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檔案管理的現(xiàn)代化
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檔案管理的現(xiàn)代化【1】
摘要：本文對檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行了簡要分析，并探討了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的各種有效措施。
關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化
檔案管理的目的就是對檔案資源進(jìn)行存儲和合理開發(fā)，使之更好地服務(wù)于社會。
隨著當(dāng)今社會的現(xiàn)代化程度的普及與提高，檔案管理的現(xiàn)代化工作已經(jīng)迫在眉睫，如何加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，已經(jīng)成為檔案管理部門研究的主要課題。
1 檔案管理現(xiàn)代化簡述
1.1檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)
檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)是數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
數(shù)字化就是在檔案管理過程中，利用各種現(xiàn)代技術(shù)，對檔案資源的存儲、加工、分析、整理等進(jìn)行數(shù)字化的管理，如對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的整理、建立數(shù)字化的檔案資源信息庫等;網(wǎng)絡(luò)化就是通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互連網(wǎng)技術(shù)，在檔案管理單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、檔案管理單位之間實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，以及用戶對檔案資源的檢索等[1]。
1.2檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
首先，現(xiàn)代化的管理思想。
現(xiàn)代化的管理思想就是在檔案管理中要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，用現(xiàn)代化的管理思想和策略來武裝自已，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)識。
其次，現(xiàn)代化的管理人才。
現(xiàn)代化的管理人才就是能夠熟練掌握和使用各種現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和管理技能的專業(yè)人員，是檔案管理實(shí)現(xiàn)代化的重要保證。
當(dāng)今社會是一個(gè)科技高度發(fā)展的社會，現(xiàn)代化的檔案管理人員如果只是掌握本專業(yè)的知識，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足檔案管理的的需要，因此，檔案管理人員必須要努力學(xué)習(xí)和掌握各相關(guān)學(xué)科的知識，而檔案管理單位也要加強(qiáng)對現(xiàn)代化新型管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。
再次，現(xiàn)代化的管理策略。
現(xiàn)代化的管理策略主要就是通過建立健全各種規(guī)章制度，對檔案管理實(shí)行現(xiàn)代化的管理，這是檔案管理現(xiàn)代化的重要部分和集中體現(xiàn)。
最后，現(xiàn)代化的管理手段。
這是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的主要標(biāo)志，主要就是在檔案管理工作中，通過加大對現(xiàn)代化管理設(shè)備和管理軟件的使用，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。
1.3實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要性
首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是檔案行業(yè)強(qiáng)化自身發(fā)展、實(shí)現(xiàn)自我突破的需要。
當(dāng)今社會對對檔案管理的需求越來越大，要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)適應(yīng)不了它的發(fā)展，因此，檔案管理單位只有用現(xiàn)代化的管理知識、策略和手段來武裝自己，并逐步進(jìn)行完善和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)自我突破，不斷提高現(xiàn)代化管理的水平，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化也是時(shí)代發(fā)展的需要。
在各行各業(yè)都實(shí)行高度現(xiàn)代化的今天，檔案管理如果還固步自封，停留在原地不思進(jìn)取，必須會跟時(shí)代脫節(jié)，最終被時(shí)代所淘汰。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施
2.1加快對檔案管理觀念的更新，增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化意識
觀念的現(xiàn)代化是現(xiàn)代化檔案管理的靈魂。
管理思想的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，沒有現(xiàn)代化的管理意識，就不能從根本上突破傳統(tǒng)檔案管理觀念的限制，會對檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程造成不良影響。
