- 相關(guān)推薦
創(chuàng)新檔案利用新方式
創(chuàng)新檔案利用新方式【1】
【摘要】檔案利用，是對(duì)檔案有利用需求的人通過系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足個(gè)人或組織等利用需求的一種行為過程，也是體現(xiàn)檔案信息資源利用價(jià)值的過程。
檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務(wù)，而利用形式是檔案管理部門為利用者提供服務(wù)的橋梁和紐帶，也是檔案管理者實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和重要手段。
【關(guān)鍵詞】檔案;服務(wù);方式;利用
一、拓展檔案利用形式的多元化
服務(wù)是檔案工作的生命線，增強(qiáng)檔案工作服務(wù)能力是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局“服務(wù)先行”戰(zhàn)略構(gòu)想、實(shí)現(xiàn)檔案工作自身價(jià)值的重要保障。
檔案的利用是檔案工作的最根本目的。
而對(duì)于企業(yè)檔案的充分利用，則能有效提高企業(yè)各項(xiàng)工作效率和工作質(zhì)量。
檔案工作的服務(wù)性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個(gè)環(huán)節(jié)上。
提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。
服務(wù)形式的定位，就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。
同時(shí)也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員在制定方針政策、商洽工作、處理問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等方面提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息。
檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務(wù)，而利用形式是檔案館為利用者提供服務(wù)的橋梁和紐帶，也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和重要手段。
形象意識(shí)在日趨激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中，各行各業(yè)都在樹立自己的服務(wù)形象。
良好的服務(wù)形象帶給人們不僅是精神上的愉悅，還會(huì)加深人們的印象，帶來豐厚的利潤(rùn)。
檔案利用形式的變化必然導(dǎo)致服務(wù)形態(tài)的改變，所以必須轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，以科學(xué)的服務(wù)形態(tài)更有效地為檔案利用者服務(wù)。
最大程度的提供檔案利用始終是檔案工作生存的保障。
檔案工作中必須突破傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，才能開拓檔案事業(yè)服務(wù)的新空間。
二、檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)
在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的情況下，信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。
在對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上，檔案部門要通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。
當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。
要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用新形式下的用戶提供服務(wù)。
要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。
檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。
積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。
社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。
盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案?jìng)鬟f和辦理借閱，為用戶送檔上門。
在網(wǎng)上設(shè)立虛擬檔案畫面、檔案編研成果網(wǎng)站，供用戶自如的選擇、欣賞自己喜愛的作品。
為充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，把檔案信息融入社會(huì)信息流中，推送到公眾面前，必須不斷強(qiáng)化檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能。
視用戶需求為網(wǎng)站建設(shè)的第一要件，使檔案網(wǎng)站為用戶所接受。
三、增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能
檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。
檔案越來越貼進(jìn)群眾生活，貼近民生，檔案部門應(yīng)突出服務(wù)這個(gè)主題，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更新服務(wù)觀念，改進(jìn)服務(wù)方式，增強(qiáng)檔案服務(wù)的及時(shí)性、針對(duì)性和實(shí)效性，以開拓進(jìn)取的精神，努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制的不斷創(chuàng)新。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。
而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。
做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。
四、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
檔案工作被看成是一項(xiàng)知識(shí)管理工作。
知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展。
知識(shí)不是一般的信息，而是能在信息運(yùn)用中改進(jìn)人的行為的特殊信息。
檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對(duì)滯后。
如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，更快、更便捷地搞好檔案服務(wù)，是我們面對(duì)的緊迫問題。
以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識(shí)。
檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化。
提高檔案的準(zhǔn)確性和可靠度，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。
因此，要積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)以及信息高速公路等新技術(shù)、新成果，提高林業(yè)檔案管理水平，最大限度地開發(fā)檔案信息資源。
可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
五、結(jié)束語
展望未來，檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，各級(jí)檔案部門必須增強(qiáng)緊迫感和憂患意識(shí)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓進(jìn)取，并在發(fā)展中得以創(chuàng)新，加快推動(dòng)檔案利用方式建設(shè)，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]張陽寧.創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力[J].山西檔案，2011年S1期.
[2]那新穎.淺談如何做好檔案開發(fā)利用工作[J].黑龍江檔案，2011年03期.
[3]賈朝莉.科學(xué)發(fā)展觀是推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展的動(dòng)力[J];山西檔案，2011年S1期.
