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地籍檔案管理
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[摘 要]土地是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人類(lèi)生存的重要基礎(chǔ)，也是不可再生的寶貴資源。
尤其是在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，土地管理已經(jīng)成為了社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，也是國(guó)家進(jìn)行宏觀調(diào)控的主要措施之一。
而土地的有效利用與管理離不開(kāi)地籍檔案管理，它是土地管理的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)土地地籍檔案管理，是用好國(guó)土資源、管好國(guó)土資源的關(guān)鍵，是服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
基于此，就地籍檔案管理進(jìn)行研究。
1 “三個(gè)保障”提升地籍檔案基礎(chǔ)管理水平
為保證地籍檔案工作有人管事、有人干事、有錢(qián)辦事，國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)該把地籍檔案管理工作擺上重要議事日程，從人、財(cái)、物三個(gè)方面給予保障。
一是組織保障。
把地籍檔案管理列入當(dāng)前國(guó)土資源部門(mén)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)該成立由單位一把手任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，1名專(zhuān)職人員，1名兼職人員為成員的“干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”， 并層層簽訂干部檔案管理責(zé)任書(shū)。
二是經(jīng)費(fèi)保障。
國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)該加大資金投入，對(duì)檔案室進(jìn)行裝修改造，安裝了鐵門(mén)、鐵窗等，配備鐵質(zhì)檔案密集柜，更新冷暖空調(diào)機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、錄音機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設(shè)施。
三是人員保障。
選配年紀(jì)輕、思想品質(zhì)好、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的黨員干部擔(dān)任檔案室管理工作，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
在地籍檔案審核要求上牢牢把握 “嚴(yán)”“細(xì)”“全”“準(zhǔn)”“精”“實(shí)”六字關(guān)口，對(duì)手續(xù)不全和不完整、不真實(shí)并有疑問(wèn)的材料，堅(jiān)決不準(zhǔn)歸入地籍檔案。
同時(shí)，要選拔重用檔案管理干部，堅(jiān)持選拔政治素質(zhì)好、工作能力強(qiáng)、知識(shí)水平高、服務(wù)態(tài)度好、原則性強(qiáng)的年輕干部從事地籍檔案管理工作，并把這個(gè)崗位作為人才培養(yǎng)、成長(zhǎng)的平臺(tái)。
注重抓好地籍檔案管理人員教育提高和選拔使用。
2 “四化管理”加強(qiáng)地籍檔案建設(shè)
一是規(guī)范化管理。
根據(jù)《檔案法》和《土地登記規(guī)則》對(duì)土地登記文件資料管理的相關(guān)規(guī)定，抓好土地登記檔案管理制度建設(shè)，充實(shí)人員，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，有效提高地籍檔案管理人員的管理技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平。
地籍方面的培訓(xùn)內(nèi)容通常包括地籍信息系統(tǒng)建設(shè)、土地變更調(diào)查、地籍管理和實(shí)務(wù)、地籍管理工作交流、地籍調(diào)查、更新維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)、土地登記等。
檔案方面的培訓(xùn)內(nèi)容通常包括檔案工作交流、檔案立卷操作、部門(mén)立卷、檔卷展評(píng)、檔案信息化、歸檔文件整理等。
二是環(huán)節(jié)化管理。
對(duì)土地登記檔案的收集、整理、保管、利用和更新環(huán)節(jié)分派專(zhuān)人管理，定崗、定責(zé)，定期安排工作人員交叉審核，確保土地登記檔案收集的及時(shí)性、整理的明晰性、保管的嚴(yán)密性、利用的有效性和更新的現(xiàn)勢(shì)性。
三是信息化管理。
不斷完善土地登記檔案信息化進(jìn)程，對(duì)整理歸檔的土地登記檔案，掃描形成電子檔案圖片。
保持紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步性，實(shí)時(shí)更新信息系統(tǒng)。
四是實(shí)效化管理。
按宗地、街區(qū)對(duì)地籍檔案分類(lèi)、編號(hào)、存放，立卷清晰;利用信息系統(tǒng)對(duì)已登記的土地檔案進(jìn)行查閱、查詢(xún)，確保隨時(shí)可以為業(yè)務(wù)辦理提供第一手準(zhǔn)確、詳實(shí)的地籍材料。
檔案管理人員務(wù)必確保歸檔地籍材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，這樣就能夠?yàn)榈丶畽n案的查閱起到很好的向?qū)ё饔谩?/p>
3 優(yōu)質(zhì)服務(wù)提高地籍檔案工作效能
一是方便快捷。
結(jié)合地籍檔案的查閱特點(diǎn)，國(guó)土資源部門(mén)要指派專(zhuān)業(yè)人員預(yù)先對(duì)所管理的地籍檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)編排和存放，對(duì)查、取檔做到“隨調(diào)隨查，隨查隨用”。
二是主動(dòng)服務(wù)。
在接待查借閱地籍檔案中，國(guó)土資源部門(mén)要注重創(chuàng)造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)、準(zhǔn)確、主動(dòng)地提供服務(wù)。
三是地籍檔案資料及時(shí)歸檔。
國(guó)土資源部門(mén)要定期對(duì)地籍資料歸檔，嚴(yán)防丟失。
及時(shí)整理填充地籍檔案，做到地籍檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。
四是地籍檔案管理員在地籍檔案收集工作中要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，耐心細(xì)致，不厭其煩地開(kāi)展地籍檔案工作。
五是嚴(yán)格防范。
國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定完善的地籍檔案管理制度，如《地籍檔案保密制度》《地籍檔案整理制度》《地籍檔案查詢(xún)借閱制度》等，并根據(jù)制度規(guī)定，實(shí)行定期或不定期的檢查，切實(shí)把各項(xiàng)防范措施落到實(shí)處，并認(rèn)真做好地籍檔案查、取工作臺(tái)賬，堅(jiān)持工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作紀(jì)律，對(duì)進(jìn)出的地籍檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，來(lái)龍去脈一落分明，確保地籍檔案管理工作萬(wàn)無(wú)一失。
4 結(jié) 語(yǔ)
總之，地籍檔案能夠?yàn)閲?guó)土資源管理工作提供重要的參考依據(jù)，也是進(jìn)行訴訟、化解矛盾、調(diào)解糾紛、確權(quán)劃界等的相關(guān)憑證和相關(guān)依據(jù)，國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，既要從觀念上更新，又要從制度上更新，大力加強(qiáng)地籍檔案管理，促進(jìn)地籍檔案更有效地用之于民、服務(wù)于民，使之能夠發(fā)揮出切實(shí)有效的作用。
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