工程項(xiàng)目的文件檔案管理論文

　　摘要：隨著我國建筑業(yè)的快速發(fā)展，建筑工程越來越復(fù)雜，在施工過程中，產(chǎn)生了大量的工程文件，將這些資料文件有效地儲存和保護(hù)起來，并將其進(jìn)行歸檔管理，是對工程有效開展的重要支持。因此，加強(qiáng)對工程項(xiàng)目的文件檔案管理，不斷完善檔案管理的方式具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。

　　關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;文件;檔案;管理

　　隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的各項(xiàng)事業(yè)都得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，建筑業(yè)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力。隨著人民生活水平的提高以及建筑技術(shù)的提高，建筑物變得功能越來越多，這使得施工過程中出現(xiàn)了更多的文件記錄等，將這些文件歸檔進(jìn)行有效管理就成為了施工單位非常重視的問題。

　　1工程項(xiàng)目文件歸檔管理的必要性

　　隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展，施工單位越來越認(rèn)識到了工程項(xiàng)目文件歸檔管理的必要性。首先，工程項(xiàng)目都是非常復(fù)雜的，在過程中會產(chǎn)生大量的材料文件，這些文件需要進(jìn)行有效管理，以方便施工單位可以隨時(shí)有效利用，為工程項(xiàng)目提供資料支持和指導(dǎo)。如果文件的材料收集不全，不能進(jìn)行有效的歸檔管理，就會給查找?guī)�來困難，對工程管理帶來了非常大的麻煩，甚至?xí)�影響工程的進(jìn)程。比如工程中編制的竣工圖如果沒有進(jìn)行歸檔管理，就會使信息無法得到有效匯總，會對今后的改造工作帶來很多的隱患。從另一方面來講，如果無法對工程文件進(jìn)行歸檔管理，相關(guān)的單位以及部門就無法對這些文件進(jìn)行有效的審查，這也帶來了很多的問題，對工程的發(fā)展是極為不利的。

　　工程文件材料是整個(gè)工程項(xiàng)目的重要記錄，且每年都在不斷增加，其貫穿于工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)。因此，只有利用科學(xué)有效的管理方式，將這些不斷產(chǎn)生的文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，認(rèn)真核查其準(zhǔn)確性和完整性，才能為工程項(xiàng)目提供真正有效的資料支持，為保證工程有序開展下去打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　2對工程項(xiàng)目文件材料進(jìn)行管理需要有質(zhì)量要求

　　對工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的文件進(jìn)行有效管理，需要對文件材料進(jìn)行要求，要保證文件材料的質(zhì)量，一般而言，工程項(xiàng)目文件材料的質(zhì)量要求為：(1)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要是原件;(2)進(jìn)行歸檔的文件材料所記錄的內(nèi)容一定要真實(shí)、準(zhǔn)確，不做假，要如實(shí)反映工程的實(shí)際情況;(3)進(jìn)行歸檔的文件材料應(yīng)該字跡保持清楚，記錄上有圖片或者圖表的一定要保證圖表或圖片清晰可辨，同時(shí)還要保證簽字蓋章的手續(xù)完備;(4)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要采用不容易褪色的書寫工具來進(jìn)行記錄;(5)歸檔的竣工圖一定要加蓋竣工的圖章;(6)存在有錄音和錄像的文件時(shí)，一定要確保其載體的有效性。只有保證了以上幾點(diǎn)，才可以使工程文件材料可以得到有效的保護(hù)和管理，進(jìn)而為工程項(xiàng)目提供必要的支持。

　　3當(dāng)前我國工程項(xiàng)目檔案管理中存在的一些問題

　　雖然我國對工程項(xiàng)目的文件檔案的管理方式有了長遠(yuǎn)的進(jìn)步，但是當(dāng)前在管理時(shí)仍然存在著很多的問題，比如管理的職責(zé)不明確，管理人員的專業(yè)素質(zhì)低，且流動(dòng)性很大，這些都給檔案管理帶來了很大的麻煩。具體來說，工程項(xiàng)目檔案管理中主要存在著以下問題：

　　3.1項(xiàng)目文件管理的職責(zé)分工不明確

　　職責(zé)分工不明確是當(dāng)前各參建單位最為突出的問題，各參建單位之間文件材料的收集整理分工并不明確，對范圍內(nèi)應(yīng)收集歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執(zhí)行文件形成部門整理文件的規(guī)定。