因此，在檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)過程中，管理人員要努力解放思想，大膽地轉(zhuǎn)變觀念，不斷加強(qiáng)自身的現(xiàn)代化意識，在檔案工作在不斷探索與創(chuàng)新。
2.2建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制
集中統(tǒng)一管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的的重要標(biāo)志，檔案管理只有朝著這個(gè)方向努力，才能真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。
我國目前的檔案管理機(jī)制普遍處于比較分散的狀態(tài)，使用起來很不方便，也不便于統(tǒng)一管理，要從根本上解決這一難題，就必須建立健全一個(gè)集中統(tǒng)一的管理機(jī)制，制定出科學(xué)、合理、高效的管理制度，以制度化的管理來保證檔案管理技術(shù)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以及檔案管理各種軟件、硬件的選擇與使用，把原來分散、無序的檔案管理集中起來，統(tǒng)一納入到現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，使檔案資源能夠得到集中利用和共享。
2.3加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的步伐
數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。
由于檔案資源的數(shù)量不僅多而且復(fù)雜，要把檔案資源進(jìn)行歸類、整理并輸入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，沒有一套科學(xué)、合理的策略，是非常耗時(shí)耗力的，會嚴(yán)重影響到檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
因此，必須要在原檔案管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行分門別類的分級著錄：對于內(nèi)容單一、使用價(jià)值比較低的卷宗實(shí)行案卷著錄;對于涉及內(nèi)容相同的則實(shí)行組合級著錄;對于涉及到重要或龐大、復(fù)雜內(nèi)容的卷宗，則實(shí)行文件級著錄。
這樣一來，就可以減少一些不必要的著錄環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度，節(jié)省了大量的財(cái)力、人力、物力[2]。
2.4加大現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)。
�、沤⑼晟频娜瞬乓M(jìn)機(jī)制
在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，人是最主要的因素，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的水平，通過建立完善的人才機(jī)制，加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理人才的引進(jìn)，使管理人員的素質(zhì)不斷提高，把各種現(xiàn)代化的科學(xué)知識與技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中。
�、萍訌�(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，努力提高其綜合素質(zhì)
要通過各種培訓(xùn)策略，使檔案人員能夠不斷吸收、消化各種有用的知識，掌握到更多有用的現(xiàn)代化管理知識和技能，努力培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化管理水平的綜合型、高層次的檔案管理人才。
�、菣n案管理人員要提高對自身的要求，以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的需要
首先，檔案管理人員要不斷增強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識。
在檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)與發(fā)展過程中，檔案管理人員要樹立正確的檔案管理思想和觀念，以適用現(xiàn)代化檔案管理的需要，依靠科學(xué)的管理理念，在實(shí)際工作中善于總結(jié)、勇于探索、不斷創(chuàng)新，努力提高自身的現(xiàn)代化管理水平。
其次，檔案管理人員要掌握各種有用技能，以調(diào)整和優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)。
現(xiàn)代化的檔案管理工作，需要以多元化的知識結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員必須對知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，不但要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，還要還要掌握其他相關(guān)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和管理知識，使自己成為具有多元化知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才[3]。
2.5建立科學(xué)的決策機(jī)制，提高決策水平
實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，我國目前的檔案管理工作正處于改革、發(fā)展的重要階段，任務(wù)比較繁重，只有根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合全局性戰(zhàn)略發(fā)展的需要，從檔案管理的需求、管理技術(shù)的運(yùn)用和人力、財(cái)力、物力的綜合調(diào)配等方面，集思廣益，并進(jìn)行綜合的分析，避開出現(xiàn)決策的失誤，以此來提高檔案管理決策工作的科學(xué)性。