國(guó)企檔案資源管理創(chuàng)新方式【2】
摘要：國(guó)有企業(yè)的檔案是企業(yè)的原始資料，真實(shí)的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的所有活動(dòng)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。
科學(xué)合理的管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有效地參考。
國(guó)有企業(yè)檔案資源也是國(guó)家檔案資源的一部分。
但是當(dāng)前我國(guó)的國(guó)有企業(yè)檔案資源管理存在不少問題，主要從這幾個(gè)方面創(chuàng)新國(guó)企檔案資源管理方式，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案資源管理;創(chuàng)新
國(guó)企檔案資源管理部門是從資料室、情報(bào)室逐漸發(fā)展起來。
經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案部門已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。
隨著信息化的發(fā)展，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求，如何解決當(dāng)下國(guó)有企業(yè)檔案資源管理的困境，創(chuàng)新檔案管理方式和效率，更好的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。
1國(guó)有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀
1.1國(guó)企檔案資源管理內(nèi)容多樣化
國(guó)有企業(yè)與一般企業(yè)不同，它是由國(guó)家政府直接負(fù)責(zé)的企業(yè)，但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)不同，所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位，必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行。
國(guó)有企業(yè)檔案形式多種多樣。
它可以是綜合管理檔案室，也可以是檔案管理網(wǎng)絡(luò)，甚至可以直接委托相關(guān)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。
隨著國(guó)有企業(yè)的改革，國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)理念，國(guó)有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復(fù)印等工作。
1.2國(guó)有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境
國(guó)有企業(yè)的改革，國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不再由國(guó)家政府包辦，而是企業(yè)進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧。
因此，國(guó)有企業(yè)也面臨復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，往往會(huì)將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式，向多元化方向發(fā)展，延伸企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和相關(guān)的企業(yè)，并向國(guó)際市場(chǎng)拓展。
企業(yè)戰(zhàn)略擴(kuò)展的時(shí)候，需要大量的文件資料和相關(guān)的檔案資源。
因此，國(guó)有企業(yè)檔案資源管理部門應(yīng)該針對(duì)企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同的門類。
為了適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，國(guó)有進(jìn)行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化，那么檔案管理的隸屬問題也發(fā)生了變化。
重組初期，企業(yè)各個(gè)部門還需要一定的磨合期，因此，大家很難關(guān)注到企業(yè)的檔案資管管理問題，把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象，這樣可能造成企業(yè)資源的流失。
1.3國(guó)有企業(yè)面臨信息化發(fā)展
21世紀(jì)是信息化發(fā)展的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。
國(guó)有企業(yè)對(duì)信息的需求也更大了，特別是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)改革過程中，很多工作可能需要檔案資源的佐證。
但是大部分的國(guó)有企業(yè)信息化都不高。
2國(guó)有企業(yè)檔案資源管理問題
2.1檔案管理方式落后，無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求
國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期以來在政府部門的管轄范圍之內(nèi)，因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機(jī)關(guān)檔案管理方式，檔案管理也是重藏輕用，檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面，忽略了檔案實(shí)用意義，對(duì)檔案的利用率比較低。
2.2檔案管理工作不重視
隨著信息化的發(fā)展，一些檔案部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。
但是大部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視。
只是簡(jiǎn)單的給檔案部門配備微機(jī)，接收企業(yè)的電子文件，然后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行編目，方便搜索。
連檔案部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都沒有更新，計(jì)算機(jī)屬于脫機(jī)運(yùn)行。
這種鼓勵(lì)的檔案信息化方式，無法真正將檔案資源的價(jià)值發(fā)揮出來。
2.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高
由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作，檔案管理人員很多都是其他部門借調(diào)過來的，他們本身并沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，因此檔案管理水平不高。
再加上，長(zhǎng)期以來，國(guó)有企業(yè)都是吃大鍋飯的，檔案工作人員普遍工作積極性不高，干得好干的差都一個(gè)樣，所以檔案資源管理的效率不高。
3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式
3.1完善檔案管理制度
