淺談機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化論文

　　摘 要：隨著知識經(jīng)濟社會的到來，特別是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在機關(guān)辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已不能滿足新形勢下檔案工作的需要。機關(guān)檔案工作者必須及時轉(zhuǎn)變觀念，主動適應(yīng)工作新常態(tài)，采取科學(xué)有效措施，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理的論文

　　隨著知識經(jīng)濟社會的到來，特別是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在機關(guān)辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已不能滿足新形勢下檔案工作的需要。機關(guān)檔案工作者必須及時轉(zhuǎn)變觀念，主動適應(yīng)工作新常態(tài)，采取科學(xué)有效措施，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化模式，不斷增強機關(guān)檔案工作生機與活力，實現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展。

　　一、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化含義

　　機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，是在建立在機關(guān)辦公自動化基礎(chǔ)之上，運用科學(xué)的管理理論和方法，以先進的技術(shù)和設(shè)備為支撐，充分發(fā)揮檔案工作者的主動性和創(chuàng)造性，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標準化、信息化管理。具體內(nèi)容包括：運用計算機、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等科學(xué)技術(shù)和手段，有效整合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的海量存儲、網(wǎng)絡(luò)傳遞、自動編目、快速檢索、自動統(tǒng)計、方便閱覽和庫房智能管理等。

　　二、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化

　　存在問題

　　1.管理觀念落后

　　當前，許多機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化觀念落后，不管是主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理人員，傳統(tǒng)檔案管理思想根深蒂固，認為檔案管理工作就是保管檔案和提供利用，防止檔案丟失和泄密，從心理上抵觸和排斥新事物，畏難情緒嚴重，缺少創(chuàng)新精神。有的機關(guān)檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)只停留在局部或表面，如采用檔案管理軟件進行文件的著錄、編目和檢索，而其它方面則不愿深入攻堅，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢，甚至停滯不前。

　　2.缺乏統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標準

　　檔案現(xiàn)代化管理，是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的檔案標準化。要實現(xiàn)機關(guān)檔案現(xiàn)代化管理，需采取統(tǒng)一的業(yè)務(wù)和技術(shù)標準，將各個系統(tǒng)有效整合在一起，使檔案各項工作和環(huán)節(jié)建立有機的聯(lián)系，相互支持，協(xié)調(diào)聯(lián)動。目前，大多機關(guān)政務(wù)辦公平臺建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及配套的軟硬件設(shè)施設(shè)備等，都分別基于各自行業(yè)標準進行設(shè)計與研發(fā)，各行其是，采用的業(yè)務(wù)技術(shù)標準差異較大，導(dǎo)致不同系統(tǒng)之間無法兼容，文件格式不匹配，數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入或文件打不開等問題嚴重，造成信息的分割和資源浪費。

　　3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

　　檔案現(xiàn)代化管理，要求檔案管理人員不僅具備扎實的業(yè)務(wù)功底，還要掌握先進的科學(xué)技術(shù)知識、管理技能和方法。目前，就機關(guān)檔案管理工作總體情況來看，檔案部門人才匱乏，管理人員總體素質(zhì)偏低。尤其是很多中小機關(guān)檔案管理人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力不足，且多數(shù)人員身兼數(shù)職，對檔案工作也不夠重視，檔案工作質(zhì)量堪憂。大機關(guān)檔案工作相對完善規(guī)范，多數(shù)檔案管理人員不乏敬業(yè)和奉獻精神，但缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識和操作技能，導(dǎo)致檔案工作還停留在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)層面，檔案現(xiàn)代化管理心有余而力不足。

　　4.基礎(chǔ)性工作不到位

　　檔案現(xiàn)代化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，受多方面條件因素的制約和影響，是建立在檔案基礎(chǔ)工作的標準化、規(guī)范化的前提下的頂層設(shè)計。目前，由于檔案工作不屬于機關(guān)中心或主要業(yè)務(wù)工作，長期得不到有效重視和支持，導(dǎo)致檔案工作資金投入不足，人才流失現(xiàn)象嚴重，檔案基礎(chǔ)性工作不盡如人意。如：檔案管理制度不健全、文件收集不齊全、案卷整理質(zhì)量不高、檔號不科學(xué)、案卷標題不規(guī)范、檢索方式落后、沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件、缺乏必要的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，以及機關(guān)辦公信息化程度不高、網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)不完善等等，都嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案現(xiàn)代化管理進程。

