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事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式論文
在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，機構模式以及行政體制等都發(fā)生了不同程度的變化，這就對事業(yè)單位檔案管理提出了新的要求。與此同時，計算機技術不斷發(fā)展，無紙化辦公逐漸成為普遍形式，對事業(yè)單位傳統(tǒng)模式下的檔案管理人員素質和技能也提出了新的標準。事業(yè)單位檔案管理如何利用現(xiàn)代化方式提高檔案管理效率，是當前檔案管理部門所面臨的一項重要課題。
1事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要意義
在事業(yè)單位檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案管理人員的需求量較大，并且整體檔案管理工作任務量較大，事業(yè)單位檔案種類繁多，內容復雜，此種模式下事業(yè)單位檔案管理效率較低，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序開展。并且傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案的建立、查詢以及檢索程序繁瑣，難以取得理想的檔案管理質量和效果。傳統(tǒng)檔案管理模式所針對的是紙質檔案，在檔案保管的過程中，紙質檔案往往需要較大的保管空間，在檔案信息的查詢和調取上費時費力，存在諸多不便。因此事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式比較繁瑣，檔案管理周期較長，并且檔案管理效率有限。利用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時，也減小了檔案管理工作人員的工作負擔，有利于工作質量的提升。現(xiàn)代化管理讓事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業(yè)單位檔案管理工作中應用現(xiàn)代化方式，有利于促進單位管理工作的升級。
2現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的利用
2.1檔案檢索與目錄管理中的利用
在事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案目錄的建立是一項基礎性工作，直接關系著檔案管理的有效性。隨著現(xiàn)代社會科學技術的發(fā)展，檔案管理人員開展檔案管理工作時，轉變了人工手寫的方式，而是運用計算機進行打印。針對檔案管理的專業(yè)性工作軟件已經(jīng)形成，該軟件能夠實現(xiàn)檔案目錄與檔案資料內容的科學化分類，并依據(jù)關鍵詞和內容創(chuàng)建分類標準，將檔案資料有條理的錄入到計算機系統(tǒng)內，并自主進行分類統(tǒng)計，提高檔案管理的規(guī)范性。若需要調用檔案資料，可以在搜索欄內輸入相關信息進行查詢，提高了檔案信息檢索的便捷性。在事業(yè)單位檔案管理中合理利用現(xiàn)代化方式，能夠在檢索的同時做好檔案的分類保管工作，最大程度上滿足事業(yè)單位檔案管理的基本需求，促進事業(yè)檔案檔案管理目標的實現(xiàn)。
2.2檔案管理輔助業(yè)務中的利用
檔案管理工作內容具有復雜性和多樣性，尤其是還包含檔案的收集與整理、鑒定與保管、利用與統(tǒng)計分析等輔助性工作，在檔案管理過程中往往會產(chǎn)生大量的檔案信息，有待進一步處理。而現(xiàn)代化方式的有效利用，能夠對檔案管理過程中的相關信息進行科學化處理，提高檔案輔助性工作的質量和效率，減輕檔案管理人員的工作任務量，有針對性的對事業(yè)單位檔案的借閱與歸還進行科學化統(tǒng)計，便于事業(yè)單位檔案存儲和利用。
2.3檔案庫房管理中的利用
在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展模式下，科學技術不斷進步，事業(yè)單位檔案庫房管理過程中，應當對現(xiàn)代計算機技術進行有效利用，結合事業(yè)單位檔案庫房管理實際情況，建立現(xiàn)代化庫房管理系統(tǒng)，合理利用計算機技術和設備，對事業(yè)單位檔案庫房進行全方位監(jiān)控，提高檔案資源的安全性。與此同時，應當建立并完善設備監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案庫房內的空調設備和空氣濕度控制設備進行有效的監(jiān)控，保證檔案庫房環(huán)境滿足檔案管理的標準，一旦與檔案保存標準不符時，監(jiān)控系統(tǒng)會自動發(fā)出報警，以提醒檔案管理人員對其進行妥善處理。現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的有效運用，有助于實現(xiàn)檔案管理的智能化和規(guī)范化，促進事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.4檔案形式轉變中的利用
在事業(yè)單位檔案管理工作中，電子文件逐漸成為檔案管理的主要形式，以電子文件形式進行保存，與傳統(tǒng)紙質文件形式相比，便于檔案的查閱和調取，有效的提高了事業(yè)單位檔案管理效率。因此檔案管理人員應當積極建立具有事業(yè)單位特色的檔案數(shù)據(jù)庫，通過對現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫結構的有效利用，提高檔案形式的規(guī)范化和標準化。與此同時，應當對現(xiàn)代化的多媒體技術進行有效利用，將音頻、視頻等內容進行有機融合，真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案一體化管理。光盤是現(xiàn)代化工具之一，在事業(yè)單位檔案管理中具有良好的應用價值，光盤的讀寫速度較快，容量較大，便于保存，并且有效的節(jié)省了檔案的保存空間，檔案管理的安全系數(shù)較高。相關檔案管理人員應當注意的是，在利用現(xiàn)代化方式時，應當對計算機設備的使用進行授權，只有相關檔案管理人員可以進入檔案系統(tǒng)對檔案資源進行查詢和調用，以免檔案信息丟失或被篡改。
3事業(yè)單位檔案管理中利用現(xiàn)代化方式的不足及改進建議
雖然利用現(xiàn)代化的技術，將計算機以及網(wǎng)絡技術應用于事業(yè)單位的檔案管理，能夠在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率以及準確率，但是同時，計算機管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時，將文件的前面兩個階段視作文件，而只將后面兩個階段視作檔案，而且管理標準也不統(tǒng)一，這樣使文檔運動各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡安全問題。由于網(wǎng)絡技術不斷升級，對檔案信息實施網(wǎng)絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。再次，設備利用率較低，復合型人才較為缺乏。檔案室對計算機進行應用時，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對財力、物力和人力無疑是一種浪費。為此，首先，應當對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業(yè)單位內部實施文檔一體化，消除重復環(huán)節(jié)，使文件與檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始的及時介入。其次，根據(jù)檔案管理目前網(wǎng)絡化的特征，解決好其安全問題。加大研究力度，對檔案信息在上網(wǎng)之前進行加密控制，對網(wǎng)絡安全進行及時測評等，開發(fā)有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。再次，對檔案管理者進行計算機相關知識的培訓，引進復合型人才，提高功作效率，更好的駕馭現(xiàn)代化方式中的檔案管理。結束語總而言之，當前事業(yè)單位檔案管理仍存在一定不足，應當在準確把握檔案管理特點的基礎上，對現(xiàn)代化方式進行合理利用，找準事業(yè)單位檔案管理的切入點，轉變管理理念并優(yōu)化管理策略，提高檔案管理效率，推進事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。
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