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關(guān)于企業(yè)科技檔案管理模式論文
一、企業(yè)科技檔案的重要作用
1.是實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)技術(shù)研究可持續(xù)發(fā)展的基石。以中海油為例，科技檔案是中海油的重要信息資產(chǎn)，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄、依據(jù)和憑證。這些珍貴的科技檔案資源，能夠直接產(chǎn)生和轉(zhuǎn)化為科技、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，間接生成文化與社會(huì)價(jià)值，體現(xiàn)出中海油企業(yè)的文化積淀，是其歷史文化血脈的延續(xù)。
2.實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技資源的信息服務(wù)，使企業(yè)資源不斷增值�？萍紮n案記錄著中海油高新技術(shù)的發(fā)展以及重大科技成果的應(yīng)用研究，而現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)與技術(shù)商品化的演變趨勢(shì)，不但增強(qiáng)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)，更讓具有成果直接轉(zhuǎn)化能力的科技檔案的珍貴價(jià)值得到了完整體現(xiàn)，例如企業(yè)的專利權(quán)、著作權(quán)、品牌價(jià)值、信息價(jià)值等等，企業(yè)靠技術(shù)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)利益是無窮的，而這些資產(chǎn)的保存、保密、管理、共享、應(yīng)用，無疑蘊(yùn)藏著巨大的價(jià)值。
3.持續(xù)推動(dòng)企業(yè)的科技創(chuàng)新�？萍紮n案對(duì)中海油企業(yè)科技創(chuàng)新有奠基作用。企業(yè)通過原始科技檔案能夠挖掘確立探索和研究的起點(diǎn)及方向，提高創(chuàng)新效率。而且，為科技人員創(chuàng)新靈感、創(chuàng)新思維的產(chǎn)生提供條件，為其科技創(chuàng)新提供科學(xué)判斷和決策依據(jù)，為知識(shí)轉(zhuǎn)化提供借鑒。更重要的是，科技檔案對(duì)科技人員的創(chuàng)新有持續(xù)激勵(lì)作用，因?yàn)椤奥仿湫捱h(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，科技人員用奮勇拼搏、堅(jiān)忍不拔的精神，去攻克難關(guān)、披荊斬棘，獲取最終的勝利。
4.提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。作為中海油企業(yè)，其科技檔案能節(jié)約企業(yè)勞動(dòng)，因其本身能被反復(fù)多次提供利用而本身卻無損耗，也就是提高科技檔案的復(fù)用率，這是其他物質(zhì)形態(tài)的財(cái)富無可比擬的。所謂復(fù)用科技檔案，就是在新設(shè)計(jì)中直接采用或套用設(shè)計(jì)現(xiàn)有的圖紙、資料，提高科技檔案的再利用、再實(shí)踐、再生產(chǎn)，能夠節(jié)省人力、物力，是提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。
二、以中海油企業(yè)為例，剖析企業(yè)科技檔案管理的存在問題及原因簡析
1.傳統(tǒng)實(shí)體檔案是目前科技檔案保存的主要方式。目前，這種檔案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查閱、調(diào)卷工作量巨大，耗時(shí)費(fèi)力，效率較低，無法快速滿足用戶需求；頻繁調(diào)閱、復(fù)印原始資料以及由于灰塵、溫濕度等負(fù)面影響，會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成自然損害；自然原因的污損、掉頁等，會(huì)造成其嚴(yán)重磨損和丟失；由于實(shí)體檔案逐年遞增，占用大量庫房空間，難以對(duì)其實(shí)行集中統(tǒng)一的權(quán)限管理；無法滿足多用戶同時(shí)共享檔案信息資源的需求。
2.隨著中海油企業(yè)的做強(qiáng)做大，企業(yè)國際國內(nèi)市場(chǎng)開拓的前景也越來越廣闊，隨著海外市場(chǎng)比如烏干達(dá)項(xiàng)目、伊拉克項(xiàng)目等市場(chǎng)的開辟及拓展，企業(yè)的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展前景也越來越具有延展性，但是，隨之而來的則是帶給企業(yè)的巨大的經(jīng)營壓力與經(jīng)營指標(biāo)，降本增效的巨大壓力必然會(huì)造成在科技檔案管理與保護(hù)方面投入資金有一定程度的短缺。
3.企業(yè)存在機(jī)構(gòu)職責(zé)不清、權(quán)責(zé)不分明、信息傳遞不流暢的現(xiàn)象，造成企業(yè)科技檔案資料管理的不規(guī)范。