　　三、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的對策措施

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　　摘 要：1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識 首先，機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性和現(xiàn)實意義，關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，并協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。其次，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案現(xiàn)

　　關(guān)鍵詞：檔案管理的論文

　　1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識

　　首先，機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性和現(xiàn)實意義，關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，并協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。其次，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案現(xiàn)代化管理意識，依靠先進技術(shù)與科學(xué)管理方法，積極探索切實可行的檔案管理現(xiàn)代化模式，創(chuàng)造性地開展工作，推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

　　2.統(tǒng)一檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)標準

　　目前，多數(shù)機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化還處于發(fā)展階段，尤其是在一些技術(shù)標準等細節(jié)方面工作不到位，需綜合考量，不斷改進和完善。由于檔案管理各軟硬件在配置上各行其是，規(guī)范性、服務(wù)性、共享性差，資源得不到有效利用和開發(fā)。要實現(xiàn)機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，優(yōu)化配置，統(tǒng)一檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)標準，將軟硬件選用、機關(guān)辦公自動化等統(tǒng)一納入檔案信息現(xiàn)代化管理之中，提高各系統(tǒng)間的兼容性、互動性和協(xié)調(diào)性，切實發(fā)揮軟硬件的功能和效用，實現(xiàn)信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范、可讀和有效。

　　3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

　　檔案管理的現(xiàn)代化關(guān)鍵在人，主要依賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案現(xiàn)代化管理既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項技術(shù)性、管理性工作，檔案管理人員要全面優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不僅具備扎實的業(yè)務(wù)功底，熟悉檔案工作內(nèi)容和基本要求，具有較強的業(yè)務(wù)能力，還要掌握基本的計算機和網(wǎng)絡(luò)等知識，能熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，并能進行設(shè)備的安裝、更新、維護。同時，還要具備科學(xué)的管理素質(zhì)，以先進的理論和方法為指導(dǎo)，不斷提高管理能力和水平，向全能型、復(fù)合型人才發(fā)展。

　　4.加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　一是加強硬件設(shè)施建設(shè)，購置服務(wù)器、存儲器、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，夯實檔案工作物質(zhì)基礎(chǔ)。二是重視檔案管理軟件的選擇，一款好的、人性化的軟件，可以幫助管理人員達到事半功倍的效果，實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和快速檢索，大大提高工作效率。三是配備專業(yè)的技術(shù)團隊，負責機關(guān)的網(wǎng)絡(luò)運行和系統(tǒng)維護，及時解決各種技術(shù)難題，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，為檔案現(xiàn)代化管理提供有力的技術(shù)保障。

　　5.加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

　　規(guī)范、完善的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。如果檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作沒有按照規(guī)定的標準進行整理歸檔，各環(huán)節(jié)雜亂無章，即使有先進的設(shè)備和技術(shù)，計算機也無法對混亂無序的檔案進行有效識別和科學(xué)管理，檔案的現(xiàn)代化管理只能淪為空談。目前，機關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作還有待進一步加強和規(guī)范。要以科學(xué)管理的原則和方法為依據(jù)，嚴格按照檔案工作的標準和要求，認真開展檔案業(yè)務(wù)工作，保證檔案收集齊全、鑒定準確、著錄規(guī)范、編目科學(xué)、利用方便、排列有序等，提高案卷整理質(zhì)量，切實加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。

　　6.加強檔案信息化建設(shè)

　　檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心，各機關(guān)要把加強檔案信息化建設(shè)做為主要著力點，以信息化的突破帶動現(xiàn)代化的整體推進。將檔案信息化建設(shè)納入機關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與機關(guān)信息化建設(shè)同部署、同落實，積極探索并推進電子文件在線歸檔，實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)及其它信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接，電子文件通過網(wǎng)絡(luò)實時歸檔保存，使得檔案部門介入管理的時間比以往大大提前，檔案也由原來的滯后運行變?yōu)橥�步管理。同時，積極開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫，不斷提升機關(guān)檔案信息化水平。

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