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商務(wù)信函的寫(xiě)法介紹參考
在日常的學(xué)習(xí)、工作、生活中，大家都聽(tīng)說(shuō)過(guò)或者使用過(guò)一些比較經(jīng)典的句子吧，從句法角度說(shuō)，句子是使最大的語(yǔ)法單位。什么樣的句子才經(jīng)典呢？下面是小編為大家整理的商務(wù)信函的寫(xiě)法介紹，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
商務(wù)信函的寫(xiě)法介紹 1
信函是公司的臉面，它對(duì)于公司樹(shù)立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務(wù)信函的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾點(diǎn)：
信頭：
一般來(lái)講，商業(yè)信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫(xiě)了。
信內(nèi)地址：
寫(xiě)在信紙的.左上角，編號(hào)和日期下方。
順序是從小到大：
公司名稱或收信人姓名、職務(wù)
房屋或大樓名稱
大樓號(hào)碼及所在街道或路的名稱
省市名稱及郵編
國(guó)家名稱
稱呼敬語(yǔ)：如知道對(duì)方姓名，就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對(duì)方姓名，可用dear sir, dear madam, 也可用：to whom if may concern。如對(duì)方職務(wù)較高，則最好用其職務(wù)名稱，如： dear prof. smith, dear dr. henson等。 稱呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。
正文
結(jié)束敬語(yǔ)：如稱呼用 dear sir/dear sirs/dear madam", 結(jié)束敬語(yǔ)就應(yīng)用yours faithfully。如稱呼用dear mr. john/dear mr. smith, 結(jié)束敬語(yǔ)就應(yīng)用yours sincerely。
署名
英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰( clearness )、簡(jiǎn)明( conciseness )、完整( completeness )和禮貌( courtesy )。 信函的語(yǔ)調(diào)也是同樣重要的，它表達(dá)了你對(duì)收信人的態(tài)度，適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)將會(huì)給雙方創(chuàng)造良好的溝通氣氛。
商務(wù)信函的寫(xiě)法介紹 2
稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼，一般寫(xiě)受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書(shū)寫(xiě)，后面用冒號(hào)。書(shū)寫(xiě)時(shí)有以下兩種稱謂：
�。�1）泛指尊稱�！白鹁吹�.”后加稱謂并加冒號(hào)，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等。
（2）具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語(yǔ)。這類稱謂一般用于寫(xiě)信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫(xiě)信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長(zhǎng)”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。
商務(wù)信函的寫(xiě)法介紹 3
口語(yǔ)化
每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過(guò)是把交談的內(nèi)容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。
想象一下，如果您由于無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì)怎么說(shuō)？我想您會(huì)說(shuō)“i am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在電話中您會(huì)這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“it is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。
語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)
由于您寫(xiě)的信函都是有其目的。性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的'，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
真誠(chéng)
不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠(chéng)是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠(chéng)。不管說(shuō)什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說(shuō)。把寫(xiě)好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。
直接
跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對(duì)信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請(qǐng)毫不留情的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會(huì)混淆視聽(tīng)，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。
禮貌
我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。
特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。
還要提醒一點(diǎn)，中國(guó)人有句話叫做“過(guò)猶不及”。任何事情，一旦過(guò)了頭，效果反而不好。禮貌過(guò)了頭，可能會(huì)變成阿諛?lè)畛校嬲\(chéng)過(guò)了頭，也會(huì)變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達(dá)到預(yù)期的效果。
簡(jiǎn)潔
就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見(jiàn)的單詞，避免生僻或者拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫�。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，您前面寫(xiě)了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫(xiě)會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
精確
當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
針對(duì)性
請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫(xiě)“dear sirs” or “dear sir or madam”。
語(yǔ)言樸實(shí)
前面我們說(shuō)過(guò)，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語(yǔ)言習(xí)慣，他們更愿意使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。
回復(fù)迅速及時(shí)
給買(mǎi)家的回復(fù)，千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I(mǎi)家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。
標(biāo)題
這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫(xiě)電子郵件的。也許很多人都沒(méi)有意識(shí)到，事實(shí)上，e-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過(guò)標(biāo)題來(lái)完成的。如果標(biāo)題沒(méi)有內(nèi)容，看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買(mǎi)家就會(huì)直接刪除。
校對(duì)
寫(xiě)完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫(xiě)和語(yǔ)法正確，然后檢查一下您所提供的事實(shí)，數(shù)據(jù)等是否有錯(cuò)。我們都會(huì)犯錯(cuò)，但即使在您的信函里有一個(gè)極小的失誤，也可能會(huì)破壞您在溝通方面的可信度，并使人對(duì)您表達(dá)的其他信息投下懷疑的陰影。
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