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高校陶瓷藝術(shù)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與建模剖析論文
從南京大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)情況來看，他們在開發(fā)“南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)(6.0 版)”的基礎(chǔ)上，又開發(fā)“南京大學(xué)教授成果管理系統(tǒng)”、“南京大學(xué)研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”、“南京大學(xué)畢業(yè)生電子和學(xué)位電子照片管理系統(tǒng)”等數(shù)字管理系統(tǒng)，建立了多層次云服務(wù)平臺。隨著高校各類檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，建立檔案智能管理的新模式，為高校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。
本文結(jié)合高校陶瓷藝術(shù)檔案工作的實(shí)際，以 Asp.net 技術(shù)并綜合陶瓷藝術(shù)檔案的業(yè)務(wù)需求，采用 Visual Studio 2008 作為開發(fā)平臺，在 SQL Server 2005 為后臺數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，利用數(shù)據(jù)庫存貯、瀏覽器/服務(wù)器(B/S)結(jié)構(gòu)等技術(shù)，集合陶瓷藝術(shù)檔案信息資源，構(gòu)建系統(tǒng)的 UML 的基本模型，著重系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，開發(fā)一套基于 WEB 的管理系統(tǒng)，為陶瓷藝術(shù)檔案管理提供高效和便捷的云服務(wù)平臺。
一、陶瓷藝術(shù)檔案的業(yè)務(wù)需求
陶瓷藝術(shù)檔案業(yè)務(wù)流程：收集、整理、立卷、歸檔、查詢、利用等環(huán)節(jié)，在收集陶瓷藝術(shù)檔案材料時，為保證材料的完整、真實(shí)、齊全，應(yīng)遵守材料的形成規(guī)律，保持材料內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，按綜合類，藝術(shù)創(chuàng)作類、藝術(shù)教學(xué)類、藝術(shù)研究類、藝術(shù)活動類、名人類等大類整理歸檔，便于保管和有效利用。借鑒高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)，對應(yīng)的業(yè)務(wù)需求是采集與整理、歸檔與管理、查詢與利用、維護(hù)與幫助等。陶瓷藝術(shù)檔案是以紙質(zhì)和電子檔案為載體，從形成到歸檔的全過程，均由高校各職能(分院)部門負(fù)責(zé)，數(shù)字管理系統(tǒng)應(yīng)與各(分院)職能部門的管理系統(tǒng)無縫對接，從系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口傳輸電子檔案并實(shí)時歸檔。檔案管理部門負(fù)責(zé)對上傳電子檔案的校驗(yàn)，同時負(fù)責(zé)館藏存量陶瓷藝術(shù)檔案數(shù)字化。數(shù)字管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)多種方式電子檔案的輸入，用戶在界面登錄后，借助檢索工具快速查找所需對象。一是目錄檢索的構(gòu)成，把全宗目錄與案卷目錄相結(jié)合，錄入WORD 或 2013 版 WPS 表格中轉(zhuǎn)換成電子目錄。電子案卷編制內(nèi)容為：序號、檔號、案卷題名、起止時間、保管期限、密級、發(fā)文部門、發(fā)文號等。二是全文檢索的構(gòu)成，對上傳已歸檔的電子檔案，分別用來源或年份區(qū)分，或者用類別-年代建立文件夾至子文件夾，并標(biāo)注保管期限和密級，設(shè)永久、長期、短期和絕密、機(jī)密、密級等，檔號的編制為年份-類別-檔號，從而實(shí)現(xiàn)對陶瓷藝術(shù)檔案全文檢索、下載、上傳、打印等管理。三是根據(jù)關(guān)鍵詞或(分類號自動標(biāo)引)檢索，按類別建立數(shù)據(jù)庫，分綜合類數(shù)據(jù)庫，藝術(shù)創(chuàng)作類數(shù)據(jù)庫，如陶瓷設(shè)計(jì)作品、陶藝創(chuàng)作作品、雕塑作品、工業(yè)設(shè)計(jì)作品等;藝術(shù)教學(xué)類數(shù)據(jù)庫，如藝術(shù)專業(yè)教師的教案(包括文字、數(shù)碼照片、多媒體課件、網(wǎng)頁等)、本科生或研究生優(yōu)秀畢業(yè)論文等;藝術(shù)研究數(shù)據(jù)庫，如藝術(shù)科研課題整套材料、學(xué)術(shù)論文、出版的作品集等;實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫，如知名(已故)教授、陶瓷藝術(shù)大師等陶瓷藝術(shù)作品，書畫藝術(shù)作品等，各種陶瓷繪畫顏料和高(低)溫顏色釉及繪制工具等分類管理。