信息化技術(shù)在高校檔案管理的應(yīng)用研究論文

時(shí)間：2022-10-12 03:44:16 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　摘要：信息化技術(shù)在高校檔案管理中能夠幫助檔案信息數(shù)字化構(gòu)建，提高管理效率，使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)前檔案工作呈現(xiàn)出資源多元化、載體多樣化、管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

信息化技術(shù)在高校檔案管理的應(yīng)用研究論文

　　關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);計(jì)算機(jī);高校檔案;管理

　　一、高校檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題及現(xiàn)狀分析

　　(一)高校檔案管理意識(shí)薄弱

　　在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一般認(rèn)為，高校的發(fā)展重點(diǎn)只在教學(xué)和科研上，檔案工作是檔案部門的事，與學(xué)校其他教學(xué)科研部門的工作沒(méi)有太大的關(guān)系，所以導(dǎo)致了一些重要的文件資料不能及時(shí)歸檔，造成積壓甚至丟失，嚴(yán)重的影響了檔案的完整性與安全性。

　　(二)檔案的管理方式落后

　　近年來(lái)各高校檔案館(室)的館藏?cái)?shù)量都在大幅度增長(zhǎng)，并且這種增長(zhǎng)勢(shì)頭繼續(xù)保持，增長(zhǎng)幅度還在增加。20世紀(jì)90年代以來(lái)，檔案館藏更以驚人的速度在增長(zhǎng)，但是面對(duì)檔案的增長(zhǎng)，許多高校的檔案工作還停留在以手工管理為主的落后管理方式上，即使有條件的學(xué)校以計(jì)算機(jī)作為輔助管理，計(jì)算機(jī)的功能也僅限于簡(jiǎn)單的檢索和查詢基本信息及事務(wù)，沒(méi)有建立無(wú)紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，不能從根本上改變檔案管理耗時(shí)長(zhǎng)、速度慢、利用率低、信息涵蓋不全等問(wèn)題。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多電子文檔不斷出現(xiàn)，這不僅極大的增加了檔案管理工作的難度，還加大了檔案管理工作人員的勞動(dòng)量，在這種情況下，如果高校還仍舊應(yīng)用傳統(tǒng)管理方式，就很容易導(dǎo)致檢索速度慢，查準(zhǔn)率、查全率低，檔案材料不齊全等問(wèn)題的出現(xiàn)。

　　(三)檔案管理人員素質(zhì)還需不斷提高

　　在高校檔案管理中，缺乏具有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)高層次人才，缺乏既懂信息化技術(shù)又通檔案業(yè)務(wù)的“一專多能”復(fù)合型人才，因此，高校檔案人員的素質(zhì)還需不斷提高，在完善日常管理工作的同時(shí)，還要對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理論不斷鉆研，在科研成果上有所建樹(shù)。

　　二、信息化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

　　(一)構(gòu)建檔案信息數(shù)字化

　　數(shù)字化是高校檔案管理工作的新趨勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)文檔信息完整完善的存儲(chǔ)，就必須結(jié)合光盤存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)，讓各種形式的信息資源數(shù)字化。數(shù)字化高校檔案信息管理系統(tǒng)，是目前國(guó)內(nèi)最先進(jìn)的多媒體信息管理系統(tǒng)之一。該系統(tǒng)采用先進(jìn)的多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，配置兩臺(tái)服務(wù)器組成了雙機(jī)后備系統(tǒng)，采用Client/Server結(jié)構(gòu)、TCP/IP等;通信協(xié)議、Un5X操作系統(tǒng)、Win-dows 2000操作系統(tǒng)、Oracle大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、300GB的HP磁光盤庫(kù)、多種類型的掃描儀、MPEG-1及MPEGZ壓縮系統(tǒng)、專業(yè)級(jí)錄像播放編輯機(jī)，使用多種軟件開(kāi)發(fā)工具。將檔案目錄建庫(kù)、紙質(zhì)、圖片、播音信息數(shù)字化，使得來(lái)館查檔者可在閱覽室直接上機(jī)，檢索瀏覽館藏檔案信息。檔案管理工作的數(shù)字化，可以大大的提高檔案的檢索利用效率，豐富了檔案開(kāi)發(fā)利用手段，加快了檔案信息化管理和規(guī)范化管理的步伐，同時(shí)一批珍貴檔案原件得到了有效的保護(hù)。隨著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息化手段的檔案管理形式會(huì)越來(lái)越受到各高校的重視，其作用也會(huì)得到更大的發(fā)揮。.

