高校人事檔案管理信息化建設(shè)策略論文

　　摘要：本文首先分析了高校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，其次闡述了我國(guó)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題，最后提出了加強(qiáng)我國(guó)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略。

　　關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校人事檔案管理；信息化建設(shè)

　　一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

　　高校人事檔案管理信息化建設(shè)在多個(gè)方面具有重要意義。一是滿足人事工作發(fā)展的基礎(chǔ)需求。檔案管理是人事工作的重要內(nèi)容，人事檔案包含了大量的數(shù)據(jù)信息。人事工作目標(biāo)是服務(wù)于人才工作，從人事檔案中能夠了解詳細(xì)的人才信息，根據(jù)人才不同的能力和專長(zhǎng)進(jìn)行合理的人才配置，為人才提供合適的崗位。二是滿足人事檔案發(fā)展的必然需求。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案載體發(fā)生了很大變化，從古代的竹簡(jiǎn)、紙，到現(xiàn)在的光盤(pán)、照片和錄像等，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔�檔案，大大提升了檔案管理的效率。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)高校人事檔案管理提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式不能滿足當(dāng)代信息化的要求，必須進(jìn)行管理手段的改革，推動(dòng)信息化建設(shè)。

　　二、我國(guó)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┤狈π畔⒒�管理意識(shí)，管理模式單一

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化進(jìn)程不斷加快，但我國(guó)高校人事檔案還未全面普及信息化管理，檔案管理人員缺乏信息化管理意識(shí)和先進(jìn)的管理模式。當(dāng)前許多高校的人事檔案管理依舊為沒(méi)有改變傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有跟隨時(shí)代的進(jìn)步運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，導(dǎo)致管理效率遲遲未能提升，在管理的經(jīng)濟(jì)性和科學(xué)性上沒(méi)有有效改善。造成這種情況的重要原因之一就是檔案管理人員的信息化意識(shí)太薄弱，認(rèn)為人事檔案管理只是信息的收集和整理或者數(shù)據(jù)的記錄，對(duì)實(shí)際工作沒(méi)有太大意義和價(jià)值。由于先進(jìn)管理意識(shí)的缺乏導(dǎo)致管理模式?jīng)]有得到有效改善，人事檔案管理僅流于形式，管理的目的僅僅是資料的查找和登記以及資料的保存和信息咨詢等，沒(méi)有發(fā)揮人事檔案管理的真正作用。管理方法上使用的依然是手動(dòng)檢索，耗費(fèi)人力物力和時(shí)間，效率極低。部分高校已經(jīng)嘗試了使用檔案管理的信息化建設(shè)，但是沒(méi)有配置足夠的硬件設(shè)施，還是難以脫離傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法達(dá)到信息資源的共享，檢索不具有時(shí)效性，檔案依舊以實(shí)體為主缺乏數(shù)字化建設(shè)，使得高校人事檔案管理工作不能從根本上得到優(yōu)化管理。

　�。ǘ�）檔案硬件設(shè)施落后，人員數(shù)量不足

　　要想加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，就要投入資金和人力。但是當(dāng)前高校沒(méi)有重視檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏資金和人員的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。許多高校的檔案室面積過(guò)小，缺乏先進(jìn)硬件設(shè)施，檔案管理人員的管理意識(shí)不足，未具備良好的職業(yè)素質(zhì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，降低了人事檔案管理的效率，使得信息化管理模式難以應(yīng)用和普及，很大程度上阻礙了信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。許多高校使用的管理系統(tǒng)是自身研發(fā)的管理軟件，技術(shù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，功能不完善，僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息登記和編輯等簡(jiǎn)單功能的信息化，系統(tǒng)存儲(chǔ)量小，提供的服務(wù)范圍狹窄，無(wú)法體現(xiàn)人事檔案管理對(duì)人才管理的重要意義，難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)信息管理的高要求。

　　（三）缺乏信息安全意識(shí)，容易造成信息泄露

　　當(dāng)前我國(guó)部分高校管理人員的信息安全意識(shí)淡薄，在使用信息的過(guò)程中容易造成信息丟失。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的安全性普遍降低，需要加強(qiáng)有力的手段對(duì)人事檔案進(jìn)行保護(hù)，降低信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，否則一旦受到不法分子的篡改和竊取，會(huì)對(duì)高校人事檔案管理造成損失。采取信息化手段則能提升信息管理的效率，簡(jiǎn)化管理流程，為檔案管理創(chuàng)造多方面的便捷，為高校人事變動(dòng)提供可靠的保障。人事檔案對(duì)保密性有很高的要求，如果忽視信息管理的安全性導(dǎo)致信息泄露，可能會(huì)發(fā)生嚴(yán)重的信息安全事故甚至違法行為。

　　三、我國(guó)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)宣傳，提升檔案信息化意識(shí)

　　對(duì)于高校人事檔案管理，人們?nèi)菀缀雎云渲匾�性，�?duì)管理目的有所誤解，認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是信息的存取和查閱，忽視了人事檔案管理對(duì)人才培養(yǎng)和選拔的依據(jù)作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，向人們傳播現(xiàn)代化的信息管理意識(shí)，明確管理目標(biāo)及其對(duì)高校人才配置的作用，讓人們重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。而且，信息化建設(shè)并不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和操作，要著眼于信息共享和提升資源的利用率，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全面推動(dòng)高校人事檔案管理的信息化進(jìn)程，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和科技發(fā)展。因此，在高校人事檔案管理中要運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)由實(shí)體檔案向信息檔案轉(zhuǎn)型，加大科技的普及，充分利用人事檔案資源，為高校人事工作提供有效的依據(jù)。

　�。ǘ�）完善信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

　　高校人事檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程，要從基礎(chǔ)工作開(kāi)始逐步推動(dòng)信息化建設(shè)發(fā)展。原始數(shù)據(jù)是人事檔案最重要的第一手資料，要全面收集和審核第一手資料，用科學(xué)的手段檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的真?zhèn)�，保證原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，為檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供重要的基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)必不可少的就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，將完整的人事檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一編輯和管理，便于進(jìn)行人事檔案的檢索和調(diào)用，并且要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)以防數(shù)據(jù)篡改和丟失的情況發(fā)生。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以大大提升檔案利用率，保障檔案的安全和完整，為高校人事調(diào)整和人才利用提供極大的便利。

　�。ㄈ�）提升檔案管理人員素質(zhì)，改善管理手段

　　當(dāng)前部分高校的檔案管理人員技術(shù)水平較低，不具備綜合管理能力，不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)復(fù)合型人才的要求。因此，高校要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，為其提供必要的崗位培訓(xùn)以提升檔案管理信息化意識(shí)和崗位責(zé)任，并建立完善的管理制度對(duì)檔案管理人員的工作行為進(jìn)行約束和規(guī)范。檔案管理人員的管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對(duì)高校檔案管理的效率有著直接的影響，因此應(yīng)提升檔案管理人員的技術(shù)水平和責(zé)任意識(shí)，及時(shí)引進(jìn)符合管理要求的綜合型人才，能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定進(jìn)行。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)高校人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時(shí)代的高要求和新壓力，要不斷加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和技術(shù)培訓(xùn)，全面服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)，從而為高校的人事調(diào)整提供可靠的保障，充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)和優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)高校綜合實(shí)力的提升，為社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

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