4.企業(yè)科技檔案信息資源欠缺整合，需要建立完善科技檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與制度體系。
5.企業(yè)科技檔案集群化、產(chǎn)業(yè)化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新需求。然而，科技檔案管理人員力量、專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)、投入經(jīng)費(fèi)與這一需求不相適應(yīng)�？萍紮n案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案信息化技術(shù)發(fā)展水平欠缺，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，極大制約了企業(yè)科技檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
三、還以中海油為例，針對(duì)以上問題，企業(yè)科技檔案需建立現(xiàn)代化管理模式
1.企業(yè)需清晰梳理科技檔案管理的工作流程與工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程為導(dǎo)向建立組織模式，注重連貫性，建立全流程管理模式，通過合作管理保證目標(biāo)高效達(dá)成。中海油企業(yè)需清晰梳理各級(jí)單位的科技檔案工作界面，劃分工作領(lǐng)域，明確工作接口，建立縱向橫向的聯(lián)合合作模式，明確決策層、管理層、參與者的對(duì)應(yīng)責(zé)任和權(quán)限，實(shí)現(xiàn)效率“共贏”。流程化管理有很多優(yōu)勢(shì)，首先是統(tǒng)籌性，建立集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理模式，便于內(nèi)部交流和外部共享；通過優(yōu)化流程，減少管理節(jié)點(diǎn)，而在每一環(huán)節(jié)，相關(guān)人員都能對(duì)資料的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，確保環(huán)節(jié)完整性和質(zhì)量后，再進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)；通過細(xì)化每個(gè)節(jié)點(diǎn)中相關(guān)人員的權(quán)限和責(zé)任，減少管理者在不相關(guān)環(huán)節(jié)中責(zé)任和精力的牽扯，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)明確、職責(zé)清晰，責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)層層分解。而且，整個(gè)流程能夠?qū)崿F(xiàn)溯源性及痕跡式管理，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，便于追溯，然后進(jìn)行提醒和監(jiān)督，對(duì)后期績效與責(zé)任管理提供很大便利，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的精確管理、精準(zhǔn)執(zhí)行的現(xiàn)代化管理理念。
2.企業(yè)需明確信息傳遞的準(zhǔn)確性與有效性，建立源頭管理模式。一是需要積極配合公司科技檔案管理人員梳理科技檔案的歸檔范圍，分階段收集齊全需要?dú)w檔的科技項(xiàng)目資料，確保各級(jí)單位歸檔科技檔案資料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。二是為了便于進(jìn)行科技檔案文件級(jí)管理，各級(jí)單位在科研項(xiàng)目開題之初即要檔案管理人員前置，實(shí)施前端控制，使科研人員明確對(duì)于科研項(xiàng)目不同階段形成的不同資料應(yīng)作為單件資料分開保存、裝訂、存檔，不宜作為合訂本在一起存檔。三是要求科技管理人員對(duì)于科研項(xiàng)目中的商務(wù)合同應(yīng)單獨(dú)作為合同類檔案存檔，不宜放在科研項(xiàng)目資料中合并存檔。四是科技檔案管理人員需持續(xù)加強(qiáng)與公司科技管理部門及科研人員的溝通與交流，對(duì)科研項(xiàng)目資料形成情況予以詳細(xì)了解，按照階段性或是科研項(xiàng)目結(jié)題后的時(shí)間，提醒與督促科技檔案資料及時(shí)歸檔。
3.企業(yè)需增強(qiáng)市場(chǎng)意識(shí)，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌，規(guī)劃科技檔案數(shù)字資源建設(shè)工作，根據(jù)信息市場(chǎng)需求優(yōu)化服務(wù)手段，充分開發(fā)科技檔案信息資源。（1）以中海油現(xiàn)有的資源建設(shè)項(xiàng)目為契機(jī)，專業(yè)資料電子化項(xiàng)目、勘探資源建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)行流轉(zhuǎn)過程為借鑒，積極推進(jìn)科技檔案資源信息化的高速發(fā)展。