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地籍檔案資源管理實(shí)踐論文
一、加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，檔案移交達(dá)成共識(shí)
從上世紀(jì)開始，市檔案局各任領(lǐng)導(dǎo)都曾與市財(cái)稅局聯(lián)系，希望他們能將保存的土改時(shí)期地籍檔案移交進(jìn)檔案館，但由于各種原因一直未能成功。現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子十分重視這一工作，緊緊抓住檔案年檢和每年檔案目標(biāo)管理認(rèn)定的時(shí)機(jī)做工作，動(dòng)之以情、曉之以理，認(rèn)真宣傳地籍檔案整合的必要性和重要性。2012年，借財(cái)稅局新領(lǐng)導(dǎo)班子上任之機(jī)，市檔案局領(lǐng)導(dǎo)再次與對(duì)方聯(lián)系，從《檔案法》的規(guī)定、地籍檔案資源整合后方便百姓查閱利用等方面加強(qiáng)溝通，積極爭取土改地籍檔案落戶市檔案館，最后雙方達(dá)成共識(shí)。同時(shí)，經(jīng)過努力，法院方面也同意將保存的地籍檔案移交給檔案館。
二、規(guī)范移交手續(xù)，檔案進(jìn)館“塵埃落定”
自市財(cái)稅局同意移交檔案后，市檔案局立即著手接收前的準(zhǔn)備工作，對(duì)地籍檔案保管狀況進(jìn)行檢查摸底。在檢查中，市檔案局發(fā)現(xiàn)這批土改時(shí)期的地籍檔案管理未能達(dá)到規(guī)范化要求，需要進(jìn)行接收前的重新整理。經(jīng)與財(cái)稅局再三商定，最終確定由兩家單位共同出資出力進(jìn)行，財(cái)稅局出資采購必要的檔案用品和雇請(qǐng)整理人員，檔案局負(fù)責(zé)檔案整理的具體指導(dǎo)。經(jīng)過2個(gè)月的奮戰(zhàn)，將1385卷地籍檔案裝入專門定制的檔案卷盒，并以戶為單位將這些地籍檔案信息全部錄入電腦，共著錄檔案目錄27萬條。檔案整理完工后，雙方履行了檔案交接手續(xù)，原保存在市財(cái)政局的土改地籍檔案正式移交給市檔案館。同月19日，市法院也向市檔案館移交了有關(guān)地籍檔案。地籍檔案接收進(jìn)館后，市檔案局立即對(duì)地籍檔案進(jìn)行了搶救保護(hù)，其中的破損和霉變部分被一一修裱。
三、整合檔案資源，查閱利用方便快捷
整合地籍檔案資源的主要目的是為了方便老百姓的查閱利用。市檔案館在地籍檔案接收進(jìn)館后，立即制定了相應(yīng)的查閱制度，并在《溫嶺日?qǐng)?bào)》和檔案網(wǎng)站上進(jìn)行了大幅度的宣傳報(bào)道；同時(shí)為提高查檔效率并減少提供利用時(shí)對(duì)檔案原件造成的損傷，市檔案館對(duì)原先館藏中的6000多張地籍圖紙進(jìn)行了掃描加工，以數(shù)字形式對(duì)外提供利用；在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中建立民國地籍檔案與土改地籍檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并利用電腦進(jìn)行科學(xué)管理。
對(duì)民國時(shí)期與土改時(shí)期的地籍檔案資源進(jìn)行整合，在使檔案資源完整性得到保證的同時(shí)，大大方便了老百姓的查閱利用。自此，人們只需到市檔案館就可以查閱所需的地籍資料。采用現(xiàn)代化手段對(duì)地籍檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索后，只需幾分鐘就能查到所需檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2012年7月2日地籍檔案進(jìn)館至8月31日，市檔案館共接待100多人次的查閱利用，檔案的查準(zhǔn)率和查全率明顯提高，受到查檔用戶的一致好評(píng)。
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