多媒體數(shù)據(jù)庫，對掃描圖像、聲像、視頻等多媒體檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，用戶可以遠(yuǎn)程上傳照片、多媒體文件并能在線點(diǎn)播。四是設(shè)立虛擬庫房的排列。分聲像區(qū)、專題區(qū)、綜合區(qū)、教學(xué)區(qū)、科研區(qū)、學(xué)術(shù)交流區(qū)、陶瓷藝術(shù)作品展示區(qū)(數(shù)字照片)、名人檔案區(qū)等。
二、數(shù)字管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
陶瓷藝術(shù)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)包括陶瓷藝術(shù)檔案管理模塊、系統(tǒng)用戶管理模塊、權(quán)限管理模塊、公告通知管理模塊四大板塊，涉及管理員、陶瓷藝術(shù)作品檔案類型、公告類型等添加、刪除、修改的功能模塊，需要處理大量數(shù)據(jù)和信息。1.登錄：用戶使用賬號和密碼登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)判別登錄管理員的級別以及角色然后顯示相應(yīng)的可操作菜單和可操作的數(shù)據(jù)范圍。2.數(shù)據(jù)信息瀏覽：用戶的登錄系統(tǒng)會根據(jù)其權(quán)限判定其操作功能，對陶瓷藝術(shù)檔案信息的查詢，公告的瀏覽等屬于用戶最基本的功能。3.陶瓷藝術(shù)檔案的采集與整理：管理員可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新，如添加藝術(shù)檔案、修改藝術(shù)檔案等，修改完后刷新前臺頁面，界面會出新添加的內(nèi)容。4.陶瓷藝術(shù)檔案分類歸檔與管理：管理員可以將藝術(shù)檔案進(jìn)行分類處理，對綜合類、藝術(shù)創(chuàng)作類、藝術(shù)教學(xué)類、藝術(shù)研究類、名人類等注上分類說明，提交分類級別。管理員為新添加的檔案選擇檔案類型，并修改和刪除檔案分類，對系統(tǒng)中的所有陶瓷藝術(shù)檔案進(jìn)行分類檢索。陶瓷藝術(shù)作品(實(shí)物檔案)類型管理:主要有陶瓷設(shè)計(jì)作品、陶藝創(chuàng)作作品、雕塑作品、工業(yè)設(shè)計(jì)作品，通過檔案的類型實(shí)行精確化、高效化管理。5.用戶角色管理：分為超級管理員、系統(tǒng)用戶、普通用戶，各自的權(quán)限設(shè)置都不一樣，總管理員可以瀏覽各級別的用戶信息，通過用戶名模糊查詢，提供對用戶基本信息的修改、密碼重置和刪除操作，還提供用戶添加的操作。系統(tǒng)用戶可以根據(jù)實(shí)際需要動態(tài)添加角色，并為添加的角色賦予一定的系統(tǒng)權(quán)限，超級管理員可以使用添加、刪除、修改功能，而普通用戶只有信息查詢和檢索功能。6.公告信息管理：管理員可以通過后臺添加、刪除、修改系統(tǒng)內(nèi)各大板塊的信息，并且通過前臺顯示操作的結(jié)果，實(shí)現(xiàn)信息的便捷快速更新。超級管理員可以發(fā)布一些有關(guān)檔案系統(tǒng)的一些公告和通知方便所有使用該系統(tǒng)的用戶了解陶瓷藝術(shù)檔案的最新動態(tài)。7.個人信息修改：個人信息修改部分分為兩個模塊：個人信息和密碼修改，對于密碼都統(tǒng)一采用 MD5 加密，對于其他信息的修改都在總管理員的用戶信息管理的編輯操作中實(shí)現(xiàn)。8.系統(tǒng)設(shè)立陶瓷名人藝術(shù)檔案專題模塊。陶瓷名人藝術(shù)檔案包含高校教授兼博士生導(dǎo)師、大師個人的簡歷、照片、代表作品、公開發(fā)表的論文、論著、出版的作品集、視頻等，獲得各類榮譽(yù)證書(影印件)，職稱評審表、各級媒體對其作品的介紹和評論文章，在藝術(shù)實(shí)踐中創(chuàng)作的作品照片、承擔(dān)的科研成果等等。教授、大師向省級以上博物館或檔案館贈送的作品照片，收藏作品、藏品證書、出版作品集(中外文版)等。個人舉辦藝術(shù)展覽的作品照片、創(chuàng)作說明等。分別對其陶瓷藝術(shù)作品風(fēng)格介紹，另設(shè)“數(shù)字 XXX 紀(jì)念館”是為高校已故教授專門設(shè)立的，包括作者生平介紹、照片和文字資料、傳記、回憶錄及主要藝術(shù)活動的有關(guān)資料、陶瓷藝術(shù)作品或書畫作品照片等。
三、數(shù)字管理系統(tǒng)分析
