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年度總結(jié)

教你如何寫出完美的公司年度總結(jié)

時間:2024-08-20 21:40:59 年度總結(jié) 我要投稿
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教你如何寫出完美的公司年度總結(jié)

   年關(guān)將近你的年終總結(jié)應(yīng)該怎么寫呢?對大部分職場中人而言,年終總結(jié)報告很可能只是一份例行公事的“家庭作業(yè)”,你甚至不能確定自己辛苦逐字逐句(或是七拼八湊)碼足的幾千上萬字,會不會被頂頭上司瞥上一眼。

教你如何寫出完美的公司年度總結(jié)

  但是也許沒人敢對這個“一年一度”的總結(jié)怠慢,不管這一年里表現(xiàn)是好是壞,業(yè)績是好是賴,每個人都要在這份總結(jié)里為自己“正名”:做不好是因為有很多客觀原因,沒有功勞也有苦勞吧?做的好是因為自己努力,更重要的是因為領(lǐng)導(dǎo)英明!

   于是一份小小的年終總結(jié)里,卻蘊(yùn)含了許多微妙的關(guān)系:你的“客觀原因”會不會讓上司覺得是在尋找托辭?你的“業(yè)績總結(jié)”會不會讓上司覺得是在邀功請賞甚至功高蓋主?你來年的“宏偉藍(lán)圖”會不會正好戳中老板的痛處?……沒人想把一份總結(jié)搞的那么復(fù)雜,但是職場如江湖,江湖中本就沒有簡單的事。

   首先,以下三種形式的年終總結(jié),別出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的案頭:

   1、 敷衍了事。這類年終總結(jié)是最常見的。

   2、太仔細(xì)。通篇啰啰嗦嗦,表現(xiàn)自己的思想多于實際的業(yè)績。想要表現(xiàn)自己的文采不是不好,但還是要有點“八股文”意識,提綱式地點出要點,邏輯、標(biāo)題、結(jié)構(gòu)清晰,形容描寫的部分放在內(nèi)文就可以了。

   3、報告太長。一年的時間說長不長,說短不短,一兩頁的A4紙的總結(jié),長度已經(jīng)足夠。

   另外,六個誤區(qū)你也需要謹(jǐn)記:

   誤區(qū)一:“總結(jié)一定要低調(diào)”;

   誤區(qū)二:“總結(jié)就是要格式化”;

   誤區(qū)三:“報喜不報憂是上策”;

   誤區(qū)四:“總結(jié)就要面面俱到”;

   誤區(qū)五:“總結(jié)難免臨陣磨槍”;

   誤區(qū)六:“總結(jié)要向全體匯報”。

   一份好的年終總結(jié),不止需要記住上面的關(guān)鍵點,而且還要根據(jù)大家所在單位的性質(zhì)不同,有些不同的注意點你需要注意:

   如果是國企的話,你需要注意:

   要點一:篇幅要夠長。要想做到篇幅長,除了下苦工夫狠寫一通外,還有一個捷徑可走——字大行稀;

   要點二:套話不可少。如開頭必是“時光荏苒,2004年很快就要過去了,回首過去的一年,內(nèi)心不禁感慨萬千……”;

   要點三:數(shù)據(jù)要直觀。如今是數(shù)字時代,故數(shù)據(jù)是多多益善,如“業(yè)務(wù)增長率”、“顧客投訴減少率”、“接待了多少來訪者”,等等。

   要點四:用好序列號。序列號的最大好處是可以一句話拆成好幾句說,還能幾個字或半句當(dāng)一句,在紙面上大量留白,拉長篇幅的同時,使總結(jié)顯得很有條理。

   如果是民營企業(yè)或者外企,你需要注意:

   一、要充分認(rèn)識到總結(jié)的要義;

   二、對一年來工作的回顧,對一年來各項工作的完成情況進(jìn)行總結(jié),全面總結(jié)成績;

   三、分析取得成績的原因;

   四、對當(dāng)前形勢的展望與分析;

   五、下一年度工作計劃與安排。

   最后,你需要注意,藝術(shù)加工也是非常重要的:

   一、重視意義,輕視細(xì)節(jié)或數(shù)字;

   二、重視數(shù)字或細(xì)節(jié),輕視意義;

