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教你如何寫出完美的公司年度總結(jié)
年關(guān)將近你的年終總結(jié)應(yīng)該怎么寫呢?對大部分職場中人而言，年終總結(jié)報告很可能只是一份例行公事的“家庭作業(yè)”，你甚至不能確定自己辛苦逐字逐句(或是七拼八湊)碼足的幾千上萬字，會不會被頂頭上司瞥上一眼。
但是也許沒人敢對這個“一年一度”的總結(jié)怠慢，不管這一年里表現(xiàn)是好是壞，業(yè)績是好是賴，每個人都要在這份總結(jié)里為自己“正名”：做不好是因為有很多客觀原因，沒有功勞也有苦勞吧?做的好是因為自己努力，更重要的是因為領(lǐng)導(dǎo)英明!
于是一份小小的年終總結(jié)里，卻蘊(yùn)含了許多微妙的關(guān)系：你的“客觀原因”會不會讓上司覺得是在尋找托辭?你的“業(yè)績總結(jié)”會不會讓上司覺得是在邀功請賞甚至功高蓋主?你來年的“宏偉藍(lán)圖”會不會正好戳中老板的痛處?……沒人想把一份總結(jié)搞的那么復(fù)雜，但是職場如江湖，江湖中本就沒有簡單的事。
首先，以下三種形式的年終總結(jié)，別出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的案頭：
1、 敷衍了事。這類年終總結(jié)是最常見的。
2、太仔細(xì)。通篇啰啰嗦嗦，表現(xiàn)自己的思想多于實際的業(yè)績。想要表現(xiàn)自己的文采不是不好，但還是要有點“八股文”意識，提綱式地點出要點，邏輯、標(biāo)題、結(jié)構(gòu)清晰，形容描寫的部分放在內(nèi)文就可以了。
3、報告太長。一年的時間說長不長，說短不短，一兩頁的A4紙的總結(jié)，長度已經(jīng)足夠。
另外，六個誤區(qū)你也需要謹(jǐn)記：
誤區(qū)一：“總結(jié)一定要低調(diào)”;
誤區(qū)二：“總結(jié)就是要格式化”;
誤區(qū)三：“報喜不報憂是上策”;
誤區(qū)四：“總結(jié)就要面面俱到”;
誤區(qū)五：“總結(jié)難免臨陣磨槍”;
誤區(qū)六：“總結(jié)要向全體匯報”。
一份好的年終總結(jié)，不止需要記住上面的關(guān)鍵點，而且還要根據(jù)大家所在單位的性質(zhì)不同，有些不同的注意點你需要注意：
如果是國企的話，你需要注意：
要點一：篇幅要夠長。要想做到篇幅長，除了下苦工夫狠寫一通外，還有一個捷徑可走——字大行稀;
要點二：套話不可少。如開頭必是“時光荏苒，2004年很快就要過去了，回首過去的一年，內(nèi)心不禁感慨萬千……”;
要點三：數(shù)據(jù)要直觀。如今是數(shù)字時代，故數(shù)據(jù)是多多益善，如“業(yè)務(wù)增長率”、“顧客投訴減少率”、“接待了多少來訪者”，等等。
要點四：用好序列號。序列號的最大好處是可以一句話拆成好幾句說，還能幾個字或半句當(dāng)一句，在紙面上大量留白，拉長篇幅的同時，使總結(jié)顯得很有條理。
如果是民營企業(yè)或者外企，你需要注意：
一、要充分認(rèn)識到總結(jié)的要義;
二、對一年來工作的回顧，對一年來各項工作的完成情況進(jìn)行總結(jié)，全面總結(jié)成績;
三、分析取得成績的原因;
四、對當(dāng)前形勢的展望與分析;
五、下一年度工作計劃與安排。
最后，你需要注意，藝術(shù)加工也是非常重要的：
一、重視意義，輕視細(xì)節(jié)或數(shù)字;
二、重視數(shù)字或細(xì)節(jié)，輕視意義;
三、重視亮點和口號，輕視所有其它的業(yè)績;
四、重視將要做的事，強(qiáng)調(diào)觀察到的事;
五、重視想法的全面性，輕視細(xì)節(jié)的完整性;
