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信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的論文
摘要：新形勢(shì)下，科技的發(fā)展越來(lái)越迅速，人們已經(jīng)逐漸進(jìn)入了信息化時(shí)代。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)+以及計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展，很大程度上帶動(dòng)了檔案管理方式的創(chuàng)新，為檔案管理工作帶來(lái)了很大的機(jī)遇。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作而言，其管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展的需求。在這種背景下，本文對(duì)信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析和研究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供幫助，從而進(jìn)一步提升我國(guó)檔案管理的整體水平。
關(guān)鍵詞：信息化、檔案管理、服務(wù)創(chuàng)新、現(xiàn)代化
在信息化條件下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以讓檔案管理的存儲(chǔ)以及查詢變得更加方便，還可以讓信息服務(wù)的類別變得更加廣泛，使檔案服務(wù)具有更強(qiáng)的專業(yè)性，有利于提升檔案管理水平的提升。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作也進(jìn)行了一定的改革和創(chuàng)新，并且得到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注和支持，加深了人們內(nèi)心的使命感以及責(zé)任感。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠保證管理過(guò)程中不遺漏任何一個(gè)人，提升檔案管理的整體水平。
1、信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的必要性
信息化背景下的檔案管理主要是指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理以及分析，同時(shí)嚴(yán)格遵守檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的一種工作方式，確保檔案管理工作可以得到全面的提升。在信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的必要性，可以分為以下幾點(diǎn)。
1·1不受利用資源提取的限制
信息化條件下，檔案管理工作的信息可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互動(dòng)，同時(shí)在工作中還可以對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行不斷的整理和分析，保證信息化檔案管理以及服務(wù)創(chuàng)新的水平可以得到全面提升，推動(dòng)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的發(fā)展進(jìn)程。在檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)相互之間的交流以及資源的共享，可以推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步建設(shè)。此外，自進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)在飛速地發(fā)展和進(jìn)步，很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的開展。新時(shí)期下，很多大型檔案以及數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)都進(jìn)行了改革，檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為滿足時(shí)代的發(fā)展的必然選擇。由此可見，信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的必要性[1]。
1·2檔案管理信息涵蓋范圍廣
在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，通過(guò)合理的應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以讓相關(guān)數(shù)據(jù)變得更加可靠，服務(wù)的水平也會(huì)得到整體提升。這種情況下，相關(guān)人員在進(jìn)行決策的時(shí)候，其效率也會(huì)得到很大的提升。此外，信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，還可以很大程度上滿足時(shí)代的發(fā)展的需要，提升檔案管理工作的整體水平和效果。在檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的過(guò)程中，相關(guān)人員也可以適當(dāng)?shù)匾M(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)共享信息系統(tǒng)建設(shè)，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，能夠?qū)Ω鞣N類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析和篩選，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。[2]
1·3實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息長(zhǎng)時(shí)間的保存
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，信息化條件下的檔案管理可以不受任何的侵害和腐蝕，保證檔案信息能夠具有一定的完整性，從而提升檔案管理以及服務(wù)的整體水平和質(zhì)量。通常情況下，在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，相關(guān)人員需要反復(fù)對(duì)歷史信息以及資料進(jìn)行調(diào)閱，采用這種工作模式需要進(jìn)入檔案局庫(kù)，然后根據(jù)檔案歸類原則進(jìn)行查找和翻閱。這種情況的出現(xiàn)，使得檔案管理工作模式無(wú)法迎合時(shí)代的發(fā)展的需求，服務(wù)的水平也會(huì)逐漸降低，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率逐漸降低。因此，在信息化條件下，對(duì)檔案管理與服務(wù)進(jìn)行不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，是檔案工作的發(fā)展需要，也是提高檔案工作與服務(wù)質(zhì)量的必然選擇。[3]
2、信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的有效途徑
2·1建立健全的檔案管理機(jī)制
