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辦公自動(dòng)化與電子文檔管理
辦公自動(dòng)化與電子文檔管理【1】
[摘 要]當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子計(jì)算機(jī)大規(guī)模地用在了辦公自動(dòng)化方面，隨之而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件匯成浩大的信息流，成為社會(huì)改革、發(fā)展和增效的寶貴資源。
同時(shí)，這也給我們提出了一個(gè)新問(wèn)題：應(yīng)如何做好電子文件歸檔管理，成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。
[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化;電子文檔;管理;問(wèn)題
由于辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)等技術(shù)的不斷發(fā)展和普遍應(yīng)用，電子文件正在大量產(chǎn)生，并將進(jìn)一步成為新產(chǎn)生文件和檔案的主體。
做好電子文件歸檔與管理，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。
在日常管理過(guò)程中，常常只是強(qiáng)調(diào)對(duì)于辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，忽略了對(duì)電子文檔的管理工作，特別是在企事業(yè)檔案日程管理之中，對(duì)于單機(jī)及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的電子文檔，常常處于一種無(wú)序的狀態(tài)和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。
因此，我國(guó)在努力創(chuàng)建和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)，也應(yīng)該注重電子文檔的管理工作，通過(guò)對(duì)電子文檔的統(tǒng)一管理，可以實(shí)現(xiàn)充分利用信息資源提高生產(chǎn)率和工作效率。
基于此，本文對(duì)辦公自動(dòng)化和電子文檔的管理談點(diǎn)淺見(jiàn)。
一、電子文檔管理與辦公自動(dòng)化
(一)電子文檔管理取決于辦公自動(dòng)化發(fā)展水平
所謂電子文檔是指在辦公自動(dòng)化、信息化以及電子政務(wù)構(gòu)成之中產(chǎn)生的各種具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動(dòng)化的附屬產(chǎn)物。
目前，從發(fā)展趨向來(lái)看，辦公自動(dòng)化的基本構(gòu)成包括計(jì)算機(jī)信息處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)兩個(gè)主要部分，辦公自動(dòng)化的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷深化息息相關(guān)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用，使辦公自動(dòng)化產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，電子文件存在形態(tài)、存儲(chǔ)方式等也隨之變化。
因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應(yīng)該與辦公自動(dòng)化水平相適應(yīng)。
(二)辦公自動(dòng)化發(fā)展的三個(gè)階段
縱觀我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程，辦公自動(dòng)化的發(fā)展大體上可以分為以下3個(gè)階段。
第一個(gè)階段，以個(gè)體工作的自動(dòng)化及電子化為特征。
在這個(gè)階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個(gè)人電腦和辦公軟件，初步實(shí)現(xiàn)了工作過(guò)程和工作方式的電子化，使得單位內(nèi)部的通信載體實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化和電子化。
第二個(gè)階段，以工作流程自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化為特征。
職工在工作之中以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和個(gè)人電腦聯(lián)網(wǎng)為中心，工作之中主要處理的內(nèi)容是信息(或工作流)，初步實(shí)現(xiàn)了部門間、企業(yè)間的信息共享。
第三個(gè)階段，以知識(shí)管理為主要特征。
主要工作內(nèi)容是對(duì)信息、數(shù)據(jù)的管理和知識(shí)的處理，基本實(shí)現(xiàn)了工作流程和個(gè)體工作的智能化。
(三)電子文檔管理的三個(gè)發(fā)展階段
電子文檔管理與辦公自動(dòng)化發(fā)展3個(gè)階段相適應(yīng)也經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段。
第一階段，個(gè)體管理階段。
這個(gè)階段中，職工對(duì)個(gè)人電腦中存儲(chǔ)的電子文檔進(jìn)行單機(jī)化和個(gè)體化管理。
第二階段，網(wǎng)絡(luò)化管理階段。
這個(gè)階段主要側(cè)重于服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理和信息的維護(hù)管理。
第三個(gè)階段，無(wú)紙化管理階段。
這個(gè)階段以網(wǎng)絡(luò)管理和信息化只能管理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了真正意義的辦公自動(dòng)化和智能化發(fā)展。
