檔案管理信息化發(fā)展對(duì)策和趨勢(shì)論文

　　摘要：檔案管理信息化是未來檔案管理發(fā)展的必然選擇，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐步完善，檔案管理信息化也越來越受到重視。本文通過分析影響檔案管理信息化發(fā)展的因素，提出了檔案管理信息化發(fā)展的對(duì)策和未來的發(fā)展趨勢(shì)。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；對(duì)策；趨勢(shì)

　　隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位變得越來越重要，因?yàn)闄n案管理可以針對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理和相應(yīng)的控制。雖然如此，檔案管理工作依然存在很多的不足和漏洞，還不能夠完全滿足信息管理的需求。所以，檔案管理工作必須得到重視，而在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，檔案管理必然會(huì)朝著信息化方向發(fā)展。

　　一、檔案管理信息化概述

　�。ㄒ唬�檔案管理信息化的概念

　　如今，很多人都明白檔案信息資源的用途，因?yàn)闄n案涉及到各個(gè)行業(yè)，例如學(xué)生有學(xué)籍檔案、企業(yè)員工有員工檔案、建筑工程公司存有項(xiàng)目相關(guān)檔案等等，而實(shí)質(zhì)上檔案記錄的往往是一個(gè)人或一件事的歷史信息，所以檔案也應(yīng)該具備重現(xiàn)歷史的作用。檔案管理最重要的意義就是要對(duì)歷史進(jìn)行記錄和保存，而檔案管理的信息化則是利用信息化手段對(duì)檔案信息進(jìn)行更好的管理。檔案管理的信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的必經(jīng)之路，是利用現(xiàn)代化手段達(dá)到更好地完善檔案管理工作的必然要求，同時(shí)也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為檔案事業(yè)帶來的新希望。檔案管理信息化不僅能夠在很大程度上保證檔案管理工作的質(zhì)量，而且還能夠提高檔案管理工作的效率。

　　（二）影響檔案信息化發(fā)展的因素

　　1.檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)條件不完善在檔案管理的基礎(chǔ)硬件和配套軟件這兩個(gè)主要支撐體系中都存在一定的不足。硬件方面存在的問題主要是缺少與檔案管理相關(guān)工作有關(guān)的工具，例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、大型移動(dòng)硬盤、云服務(wù)器等一系列檔案管理必要的基礎(chǔ)器材，因?yàn)檫@些工具的投入需要一筆不小的預(yù)算，并且隨著日常的使用還會(huì)產(chǎn)生很多的維護(hù)費(fèi)用，而檔案管理部門一般資金都比較短缺，因此就直接導(dǎo)致了基礎(chǔ)硬件設(shè)施供給不足這一現(xiàn)象。軟件方面存在的問題主要是在檔案管理的工作中往往一個(gè)部門一個(gè)方法，缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，例如，將紙質(zhì)版檔案歸納整理為電子版檔案需要依照哪些規(guī)范作為指導(dǎo)以及采取什么樣的格式進(jìn)行存儲(chǔ)等，這些問題都為檔案管理信息化發(fā)展增加了一定的難度[2]。2.檔案信息的安全性得不到保障檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息資源之后必然會(huì)被共享出來，因?yàn)楣蚕硇允切畔①Y源的特性之一，而檔案信息資源的共享同時(shí)也是檔案管理信息化發(fā)展的一個(gè)目標(biāo)，但是檔案信息資源的特殊性要求其共享需要一定的限制條件，需要在一個(gè)特定的范圍內(nèi)進(jìn)行共享，而檔案自身還需要具備一定程度的保密性。但在實(shí)際的檔案管理信息化發(fā)展中，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，導(dǎo)致檔案信息資源共享程度越來越大，很多需要保密的檔案信息被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)也越來越高，加之一些網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑戶的肆意入侵和攻擊，也為檔案信息的安全性帶來很大的隱患。一旦檔案信息的安全性得不到保障，那么檔案管理的信息化發(fā)展必然會(huì)受到影響。3.檔案管理人員能力偏低在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，作為一名合格的檔案管理人員，除了掌握基本的檔案管理相關(guān)理論和技術(shù)之外，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行一定的學(xué)習(xí)和了解，能夠熟練地使用相關(guān)的軟件和工具對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和管理。當(dāng)前，我國的檔案管理工作者普遍存在工作能力較低的現(xiàn)狀，一方面我國檔案部門的資金有限，另一方面在選用人才的時(shí)候缺乏一定的選拔制度，加之對(duì)在職人員的技能培訓(xùn)十分缺乏，這些原因都在一定程度上影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