現(xiàn)階段，在實(shí)際的檔案管理與服務(wù)工作中，原有的工作模式以及方法已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展的需求。因此，在信息化條件下，要想提高檔案管理與服務(wù)的質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)檔案電子管理的目的，相關(guān)人員就一定要建立健全的檔案管理機(jī)制，確保檔案管理工作的開展可以滿足社會(huì)發(fā)展需要，從而進(jìn)一步提升檔案管理與服務(wù)的整體水平。在建立檔案管理機(jī)制過(guò)程中，管理人員一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)法律，加大對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視程度�，F(xiàn)階段，一些檔案單位在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，雖然已經(jīng)積極地引進(jìn)和應(yīng)用了先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備以及技術(shù)，迎合了時(shí)代的發(fā)展，但是由于傳統(tǒng)觀念以及思想在我國(guó)沿用的時(shí)間較長(zhǎng)，使得在檔案管理工作中仍然采用人工操作的模式，浪費(fèi)了大量的人力、物力資源以及時(shí)間，影響了檔案管理工作的效率，降低了服務(wù)的質(zhì)量，不利于檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新。因此，在今后的發(fā)展過(guò)程中，管理人員應(yīng)該積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式，最大限度地節(jié)約資源，提升檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的整體水平。此外，管理人員還要對(duì)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化的科技應(yīng)用到檔案管理?xiàng)l例中，保證檔案管理工作能夠合理有序地進(jìn)行，提升工作人員的服務(wù)質(zhì)量，最大程度地降低檔案管理工作的安全風(fēng)險(xiǎn)，提高工作的效率，從而全面提高檔案管理與服務(wù)的水平。[4]
2·2加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)
在信息化條件下，相關(guān)人員要想進(jìn)一步提升檔案管理的整體水平和效果，就需要不斷加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，加大對(duì)檔案管理理念的創(chuàng)新。檔案是信息資源庫(kù)，只有合理的利用檔案資源，讓其發(fā)揮出最大的作用，才能保證檔案管理水平得到整體的提升。實(shí)施信息化的檔案管理，不僅是檔案服務(wù)于工作、制度以及改革的需求，同時(shí)也是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。因此，在實(shí)際的工作過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)且精準(zhǔn)的對(duì)信息進(jìn)行傳輸，讓信息管理具有較強(qiáng)的時(shí)效性。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)該合理的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助管理，將檔案資料整理并輸入到電腦中，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)將圖片以及圖像等轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，從而達(dá)到人事檔案與紙質(zhì)檔案并存的目的。與此同時(shí)，相關(guān)人員也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)一些不屬于保密范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行資源共享，向社會(huì)提供更加高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理服務(wù)，提升檔案管理與服務(wù)的整體水平。[5]在檔案管理過(guò)程中，通過(guò)對(duì)這一工作模式的不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，可以讓檔案管理工作變得更加具有合理性，從而讓檔案管理工作效果得到提升。
2·3適當(dāng)開展檔案閱覽服務(wù)
在傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程中，檔案資源通常是不對(duì)外開放的，并且到檔案室或者檔案館中查閱資料的多為公務(wù)人員，這就使得檔案的利用率不高，不利于檔案管理工作順利開展和進(jìn)行。因此，在信息化條件下，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)亻_展檔案閱讀服務(wù)，保證人民群眾在進(jìn)行檔案查閱的過(guò)程中，可以更加方便、快捷，節(jié)約群眾的時(shí)間和精力，提升檔案的利用率。通過(guò)采用這種方式，不僅可以提升檔案工作的服務(wù)水平，還能夠提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果
2·4提升電子檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性
在檔案管理過(guò)程中，首先，一定要保證檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，做到專機(jī)專用，并且要定期對(duì)這些設(shè)備的軟件以及硬件進(jìn)行更新、升級(jí)，保證檔案管理工作可以符合社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)，相關(guān)人員還要對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)，保證檔案存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)良好[6]。其次，相關(guān)人員還要對(duì)存檔文件進(jìn)行更新、備份，防止出現(xiàn)檔案文件出現(xiàn)丟失的情況。技術(shù)人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)防火墻以及身份驗(yàn)證等方式，加大檔案管理的安全性，確保電子文件在傳輸過(guò)程中能夠具有較強(qiáng)的保密性，避免電子文件被非法刪改或者訪問(wèn)。最后，相關(guān)人員應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理方式和理念，并且加大對(duì)服務(wù)創(chuàng)新的重視程度，保證能為社會(huì)群眾提供最優(yōu)質(zhì)、最高效的服務(wù)，從而確保信息化條件下檔案管理與服務(wù)的水平可以得到全面提升。
3、結(jié)束語(yǔ)
近年來(lái)，檔案管理信息化日益成熟，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的水平也在逐漸提升，使得檔案數(shù)字化信息管理已經(jīng)逐漸成為信息安全工作的重要內(nèi)容，促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此，在不同類型檔案信息儲(chǔ)存以及使用的過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)，制定出不同的安全管理方法，通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的管理手段，對(duì)服務(wù)的種類進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理的合理利用，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。
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