二、我國(guó)辦公自動(dòng)化及電子文檔管理存在的問(wèn)題
(一)電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識(shí)不足
電子文檔是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸、操作、利用和存儲(chǔ)的文件，這些文件常常以數(shù)據(jù)化和電子化的形式存在。
目前，雖然我國(guó)基本上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但是對(duì)于電子文檔的管理工作常常認(rèn)識(shí)不足。
在很多單位，電子文檔只是作為紙質(zhì)文檔的過(guò)渡性載體，所謂數(shù)據(jù)和文件的輸出，還是以紙質(zhì)載體作為歸檔的文件。
他們大多利用計(jì)算機(jī)來(lái)起草文件，但是在歸檔管理時(shí)僅僅使用紙質(zhì)文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個(gè)人自律，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
(二)電子文件信息安全管理措施欠缺
電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都不可避免信息更改、丟失的可能。
從電子文件管理實(shí)際需要來(lái)看，缺乏一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)阻塞信息失真的隱患，以維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)電子問(wèn)低昂歸檔實(shí)行“雙軌制”造成資源浪費(fèi)
在我國(guó)，由于對(duì)電子文檔的真實(shí)性和可信性抱著謹(jǐn)慎觀點(diǎn)，因此，大多數(shù)單位即使在工作之中發(fā)送了一份電子文件之后，還要再發(fā)一份內(nèi)容相同的紙質(zhì)文檔，作為最終的管理依據(jù)。
大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質(zhì)的電子并行管理的模式，常常紙質(zhì)文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。
這兩種文檔常常是并行和并存的狀態(tài)，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。
(四)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理
我國(guó)的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動(dòng)化使用的軟件不匹配和不銜接的問(wèn)題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現(xiàn)象，電子歸檔的難度比較大。
(五)不安全因素
數(shù)字化信息是電子文檔的主要形態(tài)，電子文檔往往在網(wǎng)絡(luò)之中互相傳遞，這樣非常容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，常常由于硬件發(fā)生問(wèn)題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發(fā)展。
三、提高電子文檔管理水平的策略分析
(一)加強(qiáng)電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用
加強(qiáng)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
由于電子文件具備易修改性特征，只有對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。
(二)制定電子文檔管理的相關(guān)管理制度
當(dāng)前，電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)文件管理工作的主要內(nèi)容，且越來(lái)越多的電子文檔也迫切需要企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，它自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等要求，確保其真實(shí)性、完整性、有有效性和安全性。
與紙質(zhì)文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。
因此，我國(guó)企事業(yè)單位在日常管理之中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關(guān)的規(guī)章制度，真正的從思想上和制度上推行企業(yè)電子文化的管理工作。
一般來(lái)說(shuō)，制定電子文檔管理的規(guī)章制定可以從以下幾個(gè)方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設(shè)專用的軟硬件設(shè)施;其次，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)逐步完善和制定對(duì)電子文檔的全過(guò)程管理制度，在日常電子文檔管理時(shí)做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。
最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對(duì)于電子文檔進(jìn)行專門的監(jiān)督和管理
(三)建立一個(gè)專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問(wèn)題
建立一個(gè)專用的“通道”，主要是將紙質(zhì)文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲(chǔ)在一張光盤上，然后利用數(shù)據(jù)庫(kù)索引和軟件將二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文檔自動(dòng)管理和檢索。
