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工程項(xiàng)目的文件檔案管理論文
摘要:隨著我國建筑業(yè)的快速發(fā)展,建筑工程越來越復(fù)雜,在施工過程中,產(chǎn)生了大量的工程文件,將這些資料文件有效地儲存和保護(hù)起來,并將其進(jìn)行歸檔管理,是對工程有效開展的重要支持。因此,加強(qiáng)對工程項(xiàng)目的文件檔案管理,不斷完善檔案管理的方式具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。
關(guān)鍵詞:工程項(xiàng)目;文件;檔案;管理
隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,我國的各項(xiàng)事業(yè)都得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展,建筑業(yè)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力。隨著人民生活水平的提高以及建筑技術(shù)的提高,建筑物變得功能越來越多,這使得施工過程中出現(xiàn)了更多的文件記錄等,將這些文件歸檔進(jìn)行有效管理就成為了施工單位非常重視的問題。
1工程項(xiàng)目文件歸檔管理的必要性
隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展,施工單位越來越認(rèn)識到了工程項(xiàng)目文件歸檔管理的必要性。首先,工程項(xiàng)目都是非常復(fù)雜的,在過程中會產(chǎn)生大量的材料文件,這些文件需要進(jìn)行有效管理,以方便施工單位可以隨時(shí)有效利用,為工程項(xiàng)目提供資料支持和指導(dǎo)。如果文件的材料收集不全,不能進(jìn)行有效的歸檔管理,就會給查找?guī)砝щy,對工程管理帶來了非常大的麻煩,甚至?xí)绊懝こ痰倪M(jìn)程。比如工程中編制的竣工圖如果沒有進(jìn)行歸檔管理,就會使信息無法得到有效匯總,會對今后的改造工作帶來很多的隱患。從另一方面來講,如果無法對工程文件進(jìn)行歸檔管理,相關(guān)的單位以及部門就無法對這些文件進(jìn)行有效的審查,這也帶來了很多的問題,對工程的發(fā)展是極為不利的。
工程文件材料是整個(gè)工程項(xiàng)目的重要記錄,且每年都在不斷增加,其貫穿于工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)。因此,只有利用科學(xué)有效的管理方式,將這些不斷產(chǎn)生的文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理,認(rèn)真核查其準(zhǔn)確性和完整性,才能為工程項(xiàng)目提供真正有效的資料支持,為保證工程有序開展下去打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2對工程項(xiàng)目文件材料進(jìn)行管理需要有質(zhì)量要求
對工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的文件進(jìn)行有效管理,需要對文件材料進(jìn)行要求,要保證文件材料的質(zhì)量,一般而言,工程項(xiàng)目文件材料的質(zhì)量要求為:(1)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要是原件;(2)進(jìn)行歸檔的文件材料所記錄的內(nèi)容一定要真實(shí)、準(zhǔn)確,不做假,要如實(shí)反映工程的實(shí)際情況;(3)進(jìn)行歸檔的文件材料應(yīng)該字跡保持清楚,記錄上有圖片或者圖表的一定要保證圖表或圖片清晰可辨,同時(shí)還要保證簽字蓋章的手續(xù)完備;(4)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要采用不容易褪色的書寫工具來進(jìn)行記錄;(5)歸檔的竣工圖一定要加蓋竣工的圖章;(6)存在有錄音和錄像的文件時(shí),一定要確保其載體的有效性。只有保證了以上幾點(diǎn),才可以使工程文件材料可以得到有效的保護(hù)和管理,進(jìn)而為工程項(xiàng)目提供必要的支持。
3當(dāng)前我國工程項(xiàng)目檔案管理中存在的一些問題
雖然我國對工程項(xiàng)目的文件檔案的管理方式有了長遠(yuǎn)的進(jìn)步,但是當(dāng)前在管理時(shí)仍然存在著很多的問題,比如管理的職責(zé)不明確,管理人員的專業(yè)素質(zhì)低,且流動(dòng)性很大,這些都給檔案管理帶來了很大的麻煩。具體來說,工程項(xiàng)目檔案管理中主要存在著以下問題:
3.1項(xiàng)目文件管理的職責(zé)分工不明確
職責(zé)分工不明確是當(dāng)前各參建單位最為突出的問題,各參建單位之間文件材料的收集整理分工并不明確,對范圍內(nèi)應(yīng)收集歸檔的文件材料不清楚,沒有正確地執(zhí)行文件形成部門整理文件的規(guī)定。
3.2歸檔文件材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求
