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高校印章檔案管理
高校印章檔案管理【1】
【摘要】印章，作為維護和體現(xiàn)社會誠信制度的一種手段和憑證，在我們國家的政治、經(jīng)濟、文化和社會生活中發(fā)揮著及其重要的作用。
印章一旦被停止使用，其法律效力隨之消失，繼而轉(zhuǎn)化成一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價值的印章檔案。
高校合并產(chǎn)生了大量廢止印章，做好高校印章檔案管理工作，具有普遍的現(xiàn)實意義。
【關(guān)鍵詞】高校;印章檔案;管理
一、印章檔案的收集
1.收集印章檔案應(yīng)及時。
印章是機關(guān)、企事業(yè)單位行使職權(quán)、進行各種公務(wù)活動及對外聯(lián)絡(luò)的標記和憑證。
有了印章這個標志，各種文件、介紹信、合同、報表等文書才具有法律效力，才能被人們所承認和執(zhí)行。
因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、廢止，應(yīng)盡快交由檔案部門封存管理。
2.收集印章檔案應(yīng)確保齊全、完整、真實。
印章檔案能夠真實地反映一個單位的機構(gòu)設(shè)置與演變情況，具有重要的歷史憑證作用和參考價值。
對高校來說，一枚枚印章，是學(xué)校各個不同時期的烙印。
每一枚印章檔案都無可辯駁地證明學(xué)校的一段歷史，學(xué)校檔案部門要盡可能地保證學(xué)校每一歷史時期印章的齊全完整，使之體現(xiàn)學(xué)校變遷過程的系統(tǒng)性，完整地反映學(xué)校發(fā)展歷程的全貌。
另外，據(jù)說社會上一些不法分子利用計算機掃描等高科技手段能按照印章所蓋的印跡制作出真假難辨的印章。
所以，我們在收集印章檔案時一定要確保其真實性。
3.收集印章檔案應(yīng)履行嚴格的交接手續(xù)。
檔案部門可根據(jù)自己學(xué)校實際，制定相應(yīng)的廢止印章收集登記表，主要內(nèi)容應(yīng)包括印模圖樣、材質(zhì)、啟用日期、廢止日期、移交單位、接收單位、移交人、接收人、移交日期等條項。
印章廢止單位填好廢止印章收集登記表，連同廢止印章一并移交給學(xué)校檔案部門封存管理。
由于廢止印章大小不同，材質(zhì)不一，破損程度、保存價值也良莠不齊，檔案部門在接收時可作適當鑒定。
二、印章檔案的整理
總體來說，印章檔案整理應(yīng)遵循利于管理、便于利用的原則，在印章的形成規(guī)律基礎(chǔ)上，保持其歷史原貌和有機聯(lián)系，集中進行整理分類。
需要注意的一點就是印章檔案的全宗處理。
印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗，也就是說館藏印章檔案應(yīng)作為全宗級檔案單獨整理編目，按進館順序編制流水號，不得與文書檔案混合編號。
其整理步驟如下：
1.清洗、臨時編號。
將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。
刷洗干凈的印章放在通風處晾干。
清洗后的印章要確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。
將晾干后的印章貼上臨時標簽，標簽進行流水編號，按編號順序若干枚為一組集中存放。
2.制作卡片。
按照一印一卡的方式，將印章逐一在卡片上蓋制印模，對印模編制與印章相同的臨時流水編號，預(yù)留出檔號與考證內(nèi)容。
3.鑒定考證、劃分保管期限。
通過查考印章啟用和機構(gòu)變更等文書檔案及相關(guān)資料，研究印章邊款、印材，比較印章式樣和印文，對印章的文字和圖案內(nèi)容、使用時間及真?zhèn)吻闆r進行考證，填寫卡片上的考證內(nèi)容。
4.分類排序。
一般可根據(jù)印章檔案的歷史時期、印章屬性、機構(gòu)類型等特征組織分類。
高校印章檔案可按三級類目來分，一級類目：建國前印章代號為1，建國后印章代號為2;二級類目：機構(gòu)印章代號為1，個人印章代號為2;三級類目：黨委印章代號為1，行政印章代號為2，鋼印代號為3，團委印章代號為4等等。
分類號使用阿拉伯數(shù)字加間隔符“.”編制，間隔符“.”用以區(qū)分分類層次。
如建國后黨政印章的分類號應(yīng)為2.1.1。
印章檔案按保管期限――分類號――枚號順序逐盒組織排列。
5.分揀裝盒。
按照卡片分類排序的結(jié)果，對應(yīng)臨時標簽流水號揀取印章，將相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序逐一裝盒。
盒內(nèi)印章一般按從左至右、從上至下的順序排放。
裝盒后要編制備考表，如實填寫本盒印章情況說明、整理人、整理時間等事項。
備考表平放在盒內(nèi)印章上面。
6.制作印模。
蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型。
蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。
蓋制后的印�？山�(jīng)過掃描數(shù)字化處理后再用計算機編輯。
對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復(fù)制和取樣，作為印模的有機組成部分，一同編輯。
按照管理、利用印章檔案的需要，可同時蓋制若干份印模，其中，按盒內(nèi)印章排放順序蓋制的印模單置于盒內(nèi)，其余可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。
放在盒內(nèi)的印模單應(yīng)放在備考表的上面，其中每個印模的下方應(yīng)標注與之相對應(yīng)的印章檔案的檔號。
7.編制檔號。
印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號，以固定排序位置。
檔號由印章檔案代號、保管期限代號、分類號和枚號組成。
印章檔案代號：字母“YZ”代表“印章檔案”，保管期限代號;字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期;分類號在第四步已闡述，枚號即阿拉伯數(shù)字流水編號。
如學(xué)校印章檔案保管期限為永久的建國后黨委第一枚印章的檔號為：YZ-YJ-2.1.1-1.制作檔號時，去掉印章上的臨時標簽，在印章執(zhí)柄或外側(cè)貼上寫有檔號的新標簽，還要分別在盒內(nèi)印模和卡片上編制檔號。
8.編制檢索工具。
印章檔案應(yīng)同時編制手工和機檢兩種檢索工具。
