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高校試卷檔案規(guī)范化管理體系探討論文
摘要：高校試卷檔案對教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控和教學(xué)改革的決策有重要意義，但是規(guī)范化管理的研究不系統(tǒng)。為此文章構(gòu)建了試卷檔案規(guī)范化管理的指標(biāo)體系框架，并對指標(biāo)進(jìn)行了詳細(xì)的討論和思考，以期為高校試卷文檔的建設(shè)和管理提供參考。
關(guān)鍵詞：試卷檔案；規(guī)范化管理；指標(biāo)體系
試卷檔案是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，優(yōu)質(zhì)的試卷檔案對教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、深化教學(xué)改革和管理決策有重要意義，規(guī)范化管理是構(gòu)建教學(xué)試卷檔案體系的關(guān)鍵[1]。文獻(xiàn)上來看，多側(cè)重于考試過程的質(zhì)量控制或側(cè)重于試卷的卷面分析，對于試卷檔案的綜合性管理分析和評價(jià)還不夠深入。
一、試卷檔案的價(jià)值體現(xiàn)
（一）試卷檔案自身的價(jià)值
試卷是由命題人根據(jù)教學(xué)內(nèi)容及教學(xué)過程，根據(jù)一定的原則設(shè)計(jì)，并用于測試學(xué)生對知識的掌握程度和獲取學(xué)生行為樣本的重要載體，是教師為實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)做出科學(xué)判斷和決策的依據(jù)。試卷檔案用作教學(xué)判斷或決策時(shí)，才能充分體現(xiàn)其價(jià)值。試卷檔案的價(jià)值體現(xiàn)在三個(gè)方面，首先試卷成績的真實(shí)性和結(jié)果反映了對學(xué)生的評價(jià)，為指導(dǎo)學(xué)生做出判斷；其次是試卷的命題、成績分析結(jié)果體現(xiàn)教學(xué)質(zhì)量，為了檢測教學(xué)效果做出判斷；應(yīng)試環(huán)境和評閱標(biāo)準(zhǔn)，為管理提供決策依據(jù)。試卷檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化也正是教與學(xué)的重要保障，為有效的教學(xué)質(zhì)量提供支持。
�。ǘ┰杭壗虒W(xué)管理評價(jià)的組成部分
院級教學(xué)管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，在實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)的前提下，建立相應(yīng)的教學(xué)管理評價(jià)體系以評估院系的管理水平，是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理、精簡放權(quán)、管理重心下移的重要手段。試卷檔案是院系教學(xué)檔案的縮影，可以集中反映院系教學(xué)管理的工作狀態(tài)。院系也把試卷檔案建設(shè)作為指導(dǎo)教學(xué)的基本規(guī)范，引導(dǎo)教師尤其是青年教師豐富教學(xué)理論、提高教學(xué)技能、強(qiáng)化教學(xué)基本功訓(xùn)練；通過院系之間、年度之間的比較可以查缺補(bǔ)漏，促進(jìn)管理水平的提高。
�。ㄈ┰嚲頇n案的社會功能體現(xiàn)