　　(二)信息技術(shù)在檔案工作中發(fā)揮的重要作用

　　首先，利用各種信息技術(shù)，可以使檔案工作部門快、精、準(zhǔn)地完成各項(xiàng)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作技術(shù)走向現(xiàn)代化道路的目標(biāo)。

　　其次，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

　　最后，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。在信息化管理的過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)和操作方法。培養(yǎng)一批具有良好的思想政治素養(yǎng)和職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和最新科學(xué)管理技術(shù)的檔案專業(yè)人才。

　　三、16校檔案管理的發(fā)展前景

　　(一)檔案資源呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)

　　隨著睿土?xí)?jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的物質(zhì)生活和精神生活都變得豐富多彩，而在檔案資源中，也日益展現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)。以紙質(zhì)文件為主，各種電子文本、音像資料、網(wǎng)絡(luò)資料等在高校全部檔案資源的比重日益增多，面對(duì)這一變化，高校檔案管理工作中首要的就是強(qiáng)化檔案資源的收集，不斷豐富和優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，突出電子文檔在檔案資源建設(shè)中的地位，及時(shí)調(diào)整檔案接收領(lǐng)域和接收內(nèi)容，把接收范圍擴(kuò)大，實(shí)理檔案資源多元化。

　　(二)檔察載體的多樣化趨勢(shì)

　　由于檔寒資源的多元化，必然會(huì)導(dǎo)致檔案載體的多樣化，紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案成為了檔案存儲(chǔ)的主要內(nèi)容。文字信息是指以符號(hào)形式存在的信息形式，每括漢字在內(nèi)的由各類字符組成的文本，主要用于褒字處理，但是這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要了，尤其是電子檔案的高速發(fā)展，決定了檔案載體必然會(huì)呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)。在電子檔案保存中，一般利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息(如照片、錄音、錄像等多種載體檔案)的處理、錄入和保存，采用光盤系統(tǒng)作為海量存儲(chǔ)系統(tǒng)。

　　(三)檔案工作現(xiàn)代化趨勢(shì)

　　現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展日新月異，在這個(gè)“信息爆炸的時(shí)代”里，面對(duì)高速的信息流通和傳遞，必然要求在檔案管理工作中，提高對(duì)信息文檔進(jìn)行采集、存貯、處理和祗出速度，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。檔案部門是信息部門的組成部分，檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)進(jìn)步的客觀需要，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。梢案管理工作應(yīng)該以嶄新的面貌服務(wù)于高校師生，逐步采用科學(xué)的管理手段，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和裝氤、不斷的解決檔案工作面臨的挑戰(zhàn)，改善管理。提高工作效率。

　　綜上所述隨著社會(huì)的進(jìn)步、檔案信息的多元化，檔案娠務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)涵、服務(wù)方式也發(fā)生了很大的變化,在這種新形勢(shì)下，要求高校檔案管理工作人員的科學(xué)發(fā)展觀來(lái)提高自我認(rèn)知水平，與時(shí)俱進(jìn)，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，利用信息化技術(shù)去武裝自己，提高檔案管孵的綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作可以更好的為帝蚊全體師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　參期寵獻(xiàn)：

　　[1]楊敏.高技檔案信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新[D].浙江大學(xué)，2005.

　　[2]呂元智數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[D].中國(guó)人民大學(xué)，2004.

　　[3]劉本科.高等學(xué)校信息資源管理應(yīng)用集成平臺(tái)的建設(shè)研究[J].信息技莉每信息化研究與探討，2005(4).

　　[4]董寶青推進(jìn)國(guó)家信息資源與檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用[J].中國(guó)檔案，2005(6).

　　[5]王艷琴.開(kāi)發(fā)檔案信息資源要有的放矢[J].蘭臺(tái)世界，2005(3).

　　[6]連紅.構(gòu)建高校系級(jí)教學(xué)檔案體系的新思路[J].浙江檔案，2007(5).

　　[7]葉昌蓮，試論IS09001質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與高校學(xué)生檔案管理[J].重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2007(2).

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