依據(jù)印章檔案的檔號排列順序組織條目，通過將卡片上相關(guān)信息過錄到目錄上的方式，編制手工印章檔案保管目錄，主要設(shè)置檔號、印文(邊款)、使用起止時間、印材、備注等條項，根據(jù)保管期限的不同，分別打印后裝訂成冊。
機檢檢索工具除應(yīng)有與紙質(zhì)保管目錄同版本的電子目錄外，還要有掃描、編輯后的電子印模圖形。
9.編制整理說明。
每一批印章檔案整理完畢后，都應(yīng)該編制整理說明。
記載印章檔案的來源、數(shù)量，介紹印章的內(nèi)容、價值和完整情況，說明印章檔案的整理時間、整理人員和其他事項。
整理說明可與印章檔案保管目錄等手工檢索工具裝訂在一起。
三、印章檔案的利用
印章檔案是檔案的有機組成部分，即是檔案，就會有一個提供利用的問題。
在實際工作中，由于多種歷史原因和工作需要，部分印章檔案需要重新啟用。
但是鑒于印章的特殊功能，為防盜用、冒用、誤用，印章檔案的利用要嚴格控制。
1.制定嚴格的印章檔案利用審批制度。
提供印章檔案利用時，應(yīng)查驗利用者有效證件，仔細詢問利用事由，請利用者填寫印章檔案利用審批表，主要內(nèi)容應(yīng)包括利用人、利用單位、利用事由、需蓋印章名稱、學(xué)校有關(guān)部門意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦人、辦理時間等條項，做好印章檔案的利用登記和利用效果登記。
檔案工作人員不得違反規(guī)定擅自提供利用，保證印章檔案的利用安全。
2.為便于查找利用，檔案部門除編制相應(yīng)的紙質(zhì)印模檢索工具外，還應(yīng)對印模采用計算機掃描、存儲等數(shù)字化處理，形成系統(tǒng)的電子檢索目錄，以進一步提高利用效率。
總之，印章檔案以其獨有的特殊載體出現(xiàn)，見證了學(xué)校歷史發(fā)展的進程和機構(gòu)設(shè)置的變遷，是重要的檔案資源。
高校要進一步加強對印章檔案的認識，重視印章檔案的收集和管理工作，使印章檔案的管理更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。
參考文獻：
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高校檔案管理【2】
[提要] 在公共信息作為國家戰(zhàn)略性資源的今天，檔案信息也顯得尤為重要。
高校檔案信息來源于學(xué)校的各項活動，是全體教職員工及學(xué)生集體智慧的結(jié)晶。
高校檔案信息作為一種原生性信息，不僅對學(xué)校的發(fā)展有著積極的作用，同時還為國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展做出重大貢獻。
關(guān)鍵詞：高校;檔案;管理
各高校依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。
從部分高校的《檔案實體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高�；n案的歸檔范圍和保管期限都依據(jù)《基本建設(shè)項目資料管理暫行規(guī)定》，即規(guī)定了基本建設(shè)項目資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應(yīng)當保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設(shè)計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。
保管期限分為短期、長期、永久三種。
其中，長期保管的材料實際保管期限不得短于建設(shè)項目的實際壽命。
但在現(xiàn)實工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設(shè)置并不完全適應(yīng)高�；n案管理。
一、高校檔案管理的重要性
高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。
高等學(xué)校是傳播知識、培養(yǎng)人才的場所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動態(tài)。
這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產(chǎn)力有積極的作用。
高校檔案信息真實記載了學(xué)校的發(fā)展進程，高等學(xué)校要想在日益復(fù)雜的環(huán)境中爭創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開高校檔案信息的支持。
隨著我國高校布局的變化，產(chǎn)生了許多新的學(xué)校。
新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。
此外，高校檔案信息來源于學(xué)校的日常管理活動，它廣泛存在于學(xué)校的各個部門。
如何將高校檔案信息互聯(lián)起來，形成一個集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。
二、高校檔案管理存在的問題
(一)制度不嚴，缺少保障制度或措施。
學(xué)校每年用于檔案的專項費用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
面對如此多且又復(fù)雜的材料，收集就需格外地細心和專業(yè)，但檔案部門由于任務(wù)重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理業(yè)務(wù)也不熟悉，對整個材料構(gòu)成不很了解，容易造成材料的缺失。
同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業(yè)務(wù)和進程也不夠熟悉，很少會到部門去指導(dǎo)檔案管理工作。
以上種種現(xiàn)象都會影響高校檔案的規(guī)范歸檔。
再加上部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種現(xiàn)象。
檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計算機專業(yè)人員的配備問題，因為檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)離不開計算機人才，只有計算機專業(yè)人員的保證。
才能保證管理系統(tǒng)的運行正常和服務(wù)器的維護。