試卷檔案體現(xiàn)的是學(xué)校教學(xué)工作中最基礎(chǔ)的內(nèi)容和最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是教學(xué)活動的真實(shí)記錄和客觀反映，通過試卷檔案的利用和共享，參考、借鑒其他高校的經(jīng)驗(yàn)可以少走彎路，有利于高校之間建立良好的社會公共關(guān)系。不僅如此，高校具有社會背景的大規(guī)模考試受到政府、社會的格外重視，試卷檔案的真實(shí)、完備承載著社會的期望，客觀上要求加強(qiáng)管理和規(guī)范。
二、構(gòu)建規(guī)范化管理的指標(biāo)體系
試卷檔案如何管理才夠規(guī)范，如何評價(jià)？評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)是管理的依據(jù)，評價(jià)有標(biāo)準(zhǔn)管理才能有章可循，而管理通過指標(biāo)來執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，因此構(gòu)建指標(biāo)是規(guī)范化管理的中心環(huán)節(jié)。
�。ㄒ唬┲笜�(biāo)體系建立的原則
試卷檔案質(zhì)量管理指標(biāo)需包含從試卷的命題、印刷、執(zhí)行到檔案的收集、整理、立卷歸檔、編研、開發(fā)利用的全過程，指標(biāo)的設(shè)計(jì)應(yīng)該符合全面性的原則。其次，指標(biāo)之間要存在著一定的邏輯關(guān)系，指標(biāo)之間能互相呼應(yīng)，過程和結(jié)果呼應(yīng)，每一部分之間也存在密切的聯(lián)系，可以從不同的角度反映出試卷檔案的狀態(tài)和特征。最后是可操作性，可操作性主要是指指標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)數(shù)據(jù)收集的可行性以及指標(biāo)體系本身的可行性，離開了可操作性，再科學(xué)合理、系統(tǒng)全面的評價(jià)指標(biāo)體系也是枉然。
（二）指標(biāo)體系的初步框架
按照構(gòu)建指標(biāo)體系的原則和試卷檔案形成利用的過程，設(shè)計(jì)了試卷質(zhì)量、歸檔整理和檔案利用三個(gè)一級指標(biāo)。試卷質(zhì)量是做好檔案質(zhì)量的第一步，只有好的試卷質(zhì)量才有更大的利用價(jià)值；歸檔整理指的是對辦理完畢的試卷檔案的整理和保存；檔案利用指的是單位或個(gè)人通過閱覽、復(fù)制和摘錄等形式利用試卷檔案的行為。
1.試卷質(zhì)量
試卷質(zhì)量指標(biāo)包含試卷命題、印刷質(zhì)量和評閱分析三個(gè)二級指標(biāo)。試卷命題從題量、覆蓋面、難易程度等方面把握，要求命題規(guī)范、符合教學(xué)大綱的要求，教師因材施教，難易程度與授課對象水平相當(dāng)，試題以基礎(chǔ)性題目為主，也包含高水平的靈活運(yùn)用知識、綜合性和提高性的題目。印刷質(zhì)量要求試卷紙張平滑、吸墨性好，文字完整清晰，印跡牢固，無糊字、無缺筆斷畫等印跡失真的現(xiàn)象，插圖或表格工整、輪廓清晰、墨色均勻、層次分明，無色調(diào)、階調(diào)失真，試卷無錯(cuò)誤，試卷裝訂訂位正確、平整。試卷評閱分析包括試卷的評分標(biāo)準(zhǔn)、閱卷、試卷結(jié)構(gòu)分析、教學(xué)效果分析、存在問題及改進(jìn)措施，要求評分標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)、合理、規(guī)范，閱卷嚴(yán)格、公正、無誤，試卷結(jié)構(gòu)分析全面，涵蓋試卷整體難易程度、覆蓋面、題型題量等，教學(xué)效果分析涵蓋成績構(gòu)成、分布、學(xué)生掌握程度、錯(cuò)誤率較高的知識點(diǎn)分布等，存在問題及改進(jìn)措施要求實(shí)事求是、針對性強(qiáng)。
2.歸檔整理