   三、重視亮點和口號,輕視所有其它的業(yè)績;

   四、重視將要做的事,強(qiáng)調(diào)觀察到的事;

   五、重視想法的全面性,輕視細(xì)節(jié)的完整性;

   六、絕對不要讓閱讀你年終總結(jié)的人看透你的寫作藝術(shù),如果真有人閱讀的話。

   在制作年終總結(jié)的時候如果還是存在恐懼感,以下5條可以有效的幫助到你:

   一、分割時間段,去除總結(jié)恐懼癥

   寫總結(jié)總是讓人頭疼,這樣的抱怨時常在我們耳邊響起:有啥好總結(jié)的呢?每天7點起床,8點上車,9點刷卡,干活,吃飯,干活,下班。天天如此,不是嗎?是的,如果把每一天的工作歸結(jié)為時間上的累加和重復(fù),那么總結(jié)必然會失去其意義。不過真若如此,想必我們工作多久也不會有丁點進(jìn)步和教訓(xùn),工作中的得失也一并忽略了。所以實際上并非無可總結(jié),也不是總結(jié)太難,而是我們太懶。

   我們對寫總結(jié)的恐懼,來源于我們對反思和回顧的怠慢。一年的時間,交給一兩個小時去總結(jié),當(dāng)然無從下手?扇绻覀冊跁r間軸上標(biāo)注出一些節(jié)點,然后依次記錄下當(dāng)時的收獲和成績,總結(jié)就會有的放矢,你的問題也會得到梳理和明確。

   因此,善于做每一天、每一月、每一段時間的小結(jié),是做好年終總結(jié)的前提。

   如何小結(jié)?我們可以跨界地借鑒一下柳比歇夫的時間管理方法:

   1、記錄。制作工作記實表,真實準(zhǔn)確地反映每段工作所耗費(fèi)的時長,這一點可以借助很多時間管理軟件進(jìn)行,用很短的語句來描述即可;

   2、統(tǒng)計。每填完一個時間區(qū)段后,對時間耗費(fèi)情況進(jìn)行分類統(tǒng)計,用去的時間,應(yīng)該同從事的工作相稱。看看每一部分工作的時間比例有多大;

   3、分析。單純地羅列自己的工作,只能讓總結(jié)成為一篇枯燥的流水賬,發(fā)現(xiàn)問題,還要不流于問題的現(xiàn)象。這需要對照工作效果,進(jìn)行分析,包括成本與產(chǎn)出、時間耗費(fèi)的情況,找出造成低效的因素;

   4、反饋。根據(jù)分析結(jié)果制訂消除阻礙因素的計劃,并反饋于下一時段。

   二、連續(xù)、密集記錄的要義在于如下幾個方面:

   1、保持記錄的真實性、準(zhǔn)確性。真實是指工作現(xiàn)場的記錄,而不是補(bǔ)記的。準(zhǔn)確是要求記錄的誤差不大于15分鐘,否則記錄就無使用價值;

   2、切記!不要相信記憶的估算,人對時間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的

   3、選擇的時間記錄區(qū)段要有代表性;

   4、及時調(diào)整時間、精力的分配計劃。在檢查時間記錄時,要找出上一時段計劃時間與實耗時間的差,并以此為根據(jù),對下一時段的時間耗用予以重新分配;

   5、堅持就是成功。

   有了足夠多的統(tǒng)計樣本,做好了資料的準(zhǔn)備工作,大事小情一目了然。從你的時間脈絡(luò)里找出事物的發(fā)展規(guī)律,指引未來的工作,這正是總結(jié)的價值所在。這時,我們再來落筆。

   三、不必標(biāo)準(zhǔn)化,保持閱讀的快感

   不論是職場新丁還是老鳥,在寫此類總結(jié)時都習(xí)慣于先上網(wǎng)搜一搜范文,大家看到的范式都相差不多,于是寫法上就有了標(biāo)準(zhǔn)的范式。這不僅使得總結(jié)毫無光彩,而且費(fèi)時費(fèi)力,起不到任何收效。對于大部分的文種而言,總結(jié)是個人思維的展現(xiàn),完全可以帶有自己的個人風(fēng)格。

