會(huì)議記錄的寫作方法

　　宣讀上次會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情形:

　　主席致詞:略

　　各單位工作報(bào)告:

　　提案討論:

　　提案一

　　提案單位:秘書室

　　案由:視導(dǎo)報(bào)告編印,提請(qǐng)討論。

　　說(shuō)明:視導(dǎo)報(bào)告編印較為匆促可再改進(jìn)。

　　決議:請(qǐng)相關(guān)單位提早提報(bào)以便匯整。

　　提案二

　　提案單位:教務(wù)處

　　案由:督學(xué)視導(dǎo)行程、業(yè)務(wù)責(zé)任分配,提請(qǐng)討論。

　　說(shuō)明:督學(xué)視導(dǎo)行程緊湊,由於幾乎所有安排調(diào)度等事項(xiàng)皆由教務(wù)處負(fù)責(zé),致當(dāng)日因督學(xué)視導(dǎo)提早到校時(shí)部份單位不及通知就位。因此建議建立各種督學(xué)視導(dǎo)、外賓參訪、評(píng)鑒等,固定編成模式,例如由秘書室統(tǒng)合協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)各單位,教務(wù)處負(fù)責(zé)編印簡(jiǎn)報(bào)文字或圖像資料,學(xué)務(wù)處負(fù)責(zé)參觀現(xiàn)場(chǎng)行程之活動(dòng)設(shè)計(jì)之聯(lián)絡(luò)和控制,總務(wù)處負(fù)責(zé)簡(jiǎn)報(bào)場(chǎng)地接送和膳食, 應(yīng)建立各單位承辦人標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)和程序而不是完全由各主管掌控。

　　會(huì)議記錄是記載會(huì)議基本情況的文字材料,是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何,不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。

　　案由:視導(dǎo)報(bào)告編印,提請(qǐng)討論。

　　筆者在整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn),某些會(huì)議記錄的質(zhì)量問(wèn)題是由于“先天不足”的原因造成的,具體表現(xiàn)有:

　　一、會(huì)議記錄本內(nèi)無(wú)目錄。

　　特別是不填寫會(huì)議議題時(shí),在利用時(shí)就要逐頁(yè)查閱,不僅效率很低,而且人為地增加了對(duì)案卷的磨損,不利于檔案的保護(hù)和保密。

　　三、會(huì)議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。

　　如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會(huì)議記錄本(聯(lián)席會(huì)議例外),給保管和利用帶來(lái)不便。

　　二、記錄不完整。

　　有些會(huì)議記錄未記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人;有些會(huì)議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名;有些會(huì)議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無(wú)會(huì)議內(nèi)容;有些會(huì)議記錄雖有會(huì)議內(nèi)容卻沒有記錄會(huì)議的議題等,使人很難了解會(huì)議的全貌。

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