對(duì)永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存。
(四)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護(hù)工作
對(duì)電子文檔信息管理的安全隱患，我國(guó)企事業(yè)單位應(yīng)該做好電子文檔的安全防護(hù)工作。
首先，應(yīng)該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。
其次，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)使用的實(shí)體安全予以保證，要設(shè)置專人進(jìn)行安全管理，保證計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的硬件安全。
第三，要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全予以保證，可設(shè)定使用文件屬性和文件權(quán)限限制和使用限制，這在一定規(guī)范內(nèi)保護(hù)服務(wù)器數(shù)據(jù)與文件。
第四，應(yīng)該做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作，使得數(shù)據(jù)信息安全予以保證。
第五，做好預(yù)防病毒和病毒防護(hù)的工作，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)免受侵害。
要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動(dòng)殺毒。
再者不允許隨便使用外來(lái)磁盤、光盤等，必須在使用的過(guò)程之中，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè)，確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。
另外在不需要讀寫文件的地方使用“無(wú)盤工作站”，這種方法行之有效。
四、結(jié)論
本文就電子文件管理進(jìn)行了研究，提出了個(gè)人觀點(diǎn)和看法：首先，本文認(rèn)為電子文檔的管理工作受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動(dòng)化水平相適應(yīng)。
其次，我國(guó)辦公自動(dòng)化及電子文檔管理存在以下一些問(wèn)題：對(duì)于電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識(shí)不足;電子文檔與紙質(zhì)文件存在著并行使用和并行管理的狀態(tài);沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，不安全因素。
最后認(rèn)為可以從幾個(gè)方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關(guān)的管理制度;建立一個(gè)專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問(wèn)題;加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護(hù)工作。
辦公自動(dòng)化下的文檔管理【2】
摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、教育、醫(yī)療、體育乃至我們生活的方方面面，徹底改變了人們的傳統(tǒng)生活和工作等;基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化也不可避免的改變了我們文檔管理工作。
本文通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化的概念，發(fā)展、功能等方面進(jìn)行分析，并對(duì)辦公自動(dòng)化下的文檔管理提出相應(yīng)的分析和建議。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 文檔管理 計(jì)算機(jī)
在科學(xué)技術(shù)日新月異、高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等科學(xué)技術(shù)不斷的改變著人們的生活和工作的方方面面，有力地推動(dòng)著政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、教育、醫(yī)療、體育等方面的進(jìn)步，讓我們深刻的體會(huì)到鄧小平同志說(shuō)過(guò)的：“科技是第一生產(chǎn)力”。
基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用在解放了大量人工的同時(shí)，極大的提高了工作效率。
為了準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)、完整地收錄和提供檔案信息，更好地提高體育事業(yè)文檔管理能力和水平，了解、學(xué)習(xí)和正確使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是我們必須掌握的技能。
1 辦公自動(dòng)化的概況
1.1 辦公自動(dòng)化的概念及發(fā)展
辦公自動(dòng)化(Office Automation)縮寫為“OA”，于20世紀(jì)60年代初由歐美專家提出。
在第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上，我國(guó)專家將其定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。
20世紀(jì)80年代開(kāi)始，我國(guó)的辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)由最早的以個(gè)人電腦為工具，文檔和數(shù)據(jù)的電子化逐步取代紙質(zhì)介質(zhì);借助網(wǎng)路技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔收發(fā)由工作流自動(dòng)化方式取代人工方式;WEB環(huán)境下的以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化;網(wǎng)路應(yīng)用至平臺(tái)的全新辦公自動(dòng)化網(wǎng)路平臺(tái)的應(yīng)用等階段。
