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淺談機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化論文
摘 要:隨著知識經(jīng)濟社會的到來,特別是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在機關(guān)辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已不能滿足新形勢下檔案工作的需要。機關(guān)檔案工作者必須及時轉(zhuǎn)變觀念,主動適應(yīng)工作新常態(tài),采取科學(xué)有效措施,積極探索檔案管理的現(xiàn)代化。
關(guān)鍵詞:檔案管理的論文
隨著知識經(jīng)濟社會的到來,特別是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在機關(guān)辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已不能滿足新形勢下檔案工作的需要。機關(guān)檔案工作者必須及時轉(zhuǎn)變觀念,主動適應(yīng)工作新常態(tài),采取科學(xué)有效措施,積極探索檔案管理的現(xiàn)代化模式,不斷增強機關(guān)檔案工作生機與活力,實現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展。
一、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化含義
機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化,是在建立在機關(guān)辦公自動化基礎(chǔ)之上,運用科學(xué)的管理理論和方法,以先進的技術(shù)和設(shè)備為支撐,充分發(fā)揮檔案工作者的主動性和創(chuàng)造性,對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革創(chuàng)新,實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標準化、信息化管理。具體內(nèi)容包括:運用計算機、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等科學(xué)技術(shù)和手段,有效整合檔案信息資源,實現(xiàn)檔案信息的海量存儲、網(wǎng)絡(luò)傳遞、自動編目、快速檢索、自動統(tǒng)計、方便閱覽和庫房智能管理等。
二、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化
存在問題
1.管理觀念落后
當前,許多機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化觀念落后,不管是主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理人員,傳統(tǒng)檔案管理思想根深蒂固,認為檔案管理工作就是保管檔案和提供利用,防止檔案丟失和泄密,從心理上抵觸和排斥新事物,畏難情緒嚴重,缺少創(chuàng)新精神。有的機關(guān)檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)只停留在局部或表面,如采用檔案管理軟件進行文件的著錄、編目和檢索,而其它方面則不愿深入攻堅,導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢,甚至停滯不前。
2.缺乏統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標準
檔案現(xiàn)代化管理,是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的檔案標準化。要實現(xiàn)機關(guān)檔案現(xiàn)代化管理,需采取統(tǒng)一的業(yè)務(wù)和技術(shù)標準,將各個系統(tǒng)有效整合在一起,使檔案各項工作和環(huán)節(jié)建立有機的聯(lián)系,相互支持,協(xié)調(diào)聯(lián)動。目前,大多機關(guān)政務(wù)辦公平臺建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及配套的軟硬件設(shè)施設(shè)備等,都分別基于各自行業(yè)標準進行設(shè)計與研發(fā),各行其是,采用的業(yè)務(wù)技術(shù)標準差異較大,導(dǎo)致不同系統(tǒng)之間無法兼容,文件格式不匹配,數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入或文件打不開等問題嚴重,造成信息的分割和資源浪費。
3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高
檔案現(xiàn)代化管理,要求檔案管理人員不僅具備扎實的業(yè)務(wù)功底,還要掌握先進的科學(xué)技術(shù)知識、管理技能和方法。目前,就機關(guān)檔案管理工作總體情況來看,檔案部門人才匱乏,管理人員總體素質(zhì)偏低。尤其是很多中小機關(guān)檔案管理人員,沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力不足,且多數(shù)人員身兼數(shù)職,對檔案工作也不夠重視,檔案工作質(zhì)量堪憂。大機關(guān)檔案工作相對完善規(guī)范,多數(shù)檔案管理人員不乏敬業(yè)和奉獻精神,但缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識和操作技能,導(dǎo)致檔案工作還停留在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)層面,檔案現(xiàn)代化管理心有余而力不足。
4.基礎(chǔ)性工作不到位
檔案現(xiàn)代化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,受多方面條件因素的制約和影響,是建立在檔案基礎(chǔ)工作的標準化、規(guī)范化的前提下的頂層設(shè)計。目前,由于檔案工作不屬于機關(guān)中心或主要業(yè)務(wù)工作,長期得不到有效重視和支持,導(dǎo)致檔案工作資金投入不足,人才流失現(xiàn)象嚴重,檔案基礎(chǔ)性工作不盡如人意。如:檔案管理制度不健全、文件收集不齊全、案卷整理質(zhì)量不高、檔號不科學(xué)、案卷標題不規(guī)范、檢索方式落后、沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件、缺乏必要的現(xiàn)代化辦公設(shè)備,以及機關(guān)辦公信息化程度不高、網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)不完善等等,都嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案現(xiàn)代化管理進程。
三、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的對策措施
