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基層單位檔案管理工作存在的問(wèn)題及有效策略論文
檔案管理是基層單位各項(xiàng)管理工作必不可少的組成部分，檔案工作對(duì)基層單位的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用�；鶎訂挝恢挥兄匾暀n案工作，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，為基層單位各項(xiàng)決策提供服務(wù)，才會(huì)促進(jìn)基層單位檔案工作的迅速發(fā)展。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的今天，基層檔案管理工作不能再固守原來(lái)的管理模式，而應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，查找問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)不足，并積極尋求合理有效的應(yīng)對(duì)措施，促進(jìn)基層單位檔案工作的健康發(fā)展。
一、存在的問(wèn)題
1.歸檔材料不夠齊全完整。在日常收集工作中，某些項(xiàng)目的審批文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。一些大型的工程建設(shè)往往需要持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，如果沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)跟蹤收集，很容易出現(xiàn)文件收集不全、丟失的情況，更談不上完整歸檔了。非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔更加困難，諸如合同、協(xié)議、備忘錄等文件材料，文書(shū)處理部門(mén)很難控制，這些材料的歸檔要比紅頭文件難得多。
2.檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過(guò)程中隨意性較大、分類(lèi)不科學(xué)、組卷不合理、保管期限劃分不準(zhǔn)確、卷內(nèi)資料漏失等現(xiàn)象比較普遍。此外，紙質(zhì)文件和電子文件歸檔不配套，多數(shù)基層單位沒(méi)有使用現(xiàn)代化設(shè)備開(kāi)展檔案管理工作。
3.檔案保管條件落后。有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。有的單位甚至沒(méi)有檔案室，檔案分散在工作人員手中。有些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。
4.檔案利用水平低。隨著信息管理的不斷深入，越來(lái)越多的基層單位建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但基層單位建立的是文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。利用者只能查到檔案的目錄，要查閱檔案原文還需到檔案室，影響了檔案的利用水平。
二、改進(jìn)基層單位檔案管理的對(duì)策
1.建立考核機(jī)制，確保歸檔文件材料齊全完整。首先，要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，采取積極有效的措施，帶動(dòng)單位工作人員對(duì)檔案工作的投入和責(zé)任感的提升，檔案工作的質(zhì)量才會(huì)得到保障。其次，結(jié)合單位檔案工作的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的制度和考核機(jī)制。堅(jiān)持檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，形成一個(gè)嚴(yán)密的管理體系，才能為文件材料歸檔工作提供保障。同時(shí)制定文件材料歸檔制度、確定歸檔范圍、層層理順歸檔職責(zé)。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，使歸檔工作有章可循。將文件材料歸檔工作作為一個(gè)單獨(dú)的考核項(xiàng)目納入考評(píng)體系，明確考核內(nèi)容要求和獎(jiǎng)懲措施等。
2.開(kāi)展檔案宣傳工作，提高基層人員檔案意識(shí)。對(duì)基層單位進(jìn)行檔案宣傳，要有很強(qiáng)的針對(duì)性，從宣傳的內(nèi)容、方法和途徑都要有正確的定位，做到宣傳到位有效而不流于形式。長(zhǎng)期以來(lái)基層單位是檔案普法工作的薄弱環(huán)節(jié)，再加上單位工作人員少，流動(dòng)性強(qiáng)，疲于應(yīng)付各種事務(wù)性工作，所以對(duì)檔案工作缺乏必要的認(rèn)識(shí)。有些單位工作人員甚至覺(jué)得檔案及檔案工作離自己較遠(yuǎn)，對(duì)檔案的法制意識(shí)更是普遍缺乏，影響到檔案工作的正常開(kāi)展。對(duì)于《檔案法》及檔案工作的宣傳，一定要注意體現(xiàn)親民性和檔案的親和力，用貼近生活、貼近基層、貼近百姓的宣傳內(nèi)容和宣傳方式來(lái)達(dá)到宣傳的效果，通過(guò)宣傳讓干部和職工感受到檔案是現(xiàn)實(shí)，檔案是歷史，檔案是文化，昨天的工作記錄是今天的檔案，今天的工作記錄也是明天的檔案，在潛移默化中，真正感受到檔案的重要作用。
3.加大投入，改善檔案保管條件，提高檔案人員素質(zhì)。要保證檔案保管工作專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，不斷改善檔案保管條件，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。只有具備過(guò)硬的軟硬件條件，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理。加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)和技能，掌握檔案管理軟件和信息化的知識(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并將之運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中去。
4.優(yōu)化和整合檔案信息資源，為提供利用打下基礎(chǔ)。隨著檔案管理范圍的不斷擴(kuò)大，檔案的種類(lèi)和數(shù)量不斷增多，優(yōu)化和整合檔案信息資源，才能滿足基層單位檔案提供利用、有效服務(wù)的需要。只有做好檔案的利用工作，才能擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，為基層單位擴(kuò)大業(yè)務(wù)、拓展管理工作提供機(jī)會(huì)。所以要加大利用工作的力度，不斷滿足基層單位查閱利用檔案的需要，為基層單位今后的發(fā)展提供參考依據(jù)。
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