工作通信禮儀

　　在商務往來中，使用電子郵件進行聯絡時，應當遵守一定的禮儀規(guī)范，主要包括以下四個方面。以下是小編分享的工作通信禮儀，歡迎學習!

　　第一，在商務交往中，電子郵件也是一種商務文本，應當認真撰寫。

　　向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。

　　在撰寫電子郵件時，尤其要注意下面三點。

　　1.郵件的主題要明確。

　　一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。

　　若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　2.郵件的語言要流暢。

　　電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。

　　盡量別寫生僻字、異體字。

　　引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

　　3.郵件的內容要簡潔。

　　網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

　　第二，電子郵件應當避免濫用，不發(fā)無意義的郵件。

　　在現代信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。

　　對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。

　　所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。

　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。

　　尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。

　　不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。

　　第三，電子郵件應當注意編碼問題。

　　編碼的問題是由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。

　　因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。

　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。

　　第四，電子郵件應當慎選花哨功能。

　　現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。

　　這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

　　這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。

　　另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。

　　這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。

　　商務郵件的修辭

　　修辭是撰寫商務電子郵件最困難的部分。

　　如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因為眼見為憑，文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗。

　　因此，撰寫商務電郵前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點。

　　但要記得，書寫時要比口語對話再稍微正式一點。

　　設想對方看了你的信之后可能有的觀點，也就是要在別人的思考里思考。

　　了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可。

　　多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。

　　郵件主題：

　　如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

　　郵件結構：第一段與最后一段是重點

　　電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。

　　如果信件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。

　　要求：主動說出你期待對方做的事情

　　當你想要收件者采取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就說明你的要求。

　　如果內容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

　　日期：郵件的日期與時間要明確

　　在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個月(如8月)」，時間也要明確，是上午還是下午?是以自己或對方的時區(qū)為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

　　回復郵件：

　　如果你回復對方的來信時，使用對方的主旨回復，讓對方知道這是來自于你的回復。

　　此外，如果想要在主旨點出回復的重點，可以在郵件本文內容里寫上「回復主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復哪一封信。

　　風格：

　　檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

　　語感:

　　1.采用主動的語氣。

　　讓收信者知道，是誰應該來做這件事情。

　　例如：

　　A.你對這件事情有什么想法?

　　B.有誰可以提供意見給我?

　　看得出來嗎?A比B來得主動而明確。

　　2.動詞比名詞更有力量。

　　讓我們念念看以下兩句話：

　　C.讓我們做個計劃吧!

　　D.讓我們計劃這件事情。

　　在D句里，計劃兩個字被用在動詞的表現，會比C句用在名詞有力量。

　　最后也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業(yè)電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關系的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。

　　群發(fā)郵件需注意到禮儀【2】

　　在郵件發(fā)送操作中有下面幾個概念：

　　收件人

　　收件人是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點擊寫信頁右側的通訊錄中的聯系人來添加。

　　收件人可以并列多個，通常以分號隔開。

　　抄送地址

　　點擊“添加抄送地址”打開抄送地址輸入框，抄送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫對方的郵件地址，或者點擊寫信頁右側的通訊錄中的聯系人來添加。

　　暗送地址

　　點擊“添加暗送地址”打開地址輸入框，暗送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點擊寫信頁右側的通訊錄中的聯系人來添加。

　　對方收到郵件時，收件人和抄送人的郵箱中不會顯示暗送人地址。

　　群發(fā)郵件時，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三種形式。

　　如果您給某人和其他人一起發(fā)郵件時，不介意大家知道你在同時發(fā)給其他人，則可以使用“并列收件人”和“抄送”。

　　信件的所有收件人都能夠看到其他收件人、以及您指定為“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。

　　“密送”代表“不顯示的副本”。

　　這極相似于“抄送”功能，只不過“密送”的收件人名址不會被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看見。

　　假如您給很多客戶一起發(fā)郵件，此時就不應當使用“并列收件人”和“抄送”，否則原本不認識的客戶之間，可能通過您的郵件，得到了其他不認識的客戶的郵件地址。

　　而泄露客戶個人信息的人，就是您了。

　　此時，使用“密送”更為妥當。

　　但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因為對方的郵箱可能還有超級厲害的“全部回復”的功能。

　　不同郵箱的“全部回復”功能不同。

　　我們再來看兩個回復操作中的概念：

　　回復：選擇一封郵件，點擊“回復”鏈接，將進入寫郵件頁，回復郵件給發(fā)件人。

　　此功能是一對一形式，“誰發(fā)給我，我就給誰回復”。

　　全部回復：選擇一封郵件，點擊“全部回復”鏈接，將進入寫郵件頁，有的郵箱的“全部回復”功能，是只回復給“發(fā)件人”和“抄送”中的郵件地址。

　　(在有些郵箱中“全部回復”不回復給并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信頁面中都能看到。

　　抄送者可以被“全部回復”，并列收件人則不能直接“全部回復”。

　　這就是某些郵箱“并列收件人”和“抄送”的區(qū)別。

　　注意，有的郵箱的“全部回復”功能超級強大，是回復郵件給所有并列發(fā)件人和發(fā)件人在發(fā)送該封郵件時填寫的所有“抄送”和“密送”中的全部郵件地址。