1.2 辦公自動(dòng)化的功能
辦公自動(dòng)化的功能主要是借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等實(shí)現(xiàn)辦公的無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化以及自動(dòng)化。
基本功能包括個(gè)人辦公的管理，公告、材料的生成，文檔的歸檔、管理，會(huì)議的協(xié)調(diào)、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查詢等等。
2 辦公自動(dòng)化下的文檔管理的基礎(chǔ)
2.1 加強(qiáng)宣傳和學(xué)習(xí)
雖然辦公自動(dòng)化推行在我國(guó)已經(jīng)有20多年，但由于人們觀念改變的遲緩，尤其是一些老同志仍依賴紙質(zhì)介質(zhì)的使用;相關(guān)部門對(duì)辦公自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)認(rèn)識(shí)的不到位;辦公自動(dòng)化設(shè)備首次投入資金過(guò)大;現(xiàn)有文檔管理人員在熟練掌握和使用現(xiàn)有工作方法下，對(duì)全新的工作方式學(xué)習(xí)不熱心等原因，造成辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作推行遲緩。
因此，加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員、相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)等的宣傳尤為重要。
只有在改變認(rèn)識(shí)后，人們才能夠積極、主動(dòng)的學(xué)習(xí)新知識(shí)，從而提高辦公自動(dòng)化的使用，提高文檔管理水平，
2.2 制定和完善規(guī)章制度
完善的規(guī)章制度是推動(dòng)、完成和檢驗(yàn)工作的保障，辦公自動(dòng)化下的文檔管理帶來(lái)的不僅是工作方式的改變，還影響到相應(yīng)的辦公模等式和體制的改變。
所以，針對(duì)管理人員、信息安全、相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)配合等制定并完善相應(yīng)的規(guī)章制度是十分必要的。
2.3 提高相關(guān)人員的素質(zhì)水平
使用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文檔管理的目的是為了提高工作效率，提高工作質(zhì)量，而高水平的文檔管理人員是其目的實(shí)現(xiàn)的保障。
因此，在加強(qiáng)宣傳和教育的同時(shí)，對(duì)于不同職責(zé)的人員，針對(duì)其工作特點(diǎn)、要求和自身素質(zhì)能力，分階段、有針對(duì)性的進(jìn)行定期培訓(xùn)使其能夠勝任自身工作，并對(duì)與自己工作相關(guān)的崗位的工作有一定了解認(rèn)識(shí)。
從而能夠依據(jù)工作的實(shí)際，具備計(jì)算機(jī)基本維護(hù)，選擇合適工作軟件、平臺(tái)和工作方法的能力，科學(xué)、合理、高效地完成工作。
3 辦公自動(dòng)化下的文檔管理要求
3.1 紙質(zhì)文檔與電子文檔并存
文件檔案是一個(gè)部門、一個(gè)單位……一個(gè)國(guó)家發(fā)展歷程的記錄和見(jiàn)證。
傳統(tǒng)的文檔管理以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，其管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。
基于辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作，不僅僅是對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔、管理，還要利用辦公自動(dòng)化平臺(tái)對(duì)紙質(zhì)(傳統(tǒng))文檔進(jìn)行科學(xué)化管理。
因此在文檔管理工作中紙質(zhì)文檔與電子文檔并存是十分重要和必要的。
3.2 電子檔案修改痕跡的可追溯性
由于電子文檔的內(nèi)容容易被修改甚至被刪除，為了確保電子文檔的原始性和真實(shí)性，應(yīng)該盡可能多的記錄電子文檔的元數(shù)據(jù)：如文件創(chuàng)建者、文件主題、格式、創(chuàng)建日期、修改日期、收件者、歸檔日期、重要程度等。
設(shè)定電子檔案修改痕跡的可追溯性是保證電子文檔真實(shí)有效的重要保障。
3.3 電子文檔的備份和反病毒保護(hù)
辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作主要由計(jì)算機(jī)、網(wǎng)路和服務(wù)器等完成，這就需要我們必須做好電子文檔的備份和反病毒保護(hù)工作：
(1)有條件的部門、單位，可以為文件檔案管理設(shè)置專用計(jì)算機(jī)。
(2)對(duì)所管理文件檔案定期備份。
(3)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的反病毒防護(hù)工作。
如安裝必要的殺毒軟件、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、提高計(jì)算機(jī)安全設(shè)置等級(jí)、設(shè)定用戶密碼等。
總之，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，在文檔管理中正確使用辦公自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)，能夠更好、更有效地適應(yīng)和完成現(xiàn)代化的文檔管理工作。
參考文獻(xiàn)
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