建模系統(tǒng)在用戶角色管理功能上，分為超級管理員、系統(tǒng)用戶、普通用戶，三者的聯(lián)系用活動圖來描述活動是如何協(xié)同工作的。當(dāng)一個操作必須完成一系列事情，而又無法確定以什么樣的順序來完成這些事情時，活動圖可以更清晰地描述這些事情。1. 在檔案管理模塊中，主要是管理員的活動。2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)是一切系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，通俗地說，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)就像高樓大廈的根基一樣，如果設(shè)計(jì)的不合理、不完善，將在系統(tǒng)開發(fā)過程中，甚至到后期的系統(tǒng)維護(hù)、功能變更和功能擴(kuò)充時，引起較多問題，嚴(yán)重時甚至要重新設(shè)計(jì)，重做大量已完成工作。2.1 系統(tǒng)類設(shè)計(jì)3.概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)根據(jù)功能模塊劃分的結(jié)果，具體分析了本系統(tǒng)具有的實(shí)體，建立實(shí)體屬性類圖。3.1 定義實(shí)體類及屬性1)檔案實(shí)體類：具有檔案編號(Id)，檔案來源(SourceName)，檔案分類 (ArchiveClass)，檔案全文 (Content)，添加時間(Ad-dTime)，建立時間(PublishTime)，存放地址(Address)，電子檔案(Url)，檔案名稱(Name)等屬性。2)檔案分類實(shí)體類：具有檔案分類編號(Id)，檔案分類名稱(Name)，分類所屬父類(ParentId)，檔案分類說明(Title)，檔案排序字段(Num)屬性。3)檔案類型實(shí)體類：具有檔案類型編號(Id)，檔案類型說明(Title)，檔案類型名稱(Name)，所屬檔案分類(ArchiveClass)，排序字段(Num)屬性。4)公告實(shí)體類：具有編號(Id)，標(biāo)題(Title)，作者(Author)，所屬分類(BClass)，添加時間(AddTime)，來源(Form)，公告內(nèi)容(Con-tent)，瀏覽次數(shù)(Click)屬性，5)用戶實(shí)體類：具有編號(Id)，用戶姓名(Name)，所屬角色(Role)，用戶密碼(PWD)，用戶郵箱(Email)屬性。6)檔案來源實(shí)體類：具有檔案來源編號(Id)，檔案來源名稱(Name)，檔案分類說明(Title)，所屬檔案分類(ArchiveClass)，文件排序字段(Num)屬性。7)作品集實(shí)體類：具有編號(Id)，作品集大圖(Big_img),作品集縮略圖(Small_img),所屬檔案(File)。4.數(shù)據(jù)庫邏輯設(shè)計(jì)根據(jù)高校陶瓷藝術(shù)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的實(shí)體類轉(zhuǎn)換為關(guān)系模型如下。將每一個實(shí)體轉(zhuǎn)換成一個關(guān)系(關(guān)系就是給出關(guān)系名，屬性就是實(shí)體屬性)。用戶角色：(用戶角色編號、所屬角色、用戶名、用戶密碼、用戶郵箱)檔案：(檔案編號、檔案名稱、檔案分類、檔案建立時間、檔案全文、檔案來源=添加時間、紙質(zhì)檔案存放地址、電子檔案地址、文件大小、檔案備注)檔案分類：(檔案分類編號、檔案分類名稱、檔案分類說明、檔案排序字段、檔案所屬父類)公告：(公告編號、公告分類、公告標(biāo)題、公告作者、添加時間、公告來源、公告內(nèi)容、瀏覽次數(shù))公告分類：(公告分類編號、公告分類名、公告排序字段、公告所屬父類)文件來源：(文件來源編號、檔案來源名稱、文件所屬檔案分類、文件分類說明、文件排序字段)圖 1 管理員管理檔案的活動圖圖 2 普通用戶的活動圖圖 3 實(shí)體類之間的關(guān)系圖的業(yè)務(wù)需要和整個站點(diǎn)的風(fēng)格，實(shí)現(xiàn)界面美觀、操作簡單，背景顏色清新、淡雅的色調(diào)，色彩搭配主次分明，使用戶長時間使用過程不至于產(chǎn)生視覺疲勞，功能簡單明了，引導(dǎo)用戶順利完成下一步操作。總之，該數(shù)字管理系統(tǒng)整體架構(gòu)實(shí)用、設(shè)計(jì)方法合理、服務(wù)功能強(qiáng)大、界面操作簡單，通過檔案站面向校內(nèi)外用戶，提供了的全方位的服務(wù)，在高校陶瓷藝術(shù)檔案信息資源的開發(fā)利用中發(fā)揮的作用。
在課題研究中，我們聯(lián)系高校陶瓷藝術(shù)檔案工作實(shí)際和參考了一些成熟技術(shù)的設(shè)計(jì)方法，進(jìn)行有效地富有創(chuàng)新的探索，但是數(shù)字管理系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，由于電子檔案與信息技術(shù)的結(jié)合上存在諸多技術(shù)難題，以及信息技術(shù)更新快和建設(shè)的工作量大、周期長、投入高等特點(diǎn)，因此，是一項(xiàng)不斷完善和升級的過程，任重而道遠(yuǎn)。
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