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秘書(shū)工作在檔案管理中的重要性論文
從秘書(shū)工作在機(jī)關(guān)工作中所處的位置來(lái)看，他是機(jī)關(guān)中一項(xiàng)不可缺少的重要日常工作，對(duì)推動(dòng)機(jī)關(guān)工作，提高工作效率和質(zhì)量具有重要作用。
從秘書(shū)工作和檔案工作的關(guān)系來(lái)看，秘書(shū)工作對(duì)檔案的形成質(zhì)量和國(guó)家檔案事業(yè)建設(shè)具有重要的直接的影響。
一、秘書(shū)對(duì)文書(shū)處理和檔案管理之間的關(guān)系
作為秘書(shū)工作其中重要的工作之一是對(duì)文書(shū)處理。文書(shū)處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程。是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對(duì)于做好文書(shū)處理和檔案管理工作十分重要。
第一，文書(shū)處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互出促進(jìn)。
從根本上說(shuō)，檔案（文書(shū)檔案）來(lái)源于文書(shū)。文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸宿，檔案是由文書(shū)轉(zhuǎn)換而來(lái)的。文書(shū)工作質(zhì)量直接影響檔案質(zhì)量，沒(méi)有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書(shū)處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反之，檔案管理工作有可以促進(jìn)文書(shū)工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準(zhǔn)確，實(shí)際上是對(duì)文書(shū)工作的全方位檢查。通過(guò)檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、立卷歸檔是否完整、分類(lèi)組卷是否規(guī)范等，對(duì)做好文書(shū)處理工作是一種促進(jìn)。
第二，秘書(shū)工作與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象。
秘書(shū)工作的主要任務(wù)是文件的收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類(lèi)、編目、保管和利用等。從這個(gè)意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書(shū)處理工作的延伸。
二、秘書(shū)工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)
從秘書(shū)工作和檔案管理工作的關(guān)系來(lái)看，兩者既有相對(duì)的獨(dú)立性，又有蜜切聯(lián)系的一個(gè)整體，秘書(shū)工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，做好秘書(shū)工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。
第一，秘書(shū)工作雖然表面上看是事務(wù)性工作，實(shí)際上也是一相專(zhuān)業(yè)很強(qiáng)的工作，秘書(shū)的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程，不了解文件材料的相互關(guān)連，不理解一個(gè)事件的來(lái)龍去脈，就難以做好立卷歸檔工作。因此秘書(shū)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式及歸檔文件整理規(guī)范等相關(guān)政策法規(guī)的同時(shí)，要按照本單位的職能和工作，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。秘書(shū)還要不斷增強(qiáng)責(zé)任感，認(rèn)真履行文書(shū)處理?xiàng)l例，嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等撰寫(xiě)、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、不能五花八門(mén)，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等，保證文件符合立卷歸檔要求。
第二，秘書(shū)人員要樹(shù)立檔案意識(shí)。
秘書(shū)在文書(shū)處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，自覺(jué)主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。平時(shí)工作中，要及時(shí)收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建冊(cè)，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。對(duì)于系統(tǒng)性、系列性的事件事件案，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還要一些冊(cè)外材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)該及時(shí)收集、保證文件材料齊全完整。秘書(shū)樹(shù)立了較高的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
第三，要重視定期搞好立卷歸檔工作。
立卷歸檔工作是秘書(shū)的一項(xiàng)重要任務(wù)，它既是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開(kāi)始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書(shū)人員在平時(shí)重視積累，從公文撰寫(xiě)、收發(fā)到歸檔、管理做到全過(guò)程監(jiān)督管理，不遺留每一個(gè)環(huán)節(jié)。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要?dú)w檔的材料進(jìn)行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類(lèi)方案、及時(shí)對(duì)號(hào)入座，分門(mén)別類(lèi)、合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。
三、小結(jié)
秘書(shū)人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，掌握豐富的文書(shū)知識(shí)和本行業(yè)知識(shí)，再加上平時(shí)認(rèn)真的工作態(tài)度，就一定會(huì)做好秘書(shū)與檔案工作，在默默無(wú)聞的崗位上做出貢獻(xiàn)。
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