　　如果對方郵箱具有密送“全部回復”功能，那么無論您是使用“并列收件人”、“抄送”還是“密送”，當對方點擊“全部回復”時，您群發(fā)的所有郵箱姓名地址都將出現在回復郵件頁面的“收件人”輸入框中。

　　也就是說，無論您是否“密送”，都無法真正保密。

　　這樣不但客戶名址全部泄露，而且更嚴重的情況是，如果回復人也是個馬大哈，隨便點了“全部回復”而沒有注意到“收件人”輸入框中自動跳出了那么多人的地址，那么他給您一個人回復的郵件，有可能同時發(fā)給了一群不相干的人，這會給我們的工作帶來極大的麻煩。

　　需謹記的事項：

　　給重要人物的重要郵件一定要一對一單獨發(fā)送。

　　群發(fā)操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當。

　　一旦發(fā)出，“覆水難收”。

　　不重要的通告式非保密郵件，可以在特定地址非保密組群里以三種形式群發(fā)，但要根據對方郵箱特性，慎重選擇使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。

　　回復他人郵件時，一定要再次檢查收件人地址是否正確。

　　使用尊稱。

　　按照中國傳統(tǒng)習慣，對尊者勿直呼其名，姓+尊稱可以;姓+名+尊稱可以;名+尊稱亦可，只叫“名”或只叫“姓+名”無尊稱，可能就不夠得體了。

　　尤其是直呼且只呼其名(姓和尊稱都沒有叫出)，在關系不夠深的時候會讓對方感覺不適。

　　(當然，關于稱呼的禮儀，在不同文化下是不同的，此處不做討論了。

　　再次強調：記住別人的名字，在適當的時候能夠稱呼別人的名字。

　　如果您已經知道對方的名字，那么，當您給對方發(fā)郵件時，“尊敬的某經理：……”要比“經理您好：……”收到回信的概率大很多，因為后者這樣的稱呼容易讓對方聯想到，您的這封郵件是群發(fā)出來的廣告郵件，沒有必要認真對待。

　　收發(fā)郵件(email)的禮儀匯總【3】

　　郵件的標題：

　　標題要提綱挈領，添加郵件標題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

　　3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

　　4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。

　　也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”

　　5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理。

　　6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。

　　8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

　　主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　郵件中稱呼與問候：

　　1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。

　　這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。

　　稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。

　　關于格式，稱呼是第一行頂格寫。

　　2.Email開頭結尾最好要有問候語

　　最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

　　結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。

　　注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

　　俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

　　郵件的正文：

　　1.Email正文要簡明扼要，行文通順

　　若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

　　不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。

　　但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。

　　最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

　　2.注意Email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。

　　“郵件門”就是深刻的教訓!

　　3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。

　　保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4.一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。

　　不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現。

　　如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6.合理提示重要信息

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。

　　合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

　　7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。

　　如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

　　8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

　　BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。

　　只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-:)

　　郵件的附件：

　　1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

　　3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送，

　　郵件語言的選擇和漢字編碼：

　　1.只在必要的時候才使用英文郵件

　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。

　　如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

　　2.尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件

　　如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

　　3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

　　你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4.選擇便于閱度的字號和字體

　　中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。

　　這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

　　不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

　　不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。

　　郵件的結尾簽名：

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。

　　雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。

　　簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

　　你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

　　引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。

　　但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個簽名檔

　　對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。

　　過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

　　你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。

　　字號一般應選擇比正文字體小一些。

　　郵件的回復技巧：

　　1.及時回復Email

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

　　對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

　　如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。

　　不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2.進行針對性回復

　　當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。

　　不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

　　3.回復不得少于10個字

　　對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。

　　怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

　　如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。

　　此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。

　　電子郵件有時并不是最好的交流方式。

　　對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。

　　此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5.要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨回復和回復全體)

　　如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

　　如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

　　如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。

　　你們討論好了再告訴大家。

　　不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

　　點擊“回復全部”前，要三思而行!

　　6.主動控制郵件的來往

　　為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

　　正確使用郵件的發(fā)送，抄送，密送：

　　要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

　　2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

　　3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。

　　這個可能用在非常規(guī)場合。

　　4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。

　　比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。

　　適當的規(guī)則有助于提升你的形象!

　　5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

　　6、轉發(fā)郵件要突出信息

　　在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。

　　除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經授權的接收人。

　　如果有需要還應對轉發(fā)郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。

　　不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

　　不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

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