　　3.2歸檔文件材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求

　　在文件檔案的管理工作中，所有的歸檔文件材料質(zhì)量都有詳細(xì)的規(guī)范要求，但在實(shí)際的工作過程中，歸檔文件的材料質(zhì)量出現(xiàn)了各種各樣的問題。其中較為突出的有，文件格式不規(guī)范，文件材料沒留裝訂線;簽認(rèn)手續(xù)不完整、不真實(shí);使用不耐久字跡材料記錄文件;復(fù)印件較多，如施工作業(yè)指導(dǎo)書、施工組織設(shè)計(jì)的報(bào)審表為復(fù)印件，原材料證明與實(shí)驗(yàn)報(bào)告為復(fù)印件;文件材料的內(nèi)容不真實(shí)，如竣工圖與設(shè)計(jì)變更不符等;竣工圖蓋章不規(guī)范，如竣工圖紙蓋名章、代簽等等。

　　3.3文件材料收集不齊全

　　工程項(xiàng)目的開展從前期準(zhǔn)備到施工過程中乃至施工結(jié)束，涉及到方方面面許多不同的文件，在這些文件的準(zhǔn)備過程中，有很多文件容易受到我們的忽視。首先是建設(shè)項(xiàng)目前期文件的缺失較多，如土地征用協(xié)議、招投標(biāo)文件等。建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件中，初步設(shè)計(jì)審批文件、批準(zhǔn)概算書、預(yù)算書等文件也常常出現(xiàn)遺漏。其次，建設(shè)項(xiàng)目施工文件，如工程開工報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告、竣工報(bào)告及竣工簽證書、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工圖紙、工程決算報(bào)告等容易出現(xiàn)文件不全的現(xiàn)象。再次，對于建設(shè)項(xiàng)目建立文件中的工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、設(shè)計(jì)變更報(bào)審表、特殊工種資質(zhì)報(bào)審表等容易出現(xiàn)問題。最后就是設(shè)備文件的不完整，如沒有設(shè)備的開箱記錄等。

　　4關(guān)于做好工程項(xiàng)目文件檔案管理的若干建議

　　4.1管理職責(zé)、職務(wù)劃分清晰

　　職責(zé)明確是做好工作的基本保障，各責(zé)任部門要承擔(dān)共同而有差別的責(zé)任，綜合管理，優(yōu)化文件檔案管理的工作效率�；�建部門要負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告書、初步設(shè)計(jì)審批文件、施工、監(jiān)理、設(shè)備合同的收集、積累，并向本單位檔案部門歸檔。規(guī)劃部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批文件及可行性研究階段文件的收集、積累，向檔案部門歸檔，并負(fù)責(zé)將工程項(xiàng)目批文、勘察設(shè)計(jì)合同副本、工程項(xiàng)目可行性研究報(bào)告轉(zhuǎn)發(fā)等全部移交給本單位檔案部門。檔案部門負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工單位要負(fù)責(zé)向設(shè)計(jì)單位檔案部門移交竣工圖。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核施工單位、設(shè)計(jì)單位竣工文件、竣工圖的完整、準(zhǔn)確性，最后移交給本單位檔案部門。

　　4.2竣工文件的編制要求

　　工程施工及調(diào)試完成后，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定的要求編制項(xiàng)目竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。文件字跡應(yīng)清楚、耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備、簽名真實(shí)，規(guī)范，不能代簽名、不能用計(jì)算機(jī)打印、不能用印章代替簽名。各類記錄表式必須符合規(guī)范要求，所填內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)填寫必須詳細(xì)、準(zhǔn)確，不得漏缺項(xiàng)，沒有內(nèi)容的項(xiàng)目要?jiǎng)澋簟?/p>

　　4.3工程檔案的歸檔保管

　　在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)審批中，需要保管的檔案有選址意見及報(bào)批文件，可研報(bào)告及批復(fù)，項(xiàng)目評估、論證文件，環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)、投(融)資計(jì)劃等則檔案部門負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。招、投標(biāo)公司文件由本單位檔案部門保存原件，工程的合同、協(xié)議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存。工程地質(zhì)、水文、氣象等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、初步設(shè)計(jì)、施工圖由本單位檔案部門保存。工程的征地、移民、政策處理文件也移交給本單位檔案部門保存。

　　結(jié)論：工程檔案管理工作對工程項(xiàng)目有著非常重要的作用，其對工程發(fā)展提供必要的材料支持。因此，加強(qiáng)對檔案的有效管理，重視文件材料的質(zhì)量，才能為工程項(xiàng)目提供最為有利的支持，進(jìn)而促進(jìn)工程的有序發(fā)展。

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