　　二、檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策

　�。ㄒ唬┲�重加強(qiáng)檔案管理信息化的支持力度

　　一方面，加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件的投入，檔案管理部門需要從根本上認(rèn)識(shí)到硬件設(shè)施對(duì)于檔案管理信息化發(fā)展的重要，加大資金投入，改善檔案管理的硬件條件，原則上在滿足實(shí)際工作需要的基礎(chǔ)上盡量降低不必要的預(yù)算，并成立基礎(chǔ)設(shè)施日常維護(hù)的相關(guān)部門，確保所有基礎(chǔ)硬件設(shè)施都能夠正常地進(jìn)行工作，保證檔案管理信息化的工作效率，對(duì)于打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和掃描儀等常用基礎(chǔ)設(shè)施需要加大力度進(jìn)行充分的配備。另一方面，在保證基礎(chǔ)硬件設(shè)施投入的同時(shí)，有關(guān)部門還需要對(duì)檔案信息化轉(zhuǎn)變的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。一份檔案信息從無到有需要很多部門不同的工作人員共同努力才能完成，這就要求檔案管理部門需要保證檔案信息資源的真實(shí)性、可靠性和完善性。因此，一套規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案整理流程是十分必要的，這樣的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化可以確保不同地域、不同機(jī)構(gòu)的不同檔案管理者可以將檔案信息整理成相同格式、相同大小和相同類型的電子文檔，以便于對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。

　�。ǘ�）保障檔案信息資源的安全性

　　檔案管理部門需要對(duì)電子檔案信息的安全性加大保障力度，例如通過在本地計(jì)算機(jī)加裝殺毒軟件和防火墻等方式對(duì)不安全的隱患進(jìn)行及時(shí)排查，確保檔案信息資源的安全性和整個(gè)檔案部門管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。此外，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)信息共享范圍加以限制，保證檔案信息的保密性；利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工處理，從根本上解決檔案信息化的安全性問題[3]。

　�。ㄈ�）提高檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理信息化程度必然會(huì)越來越高，但唯一不變的是其始終需要人工進(jìn)行操作和維護(hù)。因此，檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)必須得到加強(qiáng)，在選拔人才的過程中，應(yīng)該挑選檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)的高層次人才，并對(duì)已經(jīng)入職人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，最終達(dá)到人人都能掌握現(xiàn)代化檔案管理軟件和設(shè)備的目的。同時(shí)，在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員的創(chuàng)新性提出一定的要求，檔案管理信息化發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新思維和高新技術(shù)作為支持。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案管理信息化發(fā)展的重中之重。

　　三、檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)

　�。ㄒ唬�檔案管理信息化的發(fā)展會(huì)使傳統(tǒng)的檔案工作的一些流程發(fā)生變化

　　傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是針對(duì)紙質(zhì)版的檔案，而檔案信息化則會(huì)顛覆以往的單純的紙質(zhì)版檔案管理模式，檔案管理會(huì)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化的管理。這種管理模式不僅可以提高人們對(duì)于檔案查找的效率，還可以更好地對(duì)檔案信息加以保存，最終檔案管理通過信息化轉(zhuǎn)變達(dá)到適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的目的[4]。

　　（二）檔案管理信息化的發(fā)展會(huì)加快檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系的建立

　　檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系在檔案管理工作中是十分重要的，因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，其涉及范圍廣泛，影響的方面較多，且整理和加工的難度較大。因此，檔案管理工作在各個(gè)方面都需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加以控制，檔案管理的信息化發(fā)展必然不能離開這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因此，一套標(biāo)準(zhǔn)完善的規(guī)范化體系的建設(shè)是檔案管理信息化發(fā)展的必然要求。

　　（三）檔案管理信息化發(fā)展會(huì)逐步向?qū)�業(yè)化、平臺(tái)化進(jìn)行轉(zhuǎn)變

　　檔案信息化的作用越來越被大眾所認(rèn)可。因此，未來數(shù)字檔案館會(huì)越來越多，檔案信息資源除了記錄歷史以外還會(huì)逐步通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析，為相關(guān)領(lǐng)域的企業(yè)或政府機(jī)關(guān)提供智力支持，檔案信息化使得原本零散無關(guān)的檔案資料變得更易于整理和分析，未來檔案管理的信息化發(fā)展會(huì)挖掘出檔案管理更多的價(jià)值，除了傳統(tǒng)的單純的記錄功能之外，還會(huì)使檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。因而，數(shù)字檔案館會(huì)改變大眾對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，數(shù)字檔案館在為政府和企業(yè)服務(wù)的同時(shí)也可以為普通民眾提供免費(fèi)的公共服務(wù)[5]。通過以上研究不難看出，檔案管理信息化發(fā)展是未來必然的趨勢(shì)，并且檔案管理信息化對(duì)社會(huì)的發(fā)展也具有很大的貢獻(xiàn)。因此，在保證檔案信息資源安全性的基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)。本文通過研究分析影響檔案管理信息化發(fā)展的因素，提出了相應(yīng)的對(duì)策，并對(duì)檔案管理信息化未來的發(fā)展做出了展望，只有在保證了基礎(chǔ)設(shè)施和人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，推陳出新才能使檔案管理工作的信息化發(fā)展順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步。

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　　[5]王華玉.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].北京交通大學(xué),2009.

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