(二)檔案隊伍建設(shè)缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性，人員整體素質(zhì)低下。
知識經(jīng)濟時代對檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的高校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調(diào)動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學(xué)校分配來的學(xué)生。
這支隊伍在數(shù)量上雖能充其數(shù)，但在質(zhì)量上還不能適應(yīng)當今檔案工作的開展，其整體綜合素質(zhì)低下，嚴重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率;整理時顛倒卷內(nèi)文件的先后順序;案卷標題擬寫不準確;案卷之間問題交叉，等等。
因此，這樣的檔案人員隊伍，必然存在著知識結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理現(xiàn)象，在知識結(jié)構(gòu)方面，具備檔案專業(yè)知識的人員數(shù)量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務(wù)水平亦尚需提高，而適應(yīng)當今知識經(jīng)濟時代要求的復(fù)合型人才更是嚴重匱乏，如現(xiàn)今計算機的使用已深入到各行各業(yè)，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設(shè)計又深諳檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。
在職稱結(jié)構(gòu)方面，檔案工作者中高級職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。
三、高校檔案管理對策
(一)進一步增強檔案部門的服務(wù)意識。
廣泛宣傳，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，除了在學(xué)校內(nèi)部加強學(xué)習、提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠部門是不夠的。
只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個積極、和諧、良好的外部環(huán)境。
例如，J學(xué)院每年都召開全校檔案工作會議，參加的人員有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門和分院領(lǐng)導(dǎo)和各部門學(xué)院的兼職檔案管理員。
會議得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，領(lǐng)導(dǎo)們每次都參加并加以指示。
校檔案工作會議的主要內(nèi)容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規(guī)性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務(wù)和對歸檔工作的有關(guān)操作程序培訓(xùn)等。
檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，改變?nèi)熒挠^念，使他們能主動配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環(huán)。
(二)推進高校檔案管理現(xiàn)代化。
在各種信息資源中，檔案以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關(guān)系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質(zhì)，而占有獨特的地位。
其開發(fā)利用工作，包含了有別于其他信息資源開發(fā)利用的特殊意義。
具體到檔案工作來說，檔案開發(fā)利用是檔案工作的最終目的所在，是檔案工作存在和發(fā)展的立命之本。
只有通過大力開發(fā)檔案信息資源為用戶所用，才能實現(xiàn)檔案的價值，達成檔案工作的目的，溝通檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系，因此應(yīng)大力加強高校檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)高校工作的應(yīng)有價值，推進高校的檔案管理工作和學(xué)術(shù)水平向現(xiàn)代化邁進。
(三)加強系統(tǒng)教育。
系統(tǒng)教育是一個人通過接受正規(guī)的或業(yè)余的高中等檔案專業(yè)教育，經(jīng)過嚴格的系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能訓(xùn)練提高素質(zhì)的首要途徑，也是提高檔案工作者整體素質(zhì)的基礎(chǔ)。
正規(guī)的學(xué)校教育，具有系統(tǒng)性、規(guī)范性。
有教師的系統(tǒng)指導(dǎo)，有豐富的圖書資料供學(xué)習參考，有管理、考核等嚴格訓(xùn)練制度的制約和要求，學(xué)生無論在思想品德、業(yè)務(wù)知識、體制技能方面的長進，都是十分明顯的。
但學(xué)校應(yīng)根據(jù)知識經(jīng)濟時代的特點需要，轉(zhuǎn)變教育思想，更新教育觀念，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，增加改革開放、現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)和要求，從政治上、理論思想上、兩個文明建設(shè)上、高科技在檔案工作的應(yīng)用上以及市場經(jīng)濟等方面，增設(shè)必要的課程，為他們走上新時代的檔案工作崗位打下堅實的思想基礎(chǔ)和專業(yè)基礎(chǔ)。
總之，系統(tǒng)教育是全面提高檔案工作者素質(zhì)的首要途徑，通過系統(tǒng)教育可以為高校檔案工作提供高素質(zhì)的人才儲備，促進高校檔案部門的整體素質(zhì)進一步提高。
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