同時(shí)，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要，制度遠(yuǎn)期的發(fā)展目標(biāo)和方針政策，對檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、合理的統(tǒng)籌，并對各種規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行嚴(yán)格的審核和實(shí)施，從制方面推動(dòng)決策水平的不斷提高。
2.6強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)職能，不斷拓寬服務(wù)范圍
傳統(tǒng)的檔案管理模式一般只注重檔案資源的收集與管理，而忽略了對檔案資源使用對象的服務(wù)職能，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須轉(zhuǎn)變這種被動(dòng)、不思進(jìn)取的落后模式，把檔案管理的重點(diǎn)放到為個(gè)人、企業(yè)單位、事業(yè)單位提供服務(wù)方面來，使檔案管理工作更好地為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。
3 結(jié)論
總而言之，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)中不可或缺的重要部分，也是社會主義現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路，在檔案工作中實(shí)行科學(xué)的現(xiàn)代化管理，不但有利于提高檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，還能在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
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新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理【2】
【摘 要】目前，在信息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的大背景下，通信技術(shù)、信息技術(shù)等以計(jì)算機(jī)輔助作業(yè)為首的產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系得以不斷完善，計(jì)算機(jī)所具備的強(qiáng)大功能價(jià)值及其技術(shù)輔助手段已經(jīng)受到了人們的廣泛認(rèn)可。
所以，對我國的事業(yè)單位來說，要想在當(dāng)前的信息產(chǎn)業(yè)時(shí)代得以長足且穩(wěn)定的發(fā)展，那么就應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，滿足時(shí)代發(fā)展的要求，加強(qiáng)自身的數(shù)字化管理及信息化建設(shè)。
本文結(jié)合我國事業(yè)單位檔案管理工作的目前狀況，對新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行了簡要探析，旨在推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理效率的進(jìn)一步提高。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案管理;事業(yè)單位;數(shù)字化
檔案信息資源是一種事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)、企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)以及個(gè)人在工作、生活中的價(jià)值文獻(xiàn)歷史記錄，可以說檔案資源是信息含量豐富、價(jià)值含量高的一項(xiàng)重要的信息資源。
然而，就事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理來說，經(jīng)常性的存在檔案繁冗及積聚量大等理由，并且人員保管意識差、查找搜索效率低。
而隨著以計(jì)算機(jī)、信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)為首的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理模式所具備的價(jià)值、功能和作用日趨顯現(xiàn)，并且受到了個(gè)人及社會組織機(jī)構(gòu)的大力推崇，并且在日常的學(xué)習(xí)和工作中得以普遍應(yīng)用。
所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的響應(yīng)信息時(shí)代的號召，結(jié)合自身的管理需求，來對數(shù)字化的檔案管理予以實(shí)行且推崇，只有這樣才能夠使單位的檔案管理工作變得更為數(shù)字化、現(xiàn)代化和效率化。
一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用
(一)提高檔案利用率。
正是因?yàn)橐酝鶄鹘y(tǒng)檔案基本上均在檔案館以及檔案室存放、保管，并且絕大多數(shù)的檔案載體都是紙張，這將在利用上帶來不便。
而數(shù)字化檔案管理則能夠使檔案利用者將所查找的檔案更加準(zhǔn)確、便捷的查找到，而且檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，還能夠大大的消除空間上和時(shí)間上的束縛，以此推動(dòng)檔案利用率的提高。
(二)提高經(jīng)濟(jì)效益。
尤為迅速的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展使得龐大的信息量與滯后的辦公方式之間有了尖銳矛盾的形成，過去采取的一直是粗放型的檔案管理模式，也就是以辦公費(fèi)用和辦公人員的增加來作為將此類理由解決的唯一手段，這便在很大程度上增加了事業(yè)單位的管理成本。
而富有現(xiàn)代化氣息的檔案數(shù)字化管理，則將以往紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀檔案，不但使得占地空間得以節(jié)省，有效的節(jié)約了檔案保管費(fèi)用，并且使得檔案的查閱更為迅速、方便，從而防止了資料反復(fù)印制所導(dǎo)致的人員浪費(fèi)、紙張浪費(fèi)，經(jīng)濟(jì)效益也由此得以提高。