六、絕對不要讓閱讀你年終總結(jié)的人看透你的寫作藝術(shù)，如果真有人閱讀的話。
在制作年終總結(jié)的時候如果還是存在恐懼感，以下5條可以有效的幫助到你：
一、分割時間段，去除總結(jié)恐懼癥
寫總結(jié)總是讓人頭疼，這樣的抱怨時常在我們耳邊響起：有啥好總結(jié)的呢？每天7點起床，8點上車，9點刷卡，干活，吃飯，干活，下班。天天如此，不是嗎？是的，如果把每一天的工作歸結(jié)為時間上的累加和重復(fù)，那么總結(jié)必然會失去其意義。不過真若如此，想必我們工作多久也不會有丁點進(jìn)步和教訓(xùn)，工作中的得失也一并忽略了。所以實際上并非無可總結(jié)，也不是總結(jié)太難，而是我們太懶。
我們對寫總結(jié)的恐懼，來源于我們對反思和回顧的怠慢。一年的時間，交給一兩個小時去總結(jié)，當(dāng)然無從下手�？扇绻覀冊跁r間軸上標(biāo)注出一些節(jié)點，然后依次記錄下當(dāng)時的收獲和成績，總結(jié)就會有的放矢，你的問題也會得到梳理和明確。
因此，善于做每一天、每一月、每一段時間的小結(jié)，是做好年終總結(jié)的前提。
如何小結(jié)？我們可以跨界地借鑒一下柳比歇夫的時間管理方法：
1、記錄。制作工作記實表，真實準(zhǔn)確地反映每段工作所耗費(fèi)的時長，這一點可以借助很多時間管理軟件進(jìn)行，用很短的語句來描述即可；
2、統(tǒng)計。每填完一個時間區(qū)段后，對時間耗費(fèi)情況進(jìn)行分類統(tǒng)計，用去的時間，應(yīng)該同從事的工作相稱。看看每一部分工作的時間比例有多大；
3、分析。單純地羅列自己的工作，只能讓總結(jié)成為一篇枯燥的流水賬，發(fā)現(xiàn)問題，還要不流于問題的現(xiàn)象。這需要對照工作效果，進(jìn)行分析，包括成本與產(chǎn)出、時間耗費(fèi)的情況，找出造成低效的因素；
4、反饋。根據(jù)分析結(jié)果制訂消除阻礙因素的計劃，并反饋于下一時段。
二、連續(xù)、密集記錄的要義在于如下幾個方面：
1、保持記錄的真實性、準(zhǔn)確性。真實是指工作現(xiàn)場的記錄，而不是補(bǔ)記的。準(zhǔn)確是要求記錄的誤差不大于15分鐘，否則記錄就無使用價值；
2、切記！不要相信記憶的估算，人對時間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的
3、選擇的時間記錄區(qū)段要有代表性；
4、及時調(diào)整時間、精力的分配計劃。在檢查時間記錄時，要找出上一時段計劃時間與實耗時間的差，并以此為根據(jù)，對下一時段的時間耗用予以重新分配；
5、堅持就是成功。
有了足夠多的統(tǒng)計樣本，做好了資料的準(zhǔn)備工作，大事小情一目了然。從你的時間脈絡(luò)里找出事物的發(fā)展規(guī)律，指引未來的工作，這正是總結(jié)的價值所在。這時，我們再來落筆。
三、不必標(biāo)準(zhǔn)化，保持閱讀的快感
不論是職場新丁還是老鳥，在寫此類總結(jié)時都習(xí)慣于先上網(wǎng)搜一搜范文，大家看到的范式都相差不多，于是寫法上就有了標(biāo)準(zhǔn)的范式。這不僅使得總結(jié)毫無光彩，而且費(fèi)時費(fèi)力，起不到任何收效。對于大部分的文種而言，總結(jié)是個人思維的展現(xiàn)，完全可以帶有自己的個人風(fēng)格。
一般說來，總結(jié)確有其規(guī)范，比如內(nèi)容上不外乎3個方面：基本情況、成績和失誤，經(jīng)驗教訓(xùn)和來自展望。但是展現(xiàn)的手段則不必拘于一格，對于新人來講，總結(jié)可以寫得熱情洋溢，激情飛揚(yáng)；而對于一個工作經(jīng)驗豐富的職場人，則可以借助圖表、模型等展現(xiàn)手段來清晰、量化地反映工作情況。實際上你保持著個人的寫作模式，還一定程度上維護(hù)了你的創(chuàng)新精神。