國(guó)有企業(yè)當(dāng)前處于改革階段，為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息，企業(yè)應(yīng)該完善企業(yè)的檔案管理制度。
比如國(guó)企重組以后，國(guó)企改革以后有很多新的企業(yè)加入進(jìn)來，檔案資源管理部門應(yīng)該將其單獨(dú)整理出來歸檔，并標(biāo)明日期時(shí)間，并注明相關(guān)的說明。
這樣就可以避免國(guó)有企業(yè)重組以后，檔案信息混亂的局面，檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人事變動(dòng)等情況檔案信息收集起來，不因?yàn)閲?guó)企改革而造成企業(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。
同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)國(guó)企的實(shí)際情況，尤其是國(guó)企一般是大企業(yè)，檔案資源比較多，而且很多檔案屬于國(guó)家檔案。
國(guó)企應(yīng)該建立檔案保密制度，加強(qiáng)檔案保管和檔案保衛(wèi)制度，建立檔案資源管理日常制度，并明確檔案管理人員的崗位職責(zé)。
3.2開發(fā)利用檔案資源
為了更好地利用檔案資源，檔案資源管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案資源管理的利用率，將沒有開發(fā)的檔案資源進(jìn)行開發(fā)，企業(yè)的新業(yè)務(wù)也要設(shè)立獨(dú)立的檔案單元，并對(duì)新業(yè)務(wù)新產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)分，舊檔案進(jìn)行分門別類，方便員工查找。
國(guó)有企業(yè)檔案資源也是國(guó)家檔案資源，但是隨著國(guó)有企業(yè)改革，很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。
到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機(jī)密，也不會(huì)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)造成一定的影響，檔案資源管理部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，公開一部分可以公開的檔案信息資源，滿足公眾對(duì)過去國(guó)有企業(yè)發(fā)展的求知欲。
3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能
企業(yè)檔案的價(jià)值對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，檔案資源的作用也越來越明顯，這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能，充分挖掘檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
同時(shí)企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位，組織檔案資源管理職工進(jìn)行學(xué)習(xí)。
為了調(diào)動(dòng)職工工作的積極性，激發(fā)檔案資源管理部門的活力，檔案資源管理部門應(yīng)該引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開發(fā)利用方面做出重大貢獻(xiàn)的職工，應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。
3.4加強(qiáng)檔案資源管理數(shù)字化建設(shè)
信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來趨勢(shì)。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。
數(shù)字檔案易存存儲(chǔ)、不易損壞，保留時(shí)間長(zhǎng)。
然而，數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性，它必須依靠電子通訊設(shè)備或者光盤等介質(zhì)上。
但是電子信息也有一個(gè)致命的缺點(diǎn)，就是它的不可恢復(fù)性。
一旦發(fā)生意外，可能造成滅頂之災(zāi)，數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅，因此形成電子檔案的時(shí)候要做好備份工作，并在電子檔案上做好相關(guān)的記錄，記錄信息建立的時(shí)間以及工作人員的名字以及保護(hù)標(biāo)簽。
加大對(duì)電子檔案信息的開發(fā)利用，將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行融合，將檔案資源信息化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)工作來，檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、資金信息實(shí)行共享，從而加快國(guó)有企業(yè)的信息化進(jìn)程。
4結(jié)語
在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，國(guó)有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息，它還能增加企業(yè)的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。
當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)正在大刀闊斧地改革，檔案資源管理作為改革的一部分，如何在當(dāng)下信息化的時(shí)代，提升檔案管理水平和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息資源管理水平的進(jìn)步，是當(dāng)下國(guó)有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問題。
參考文獻(xiàn)
[1]蔣效君.國(guó)企檔案資源管理創(chuàng)新方式探究[J].城市建設(shè)理論研究(電子版)，2013，(26)：5152.
[2]胡西春.淺論新形勢(shì)下我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)(下半月)，2013，32(3)：5758.
[3]黃小嫻.國(guó)企改革背景下的人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].經(jīng)濟(jì)視野，2014，(14)：111.
[4]李慧.檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].城市建設(shè)理論研究(電子版)，2015，(10)：33923393.
【創(chuàng)新檔案利用新方式】相關(guān)文章：
修史的檔案管理及利用論文10-10
檔案安全管理及其利用論文10-10
檔案信息的管理和利用論文10-12
試析學(xué)校檔案管理和利用10-05
水利科技檔案的管理及利用探索論文10-08
淺談如何做好檔案利用工作11-14
新醫(yī)改下的知識(shí)管理中醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新論文10-08
電力用戶檔案實(shí)行倉儲(chǔ)管理的方式論文10-09
淺談公立醫(yī)院檔案管理與利用論文10-12