（2）在科技檔案實(shí)體管理較為完善的基礎(chǔ)上，積極開展數(shù)字資源基礎(chǔ)建設(shè)，集群科技檔案數(shù)字資源，整合科技檔案信息資源，根據(jù)需求進(jìn)行特殊功能的信息采集和數(shù)據(jù)深度加工，注重保護(hù)相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，逐步向科技檔案數(shù)字檔案館的方向發(fā)展。（3）積極開展科技檔案數(shù)字化信息應(yīng)用研究，提升科技檔案開發(fā)應(yīng)用的管理手段與技術(shù)水平，促進(jìn)科技檔案開發(fā)利用工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍?shí)體的、面向用戶的信息資源服務(wù)。集成數(shù)字檔案安全管理技術(shù)，在技術(shù)運(yùn)用成熟后逐步推廣與拓展；同時(shí)深入探討，加強(qiáng)研究，對(duì)科技檔案信息化成果數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)管理、維護(hù)、保密、統(tǒng)計(jì)等；調(diào)查了解、分析研究用戶新需求，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)工作的針對(duì)性、有效性；注重信息“反饋”，深層次開發(fā)科技檔案信息資源，增進(jìn)服務(wù)模式科學(xué)化。（4）積極開展科技檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，以中海油現(xiàn)有科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際積極編寫修訂各項(xiàng)科技檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不斷拓寬標(biāo)準(zhǔn)編寫的深度與廣度，進(jìn)一步建立數(shù)字科技檔案資源所需的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系。（5）是加強(qiáng)部門橫向聯(lián)合，建立集科技檔案、科技資料、科技圖書情報(bào)信息一體化的科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。拓展現(xiàn)有的科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，集成現(xiàn)有的圖書及其他情報(bào)信息資源；加強(qiáng)對(duì)館藏科技檔案信息的收集，建立科技檔案、圖書、情報(bào)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫，拓寬用戶獲得科技信息資源的范圍（知識(shí)、信息、情報(bào)），實(shí)現(xiàn)資源共享；形成科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立以科技檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的應(yīng)用體系。
4.企業(yè)需加強(qiáng)科技檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)�？萍紮n案人才需具備較高的職業(yè)倫理、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，因?yàn)闄n案工作環(huán)環(huán)相扣、細(xì)致瑣碎，所以更加要求科技檔案工作者們樹立“把簡單的事做好就是不簡單，把平凡的事做好就是不平凡”的職業(yè)態(tài)度，與時(shí)俱進(jìn)，以開拓的精神和戰(zhàn)略的眼光拓展自身的職能，才能在瞬息萬變的信息時(shí)代獲取和擴(kuò)展自身的生存空間。企業(yè)應(yīng)該怎么做呢？一是企業(yè)建立再培訓(xùn)機(jī)制：采取在職崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流、檔案學(xué)術(shù)研究、參觀考察等多種形式，推動(dòng)科技檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)多元化，成為掌握網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理和信息管理的知識(shí)復(fù)合型人才。二是建立吸引優(yōu)秀人才的機(jī)制：拓寬渠道，可通過職稱晉升、技術(shù)等級(jí)評(píng)定、學(xué)術(shù)交流等多種形式吸引和留住優(yōu)秀人才。三是充分發(fā)揮老員工的傳、幫、帶作用，利用已有的檔案人才儲(chǔ)備，加速年輕檔案人才的培養(yǎng)，形成人才梯隊(duì)。四是建立激勵(lì)競爭機(jī)制，建立健全檔案人才聘用制、任期考核制，適當(dāng)采取時(shí)機(jī)建立優(yōu)秀人才破格任用制度。“萬丈高樓平地起”，企業(yè)科技檔案的管理也非一時(shí)一日之功，需要企業(yè)各級(jí)人員都重視起來，縱橫捭闔，前后呼應(yīng)，共同推進(jìn)企業(yè)科技檔案的科學(xué)、有序、可持續(xù)發(fā)展。
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