歸檔整理包含試卷收集、立卷歸檔兩個(gè)二級指標(biāo)。試卷收集涉及到考試管理程序。收集要求保密嚴(yán)格，交接手續(xù)完備，歸檔材料材質(zhì)統(tǒng)一，資料完整齊全、真實(shí)。收集內(nèi)容可以包含試卷、平時(shí)成績及支持材料、課程成績單、成績分析報(bào)告、參考答案及評分標(biāo)準(zhǔn)、考場記錄等，內(nèi)容可以裝訂成冊，要求封面光滑平整、無皺折，裝訂牢固。立卷歸檔指的是將試卷按照一定規(guī)律分類、組合、排列和編目，高校一般以課程班為單位做試卷的歸檔，同時(shí)做好文檔的標(biāo)識和索引目錄，例如學(xué)年學(xué)期、院系、專業(yè)年級、課程名稱、課程代號、修讀方式、考試方式、任課教師、考試時(shí)間和考試人數(shù)等，便于檔案的查找和利用。另外需要明確檔案的保存時(shí)間、期限。裝訂成冊的案卷，要在封面上寫清案卷標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)該簡明確切、體式一致，案卷分年度、分標(biāo)示、分保管期限入庫。
3.檔案利用
檔案利用包括查閱制度、查檢服務(wù)和編研三個(gè)二級指標(biāo)。檔案的利用首先應(yīng)建立完備的保密和查閱制度，[2]經(jīng)同意辦理手續(xù)后方可查、借閱，要求查閱手續(xù)完備，審批嚴(yán)格；檔案的查檢是根據(jù)整理標(biāo)準(zhǔn)的文檔標(biāo)識，方便快捷地查出，并提供檔案信息以便查閱、摘錄、復(fù)制、開具證明等，因此要求檔案的整理規(guī)范、標(biāo)識和索引清楚；試卷檔案的編研是提高利用率的有力手段，試卷是一手的原始資料，加工成系統(tǒng)的、主題突出的、適合需要的成果資料可以真正把死檔案變成活信息，編研工作還要注重借鑒其他資料，多家資料對比編研，適度吸納社會文化資料作為補(bǔ)充，以求編出更完整、系統(tǒng)的文化產(chǎn)品。
三、對指標(biāo)框架的思考
試卷檔案的管理跨度大、環(huán)節(jié)多、難度大，直線型管理方式容易掛一漏萬，指標(biāo)體系能較全面的反映檔案管理的規(guī)范化程度，借助這種管理的工具和標(biāo)準(zhǔn)可以加強(qiáng)檔案的管理。正因?yàn)槿绱�，指�?biāo)體系很容易成為檔案工作的指揮棒，是一項(xiàng)牽一發(fā)而動全身政策性又很強(qiáng)的工作，即：評價(jià)體系指向哪里，檔案工作就轉(zhuǎn)向哪里，偏重什么指標(biāo)，實(shí)際工作就偏重什么內(nèi)容；如果遺漏了某項(xiàng)重要指標(biāo)，則可能造成實(shí)際應(yīng)該去做但沒有積極性去做的現(xiàn)象發(fā)生。因此，在實(shí)施之前必須組織檔案管理專家進(jìn)行研究、設(shè)計(jì)和論證，并通過試點(diǎn)進(jìn)行檢驗(yàn)、修正，以保證實(shí)施方案的科學(xué)性和可行性。以上指標(biāo)體系是一般的模型，具體到某一種類型的試卷、某一范圍的規(guī)范化管理，還要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置體系。例如，電子類試卷的規(guī)范化管理，其歸檔整理的標(biāo)準(zhǔn)與紙質(zhì)載體試卷就存在很大的差別；課程單一數(shù)量大的試卷與課程種類多樣數(shù)量少的試卷立卷歸宗的程序不同；另外不同學(xué)科特殊的考試形式形成的文檔也不能強(qiáng)行按一套指標(biāo)來評價(jià)。指標(biāo)體系是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的手段，最終目標(biāo)是提高檔案利用率，真正體現(xiàn)其價(jià)值。提高試卷檔案利用率需要開發(fā)和擴(kuò)展利用的途徑，不能局限于借閱、復(fù)制品、咨詢服務(wù)和開具檔案證明，利用傳統(tǒng)途徑充分開發(fā)便捷檢索，進(jìn)行信息挖掘編研檔案成果，促進(jìn)高校之間檔案信息的共享，對學(xué)校的管理決策無疑具有重要價(jià)值。
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