表述方式上最好是敘述和議論的有機(jī)融合，敘述通過對人物、事件、原因、結(jié)果的交代來對工作狀況做明晰的說明，議論則是指分析、綜合、論證，它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化和提升為具有指導(dǎo)意義的理論。
好看的總結(jié)不僅要自然、夾敘夾議、有真材實料（俗稱干貨），而且一定是詳略得當(dāng)?shù)�。長短要與實際的工作量相匹配，一個入職不久的新人，寫了20多頁紙，工作態(tài)度沒得說，氣勢也有了，但難免讓看的人覺得頭大。
總結(jié)意味著挑選最重要的工作和想法進(jìn)行匯報，不要遺漏重點，也切忌面面俱到。要在第一印象，就給人留下想要閱讀下去的良好視覺觸感。密密麻麻，或者厚厚一羅，都會使人望而生畏。
四、掌握分寸，講出事實
報喜和報憂是總結(jié)中永恒的兩大主題，比例該如何分配？有人總想掩飾自己的失誤，推卸責(zé)任，或者展示謙虛，過分退讓，這些都是費(fèi)力不討好的動作，只會導(dǎo)致在自夸和自貶中搖擺不定。其實保持客觀的秘訣是不要刻意，保留自己最真實的想法就好，你越尊重事實，別人也就會越尊重你。
真實、客觀就是禮貌，有一分說一分，實實在在。含糊則讓人糊涂，很多時候，人們羞于面對真實的情況，于是總結(jié)充斥著“將要完成、預(yù)計達(dá)到”等等字眼，屬于隱性的夸大現(xiàn)實。有些人說，這是為了讓總結(jié)的基調(diào)更向上，更有希望，這樣的想法實是出自錯誤的出發(fā)點�？偨Y(jié)不單純是匯報數(shù)據(jù)，不能止于一個結(jié)果，它更重要的使命是一次回顧和反芻，對自己的優(yōu)勢與不足有沒有形成認(rèn)識，從前的工作已經(jīng)屬于過去，無法改變，只能如實面對，真正的價值是你的思考，你從那些細(xì)碎的工作中找到的規(guī)律和辦法。
除了要盡量真實，在語言和向上，還要注意把握分寸，總結(jié)不是寫給自己看，領(lǐng)導(dǎo)是一定會過目的，寫法上的個人化可不是彰顯工作中的個人主義，總結(jié)一定要提及大局。客觀準(zhǔn)確的同時，姿態(tài)低調(diào)總是沒錯的，這就是說要看到功勞來自于上級和團(tuán)隊的支持配合，而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場專家曾說過一個寫作技巧，供大家參考：寫上司和團(tuán)隊的部分，調(diào)子要高，但一略而過；寫到自己的部分就得具體實在，有功勞和成績，要寫足，但決不浮夸。
五、直觀數(shù)據(jù)，美化版面
寫好了總結(jié)，我們來看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產(chǎn)生不適，所以加進(jìn)數(shù)字說明，不僅是客觀需要，而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數(shù)字多了也還是枯燥，不妨變成更為美觀的圖表、圖形，一目了然，而且高聳的圓柱和柔軟的線條，還會給人以良好的心理暗示。
數(shù)據(jù)匯報的要點在于嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系，一層一層地排序，這樣使得數(shù)據(jù)有章可循，也有了上下文，同時它還是一種安全的做法。這樣做也有助于思路的梳理，從自己的工作延展到部門和公司的大局中，方便做橫向的對比，使看的人更容易明白和判斷。
有了思路，不妨為其添加上序列號，使你要表達(dá)的每一層含義都具有獨(dú)立的空間和細(xì)分區(qū)域，也讓紙張保持一定量的留白。
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