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國土檔案管理系統(tǒng)的應用論文
市縣兩級國土資源管理部門承擔著大量的檔案管理和使用任務。本文針對目前面向對象的開發(fā)環(huán)境，使用中大型數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)倉庫，結合國土資源檔案管理的具體要求和國家規(guī)范，本著適用縣級管理部門投入少、逐步推進的原則，建成一個具有權限管理靈活、密級管理嚴密、日常檔案業(yè)務規(guī)范、類目自由設定、分類無限追加、查詢方便快捷、全電子掃描歸檔、支持快速攝像、電子文件無限附加、掛接OFFICE快速瀏覽、檔案信息多樣化導出、檔案批量錄入、記錄批量修改、自動生成統(tǒng)計報表等功能完善、操作簡便、易學易用、適應初始技術操作的電子檔案管理系統(tǒng)。
1系統(tǒng)設計
1.1結構設計
C/S結構一般建立在小型局域網或者專網中，能實現(xiàn)復雜功能，對服務器負載要求很低，同時一般運行在特定機器和網絡中，安全性措施更容易實現(xiàn)[2,3]市縣級國土資源檔案管理系統(tǒng)設計中，采用C/S結構。
1.2數(shù)據(jù)庫平臺
縣級國土資源檔案條目數(shù)一般在10萬級，如果暫時不考慮影音媒體文件以及獨立的GIS專題數(shù)據(jù)庫，對應掃描文件以及屬性信息的數(shù)據(jù)量大概在TB級。SQL server作為成熟的大型數(shù)據(jù)庫，不僅性能穩(wěn)定、效率高，而且數(shù)據(jù)處理能在PB級，完全滿足TB級的縣級國土資源檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫要求，而且造價相對便宜。
1.3軟件開發(fā)平臺
考慮到開發(fā)成本以及.NET簡單的開發(fā)模式，系統(tǒng)采用.NET_C#開發(fā)平臺。這樣，設計簡單易行的操作方式更方便，更能使操作人員在短時間內接受并掌握使用技巧。同時，考慮兼容性，服務器數(shù)據(jù)庫運行在Windows server2003上。
1.4功能設計
1)為了使國土資源檔案管理系統(tǒng)類目類別既符合《國土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范》，又有自己的管理特點，系統(tǒng)必須將類目和字段實現(xiàn)自由配置。
2)檔案管理系統(tǒng)要求細致，必須緊貼國土資源檔案管理工作流程，配備完善的檔案業(yè)務處理功能，如查檔、密級劃分等。在業(yè)務處理過程中，系統(tǒng)要滿足進行全而的日志記錄要求，對信息傳輸、用戶訪問、數(shù)據(jù)打印等進行全而記錄，方便用戶對日志進行查詢，找出日常工作中的問題。
3)系統(tǒng)需設置登錄權限，如劃分管理員、檔案員和一般操作員。各類用戶具有不同的用戶權限，可實現(xiàn)對應的功能操作，避免檔案管理分級混亂，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。
4)系統(tǒng)必須設置高級查詢、統(tǒng)計以及模糊查詢功能。根據(jù)不同的需求，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫人員信息、檔案信息的綜合查詢及統(tǒng)計功能，條件設置要靈活。
5)系統(tǒng)要支持數(shù)據(jù)庫的備份、還原，可本地備份和服務器備份，方便用戶隨時調用備份文件，進行數(shù)據(jù)庫的記錄、存儲、更新。
6)檔案的唯一性注定了檔案的嚴肅性和珍貴性。由此，系統(tǒng)要考慮誤操作問題，避免人為編輯造成的檔案缺失，減少不必要的麻煩。系統(tǒng)操作習慣必須緊貼日常人員的既有習慣，如雙擊鼠標、右鍵使用、快捷鍵等因素。
2功能實現(xiàn)
國土資源檔案管理系統(tǒng)界面最終采用符合Windows習慣的操作方式，界面美觀易用，布局合理，操作簡便，功能集成于菜單、工具，免去繁瑣的命令操作，使用鼠標即可完成所有命令操作，適用不同層次、不同類型的用戶。
1)嚴格的權限管理。系統(tǒng)通過用戶登錄信息，區(qū)分登錄權限，根據(jù)管理員、檔案員和一般操作員的權限設置，各類不同權限的用戶可實現(xiàn)對應的功能操作。避免了檔案管理分級混亂，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。系統(tǒng)采用嚴格的權限管理，保證檔案數(shù)據(jù)的涉密安全。
2)批量修改記錄和批量導入。批量修改信息是為方便管理員統(tǒng)一輸入、修改等維護而設定的。在有大量記錄需要錄入的時候，還可以通過系統(tǒng)提供默認格式，編輯系統(tǒng)自動識別Excel表一次性批量導入信息，可大大減少錄入人員的工作量。
3)密級管理。為了更好地使用權限，我們引入了密級管理�！懊芗墶辈僮餍枰芾韱T權限，密級操作分“標識為普通”、“標識為一級”、“標識為二級”、“標識為三級”，對應無密級、“秘密”、“機密”、“絕密”，管理員可以通過“密級”功能設置檔案的密級，同時對應的密級用戶只能檢索和閱讀到同等以下的檔案資料，不能越級操作。
4)檔案類別和類別字段管理。為了適當增加系統(tǒng)的可擴展性，設計了管理員的檔案類別和類別字段管理功能。這種功能在按照國家規(guī)范的分類和屬性來進行檔案管理的同時，允許用戶根據(jù)部門需要和事業(yè)發(fā)展，以合適的類目和字段來存儲新的檔案門類和屬性，增加了用戶自我升級的可能。但是，這一操作需要相當謹慎，有可能將原有入庫屬性批量清空，因此，也只有管理員被賦予了這一權限。
3關鍵技術及創(chuàng)新
該系統(tǒng)的創(chuàng)新點主要體現(xiàn)在如下幾個部分:
1)密級權限。在國土資源檔案管理系統(tǒng)中引入密級概念，配合權限管理，使檔案管理工作更加規(guī)范和安全。
2)類別和字段設置。設計了類別和字段的編輯功能，在較小操作風險的情況下，將功能擴展、內容擴充變得簡單，不再需要對數(shù)據(jù)庫進行專門升級。
3)快速掃描儀的連續(xù)采集以及即時編輯功能。為了提高檔案電子化歸檔的速度，支持使用快速掃描儀連續(xù)掃描，同時配合即時編輯功能，彌補了快速掃描儀掃描質量不穩(wěn)定的問題。
4)檔案整合輸出。為快捷實現(xiàn)整宗檔案的提取，設計了將所有檔案信息及附件按順序生成單一PDF文件的整合輸出功能。
4應用實例
國土檔案管理系統(tǒng)開發(fā)完成后，立刻裝備到柳州市融安縣國土資源局，并掛接到融安縣地籍信息管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)庫納入地籍信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理。檔案管理系統(tǒng)試運行期間，迅速得到了用戶單位的認可，日常的檔案管理諸如檔案錄入、更新、查檔等業(yè)務已經完全通過檔案管理系統(tǒng)進行，實現(xiàn)了由手動歸檔和查檔及書筆登記到電腦歸檔、查檔及登記打印的轉變。使得檔案錄入工作由原來的50min/份減少為10min/份;查檔工作也由原來的15-30 min縮短為目前的1-3 min。檔案管理模塊極大地改善了檔案室的辦公環(huán)境，提高了工作效率。目前系統(tǒng)已經錄入基本檔案資料2萬余份，運行狀況良好。
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