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摘 要:1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識 首先,機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性和現(xiàn)實意義,關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),并協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。其次,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念,增強檔案現(xiàn)
關(guān)鍵詞:檔案管理的論文
1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識
首先,機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性和現(xiàn)實意義,關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),并協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。其次,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念,增強檔案現(xiàn)代化管理意識,依靠先進技術(shù)與科學(xué)管理方法,積極探索切實可行的檔案管理現(xiàn)代化模式,創(chuàng)造性地開展工作,推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。
2.統(tǒng)一檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)標準
目前,多數(shù)機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化還處于發(fā)展階段,尤其是在一些技術(shù)標準等細節(jié)方面工作不到位,需綜合考量,不斷改進和完善。由于檔案管理各軟硬件在配置上各行其是,規(guī)范性、服務(wù)性、共享性差,資源得不到有效利用和開發(fā)。要實現(xiàn)機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化,必須統(tǒng)籌規(guī)劃,優(yōu)化配置,統(tǒng)一檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)標準,將軟硬件選用、機關(guān)辦公自動化等統(tǒng)一納入檔案信息現(xiàn)代化管理之中,提高各系統(tǒng)間的兼容性、互動性和協(xié)調(diào)性,切實發(fā)揮軟硬件的功能和效用,實現(xiàn)信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通,保證數(shù)據(jù)的規(guī)范、可讀和有效。
3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
檔案管理的現(xiàn)代化關(guān)鍵在人,主要依賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案現(xiàn)代化管理既是一項業(yè)務(wù)性工作,又是一項技術(shù)性、管理性工作,檔案管理人員要全面優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),不僅具備扎實的業(yè)務(wù)功底,熟悉檔案工作內(nèi)容和基本要求,具有較強的業(yè)務(wù)能力,還要掌握基本的計算機和網(wǎng)絡(luò)等知識,能熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備,并能進行設(shè)備的安裝、更新、維護。同時,還要具備科學(xué)的管理素質(zhì),以先進的理論和方法為指導(dǎo),不斷提高管理能力和水平,向全能型、復(fù)合型人才發(fā)展。
4.加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
一是加強硬件設(shè)施建設(shè),購置服務(wù)器、存儲器、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備,夯實檔案工作物質(zhì)基礎(chǔ)。二是重視檔案管理軟件的選擇,一款好的、人性化的軟件,可以幫助管理人員達到事半功倍的效果,實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和快速檢索,大大提高工作效率。三是配備專業(yè)的技術(shù)團隊,負責機關(guān)的網(wǎng)絡(luò)運行和系統(tǒng)維護,及時解決各種技術(shù)難題,保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全,為檔案現(xiàn)代化管理提供有力的技術(shù)保障。
5.加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)
規(guī)范、完善的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,是檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。如果檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作沒有按照規(guī)定的標準進行整理歸檔,各環(huán)節(jié)雜亂無章,即使有先進的設(shè)備和技術(shù),計算機也無法對混亂無序的檔案進行有效識別和科學(xué)管理,檔案的現(xiàn)代化管理只能淪為空談。目前,機關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作還有待進一步加強和規(guī)范。要以科學(xué)管理的原則和方法為依據(jù),嚴格按照檔案工作的標準和要求,認真開展檔案業(yè)務(wù)工作,保證檔案收集齊全、鑒定準確、著錄規(guī)范、編目科學(xué)、利用方便、排列有序等,提高案卷整理質(zhì)量,切實加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。
6.加強檔案信息化建設(shè)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心,各機關(guān)要把加強檔案信息化建設(shè)做為主要著力點,以信息化的突破帶動現(xiàn)代化的整體推進。將檔案信息化建設(shè)納入機關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃,與機關(guān)信息化建設(shè)同部署、同落實,積極探索并推進電子文件在線歸檔,實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)及其它信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接,電子文件通過網(wǎng)絡(luò)實時歸檔保存,使得檔案部門介入管理的時間比以往大大提前,檔案也由原來的滯后運行變?yōu)橥焦芾。同時,積極開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫,不斷提升機關(guān)檔案信息化水平。
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