(三)提高辦公效益。
事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的及時(shí)歸檔，而且可以盡可能快的得以利用。
就人事檔案管理而言，因事業(yè)單位有著相對較為繁多的管理對象，管理對象的流動(dòng)性較強(qiáng)，比如員工調(diào)動(dòng)、退休等，要想對這些變動(dòng)及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，要想對這些情況動(dòng)態(tài)的加以了解，那么就需要借助于以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為管理媒介的數(shù)字化檔案來將當(dāng)期的情況準(zhǔn)確反映出來，并且在查詢檔案數(shù)字化資料上也更加快捷簡單。
由于檔案信息的超時(shí)空流動(dòng)，事業(yè)單位的檔案庫便由以往的保管文件實(shí)體的基地轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┬畔⒌闹萍s中心，事業(yè)單位的辦公效益得以大大提高。
二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的強(qiáng)化策略
(一)樹立檔案數(shù)字化管理意識。
事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡快的將檔案數(shù)字化管理意識樹立起來，不斷的學(xué)習(xí)新知識和新技能，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理手段，摒棄滯后的檔案管理模式，并且始終隨著時(shí)代的進(jìn)步及信息技術(shù)的發(fā)展來更新自身的知識體系機(jī)構(gòu)，從而以良好的素質(zhì)及較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)能力，高效率的將檔案的數(shù)字化管理工作做好。
(二)實(shí)現(xiàn)文書及歸檔處理的數(shù)字化。
文書工作是事業(yè)單位尤為基本的一項(xiàng)工作，文書管理執(zhí)行的好壞以及文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣往往會直接影響到檔案的整體成果。
所以，為了更好的適應(yīng)事業(yè)單位當(dāng)期的工作需求，事業(yè)單位便難以避開的要對大量的電子文件進(jìn)行處理，并且發(fā)文處理過程還需要通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行。
所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)讓擬稿人員在計(jì)算機(jī)中輸入稿件，然后經(jīng)過審核、簽發(fā)、修改、蓋章、分發(fā)以及歸檔的過程，來節(jié)省文書及歸檔處理的時(shí)間，最大限度的減輕檔案管理人員的勞動(dòng)負(fù)荷強(qiáng)度以及工作量。
(三)制定科學(xué)的管理體制及體系。
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的根據(jù)具體的數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，構(gòu)建及制定出與自身實(shí)際管理需求、辦公需要相適應(yīng)的一個(gè)檔案管理機(jī)制，這便需要事業(yè)單位充分的確保檔案保密機(jī)制、檔案工作制度、檔案使用機(jī)制、檔案安全機(jī)制逐漸的相互聯(lián)系，以便于將檔案一體化建設(shè)文章實(shí)現(xiàn)。
(四)提高檔案信息安全程度。
應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的確保事業(yè)單位重要檔案信息以及重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)使用安全，以此避開影響或者破壞檔案信息的使用價(jià)值、文件數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，促使單位再次將建設(shè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程突破。
因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在目前的檔案數(shù)字化模式下，切實(shí)的立足于檔案管理實(shí)際，全方位、多角度的做好重要檔案及數(shù)據(jù)的備份、電腦軟件的更新及殺毒、殺毒軟件的安裝以及后續(xù)防火墻的訪問設(shè)置及維護(hù)等諸多工作，以此防止因意外情況的出現(xiàn)所導(dǎo)致的損失。
另外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法的做好檔案文件的保密工作，要對數(shù)字化檔案管理機(jī)制加以實(shí)行，確保檔案數(shù)字化建設(shè)能夠真正的遵章辦事，大幅度的提高檔案信息的保密安全程度，從而減少人為破壞文件、意外事件破壞文件的發(fā)生幾率，最大限度的保證系統(tǒng)、檔案及重要文件的使用安全。
三、結(jié)語
總而言之，在新時(shí)期、新時(shí)代的發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從自身的管理實(shí)際出發(fā)，盡可能滿足網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展需求，持續(xù)不斷的強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案信息化建設(shè)，徹底的擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理的工作負(fù)荷，提高檔案的價(jià)值及功能，充分的將檔案價(jià)值體現(xiàn)出來，推動(dòng)檔案信息職能的轉(zhuǎn)化以及信息采集、管理的實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的提高。
參考文獻(xiàn)
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