiàn)代的機(jī)器設(shè)備，包括電腦、打印機(jī)、掃面議、光學(xué)儀器、檢索機(jī)器等等。硬件設(shè)施能否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵點(diǎn)，利用機(jī)器和網(wǎng)絡(luò)建立電子化信息管理平臺，通過學(xué)校的站穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。信息化平臺要包含以下幾種功能，涵蓋信息收集、整理、檢索、編碼等項(xiàng)目，同時要與其他數(shù)據(jù)庫建立連接，方便信息的更新與交換。建立好信息平臺后，要建立相關(guān)的安全防護(hù)，比如在信息化系統(tǒng)里建立防火墻，避免非管理人員擅自查閱檔案信息，除一些公布在校園網(wǎng)站上的信息外，其它保密檔案要通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)置安全防護(hù)防止別人盜取相關(guān)信息。3.加強(qiáng)檔案資料的規(guī)范化管理。利用網(wǎng)絡(luò)資源管理，檔案管理資料形成無數(shù)的電子文件，這些電子文件檔案管理人員要做到集中管理，同意存錄，做好備份工作，一旦系統(tǒng)崩潰或網(wǎng)絡(luò)平臺出現(xiàn)問題能夠找到備份資料有效恢復(fù)數(shù)據(jù)庫，不至于造成信息丟失和錯亂的情況發(fā)生。此外，高校要制定合理規(guī)范的檔案管理制度，是檔案管理工作有據(jù)可依，規(guī)范指導(dǎo)檔案管理工作，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。4.建立一支高效、精進(jìn)、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。目前，高校檔案管理工作存在一些弊端，很大原因在于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，技術(shù)知識不到位，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，甚至一些檔案管理員是通過關(guān)系留在高校檔案館工作，這都是制約檔案管理工作的一些因素。高校要本著為學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，聘用人員時注重專業(yè)素質(zhì)的考核，上崗前做好檔案管理培訓(xùn)工作，定期檢查工作情況，上崗后定期考核，對檔案管理人員嚴(yán)格要求，相信檔案管理工作會有所轉(zhuǎn)變。其次，檔案管理人員要學(xué)會信息化平臺的操作和使用，網(wǎng)絡(luò)平臺建立，需要有人使用和維護(hù)，如果做不到這一點(diǎn)，那檔案管理信息化形同虛設(shè)，沒有任何意義，只有真正利用信息化設(shè)備資源充分做好檔案管理工作，才算將檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處。結(jié)語高校的校園建設(shè)包括很多層面，物質(zhì)建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)，檔案管理信息化建設(shè)也可以說是其中一個重要的組成部分，檔案是記錄一所學(xué)校從建立之初到后來的發(fā)展軌跡，很多資料與校園建設(shè)息息相關(guān)，一些資料甚至成為一所學(xué)校發(fā)展的指導(dǎo)信息，所以檔案管理工作必須被放到非常重要的位置上去。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]王常虹.淺談信息公開條件下的高校檔案管理[J].中國校外教育,2010(3):8.

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