在文件檔案的管理工作中,所有的歸檔文件材料質(zhì)量都有詳細(xì)的規(guī)范要求,但在實(shí)際的工作過程中,歸檔文件的材料質(zhì)量出現(xiàn)了各種各樣的問題。其中較為突出的有,文件格式不規(guī)范,文件材料沒留裝訂線;簽認(rèn)手續(xù)不完整、不真實(shí);使用不耐久字跡材料記錄文件;復(fù)印件較多,如施工作業(yè)指導(dǎo)書、施工組織設(shè)計(jì)的報(bào)審表為復(fù)印件,原材料證明與實(shí)驗(yàn)報(bào)告為復(fù)印件;文件材料的內(nèi)容不真實(shí),如竣工圖與設(shè)計(jì)變更不符等;竣工圖蓋章不規(guī)范,如竣工圖紙蓋名章、代簽等等。
3.3文件材料收集不齊全
工程項(xiàng)目的開展從前期準(zhǔn)備到施工過程中乃至施工結(jié)束,涉及到方方面面許多不同的文件,在這些文件的準(zhǔn)備過程中,有很多文件容易受到我們的忽視。首先是建設(shè)項(xiàng)目前期文件的缺失較多,如土地征用協(xié)議、招投標(biāo)文件等。建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件中,初步設(shè)計(jì)審批文件、批準(zhǔn)概算書、預(yù)算書等文件也常常出現(xiàn)遺漏。其次,建設(shè)項(xiàng)目施工文件,如工程開工報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告、竣工報(bào)告及竣工簽證書、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工圖紙、工程決算報(bào)告等容易出現(xiàn)文件不全的現(xiàn)象。再次,對于建設(shè)項(xiàng)目建立文件中的工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、設(shè)計(jì)變更報(bào)審表、特殊工種資質(zhì)報(bào)審表等容易出現(xiàn)問題。最后就是設(shè)備文件的不完整,如沒有設(shè)備的開箱記錄等。
4關(guān)于做好工程項(xiàng)目文件檔案管理的若干建議
4.1管理職責(zé)、職務(wù)劃分清晰
職責(zé)明確是做好工作的基本保障,各責(zé)任部門要承擔(dān)共同而有差別的責(zé)任,綜合管理,優(yōu)化文件檔案管理的工作效率;ú块T要負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告書、初步設(shè)計(jì)審批文件、施工、監(jiān)理、設(shè)備合同的收集、積累,并向本單位檔案部門歸檔。規(guī)劃部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批文件及可行性研究階段文件的收集、積累,向檔案部門歸檔,并負(fù)責(zé)將工程項(xiàng)目批文、勘察設(shè)計(jì)合同副本、工程項(xiàng)目可行性研究報(bào)告轉(zhuǎn)發(fā)等全部移交給本單位檔案部門。檔案部門負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工單位要負(fù)責(zé)向設(shè)計(jì)單位檔案部門移交竣工圖。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核施工單位、設(shè)計(jì)單位竣工文件、竣工圖的完整、準(zhǔn)確性,最后移交給本單位檔案部門。
4.2竣工文件的編制要求
工程施工及調(diào)試完成后,設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定的要求編制項(xiàng)目竣工文件,監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。文件字跡應(yīng)清楚、耐久,圖紙圖樣清晰,圖表整潔,簽字認(rèn)可手續(xù)完備、簽名真實(shí),規(guī)范,不能代簽名、不能用計(jì)算機(jī)打印、不能用印章代替簽名。各類記錄表式必須符合規(guī)范要求,所填內(nèi)容真實(shí)可靠,數(shù)據(jù)填寫必須詳細(xì)、準(zhǔn)確,不得漏缺項(xiàng),沒有內(nèi)容的項(xiàng)目要?jiǎng)澋簟?/p>
4.3工程檔案的歸檔保管
在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)審批中,需要保管的檔案有選址意見及報(bào)批文件,可研報(bào)告及批復(fù),項(xiàng)目評估、論證文件,環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)、投(融)資計(jì)劃等則檔案部門負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。招、投標(biāo)公司文件由本單位檔案部門保存原件,工程的合同、協(xié)議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存。工程地質(zhì)、水文、氣象等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、初步設(shè)計(jì)、施工圖由本單位檔案部門保存。工程的征地、移民、政策處理文件也移交給本單位檔案部門保存。
結(jié)論:工程檔案管理工作對工程項(xiàng)目有著非常重要的作用,其對工程發(fā)展提供必要的材料支持。因此,加強(qiáng)對檔案的有效管理,重視文件材料的質(zhì)量,才能為工程項(xiàng)目提供最為有利的支持,進(jìn)而促進(jìn)工程的有序發(fā)展。
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