   一般說來,總結(jié)確有其規(guī)范,比如內(nèi)容上不外乎3個方面:基本情況、成績和失誤,經(jīng)驗教訓(xùn)和來自展望。但是展現(xiàn)的手段則不必拘于一格,對于新人來講,總結(jié)可以寫得熱情洋溢,激情飛揚(yáng);而對于一個工作經(jīng)驗豐富的職場人,則可以借助圖表、模型等展現(xiàn)手段來清晰、量化地反映工作情況。實際上你保持著個人的寫作模式,還一定程度上維護(hù)了你的創(chuàng)新精神。

   表述方式上最好是敘述和議論的有機(jī)融合,敘述通過對人物、事件、原因、結(jié)果的交代來對工作狀況做明晰的說明,議論則是指分析、綜合、論證,它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化和提升為具有指導(dǎo)意義的理論。

   好看的總結(jié)不僅要自然、夾敘夾議、有真材實料(俗稱干貨),而且一定是詳略得當(dāng)?shù)。長短要與實際的工作量相匹配,一個入職不久的新人,寫了20多頁紙,工作態(tài)度沒得說,氣勢也有了,但難免讓看的人覺得頭大。

  

   總結(jié)意味著挑選最重要的工作和想法進(jìn)行匯報,不要遺漏重點,也切忌面面俱到。要在第一印象,就給人留下想要閱讀下去的良好視覺觸感。密密麻麻,或者厚厚一羅,都會使人望而生畏。

   四、掌握分寸,講出事實

   報喜和報憂是總結(jié)中永恒的兩大主題,比例該如何分配?有人總想掩飾自己的失誤,推卸責(zé)任,或者展示謙虛,過分退讓,這些都是費(fèi)力不討好的動作,只會導(dǎo)致在自夸和自貶中搖擺不定。其實保持客觀的秘訣是不要刻意,保留自己最真實的想法就好,你越尊重事實,別人也就會越尊重你。

   真實、客觀就是禮貌,有一分說一分,實實在在。含糊則讓人糊涂,很多時候,人們羞于面對真實的情況,于是總結(jié)充斥著“將要完成、預(yù)計達(dá)到”等等字眼,屬于隱性的夸大現(xiàn)實。有些人說,這是為了讓總結(jié)的基調(diào)更向上,更有希望,這樣的想法實是出自錯誤的出發(fā)點?偨Y(jié)不單純是匯報數(shù)據(jù),不能止于一個結(jié)果,它更重要的使命是一次回顧和反芻,對自己的優(yōu)勢與不足有沒有形成認(rèn)識,從前的工作已經(jīng)屬于過去,無法改變,只能如實面對,真正的價值是你的思考,你從那些細(xì)碎的工作中找到的規(guī)律和辦法。

   除了要盡量真實,在語言和向上,還要注意把握分寸,總結(jié)不是寫給自己看,領(lǐng)導(dǎo)是一定會過目的,寫法上的個人化可不是彰顯工作中的個人主義,總結(jié)一定要提及大局。客觀準(zhǔn)確的同時,姿態(tài)低調(diào)總是沒錯的,這就是說要看到功勞來自于上級和團(tuán)隊的支持配合,而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場專家曾說過一個寫作技巧,供大家參考:寫上司和團(tuán)隊的部分,調(diào)子要高,但一略而過;寫到自己的部分就得具體實在,有功勞和成績,要寫足,但決不浮夸。

   五、直觀數(shù)據(jù),美化版面

   寫好了總結(jié),我們來看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產(chǎn)生不適,所以加進(jìn)數(shù)字說明,不僅是客觀需要,而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數(shù)字多了也還是枯燥,不妨變成更為美觀的圖表、圖形,一目了然,而且高聳的圓柱和柔軟的線條,還會給人以良好的心理暗示。

   數(shù)據(jù)匯報的要點在于嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系,一層一層地排序,這樣使得數(shù)據(jù)有章可循,也有了上下文,同時它還是一種安全的做法。這樣做也有助于思路的梳理,從自己的工作延展到部門和公司的大局中,方便做橫向的對比,使看的人更容易明白和判斷。

   有了思路,不妨為其添加上序列號,使你要表達(dá)的每一層含義都具有獨(dú)立的空間和細(xì)分區(qū)域,也讓紙張保持一定量的留白。

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